Inloopspreekuur organiseren: checklist en planning

Een inloopspreekuur vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een paar stoelen. Je regelt vooraf de publicatie, aanmeldingen, gespreksbehoeften, privacy en de personeelsbezetting. Op de dag zelf moeten ontvangst, wachtrij, afgeschermde gesprekken, informatiepunten en formulieren tegelijk werken. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak pas op het laatste moment opvallen, zoals bewegwijzering, geteste techniek en voldoende pennen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Locatie reserveren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gespreksbehoeften inventariseren
2 personen
Gespreksruimtes indelen
2 personen
Medewerkers inroosteren
2 personen
Privacyrichtlijnen delen
Informatie en formulieren verzamelen
2 personen
Veelgestelde vragen printen
Bewegwijzering printen
Aanmeldlijst klaarzetten
Formulieren en pennen klaarleggen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Gespreksplekken afschermen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatiepunten inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Briefing ontvangstteam
Briefing gespreksteam

Event

Aanwezigheid registratie controleren
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Bezoekers aanmelden
2 personen
Wachtrij en doorloop begeleiden
Hulpvraag kort verduidelijken
2 personen
Bezoekers naar gesprek begeleiden
Individuele gesprekken voeren
6 personen
Formulieren samen invullen
3 personen
Doorverwijzingen noteren
3 personen
Koffie en thee serveren
Dranken bijvullen
Gespreksruimtes tussentijds opruimen
Papieren vertrouwelijk verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers registreren
2 personen
Gesprekken afronden
6 personen

Nazorg

Formulieren veilig opbergen
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Openstaande vragen doorzetten
2 personen
Aanmeldgegevens veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Wachtrijpaaltjesaantal 4
Paravannenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Theelepelsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Printersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 4
Papierversnipperaar

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Klembordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Kantoor

Notitieblokkenaantal 20
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Plakbandhoudersaantal 4
Papierbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3
Desinfectiepompjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer datum, tijden en locatie zodra die vaststaan en stuur uitnodigingen op tijd. Vermeld ook hoe bezoekers zich aanmelden, zodat je dieetwensen en gespreksbehoeften vooraf kunt verzamelen.
Maak de indeling op basis van het aantal verwachte gesprekken. Plan afgeschermde gespreksplekken met paravannen en zet wachtrijpaaltjes bij de ontvangstbalie als bezoekers niet direct aan de beurt zijn.
Leg formulieren, klemborden, notitieblokken en balpennen per ontvangstplek klaar. Leg extra pennen en geprinte veelgestelde vragen apart; juist die voorraad wordt tijdens een inloopspreekuur snel vergeten.
Test laptops, printers en telefoons vóór opening en controleer verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels. Laat ook een USB-stick en een papierversnipperaar beschikbaar als documenten veilig verwerkt of verwijderd moeten worden.
Open de locatie ruim vóór de eerste bezoeker en loop de route zelf na: ingang, aanmeldbalie, wachtruimte, informatiepunten en gespreksruimtes. Hang bewegwijzering op ooghoogte en controleer of privacyrichtlijnen zichtbaar zijn zonder vertrouwelijke informatie te tonen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel medewerkers heb ik nodig voor een inloopspreekuur?: Plan minimaal één medewerker voor ontvangst en aanmeldingen, plus één medewerker per gelijktijdige gespreksruimte. Voeg bij een verwachte wachtrij één persoon toe voor het begeleiden van bezoekers en het beantwoorden van praktische vragen.
Hoe lang van tevoren moet ik een inloopspreekuur organiseren?: Begin minstens 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en personeelsplanning. Reserveer de laatste week voor aanmeldingen, gespreksindeling, formulieren, privacy-instructies en een volledige techniekcontrole.
Hoe richt ik de gespreksruimtes van een inloopspreekuur in?: Zet per gesprek een tafel en twee stoelen klaar en scherm de plek af met een paravan. Houd tussen ontvangst, wachtruimte en gesprekken een duidelijke looproute vrij en voorkom dat wachtende bezoekers vertrouwelijke gesprekken kunnen volgen.
Wat moet ik klaarleggen bij de ontvangstbalie?: Leg de aanmeldlijst, formulieren, klemborden, notitieblokken en minimaal twee balpennen per verwachte gelijktijdige bezoeker klaar. Zet daarnaast bewegwijzering, veelgestelde vragen en een aparte plek voor ingevulde documenten neer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.