Checklist pour organiser une permanence sans rendez-vous

Une permanence sans rendez-vous doit permettre aux visiteurs d’être accueillis, informés et orientés sans attendre inutilement. Cette checklist couvre la préparation des inscriptions, des formulaires, des espaces de discussion et de l’accueil, jusqu’à l’ouverture du lieu. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les échanges confidentiels et la répartition des employés. En suivant les étapes dans l’ordre, vous évitez les files désorganisées, les documents manquants et les problèmes techniques le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Réserver le lieu
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins d’échange
2 personnes
Aménager les espaces de discussion
2 personnes
Planifier les employés
2 personnes
Partager les consignes de confidentialité
Rassembler les informations et les formulaires
2 personnes
Imprimer la FAQ
Imprimer la signalisation
Préparer la liste d’inscription
Préparer les formulaires et les stylos
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Délimiter les espaces de discussion
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les points d’information
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
Briefer l’équipe d’animation des entretiens

Événement

Vérifier l'enregistrement des présences
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Encadrer la file d’attente et le flux
Clarifier brièvement la demande d’aide
2 personnes
Accompagner les visiteurs jusqu’à l’entretien
Mener des entretiens individuels
6 personnes
Remplir les formulaires ensemble
3 personnes
Noter les orientations
3 personnes
Servir le café et le thé
Réapprovisionner les boissons
Ranger les espaces de discussion entre les sessions
Collecter les documents confidentiels
2 personnes
Enregistrer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les entretiens
6 personnes

Suivi

Ranger les formulaires en sécurité
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
Retourner les matériels de location
2 personnes
Transmettre les questions en suspens
2 personnes
Archiver les inscriptions en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Potelets de file d’attenteqté 4
Paraventsqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 40
Verresqté 40
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphones portablesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Clés USBqté 4
Destructeur de documents

Éclairage

Lampes de bureauqté 4

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Presse-papiersqté 12
Nappesqté 8

Bureau

Blocs-notesqté 20
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Agrafeusesqté 4
Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
Corbeilles à papierqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Sets de balaiqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Pompes de désinfectionqté 4

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et les horaires suffisamment tôt, puis envoyez les invitations avec les informations pratiques. Pour une permanence ouverte, indiquez clairement les créneaux d’arrivée et les modalités d’inscription.
Traitez les inscriptions avant l’ouverture et recensez séparément les besoins alimentaires et les demandes d’échange. Cela permet de prévoir les bons formulaires et d’orienter rapidement les personnes dès leur arrivée.
Organisez l’accueil en trois zones visibles : inscription, information et discussion. Des potelets de file, des panneaux et des paravents évitent que les visiteurs se mélangent ou entendent une conversation confidentielle.
Testez la technique au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateurs, imprimantes, rallonges, multiprises et câbles de recharge. Imprimez aussi la FAQ, la signalétique et les formulaires avant le montage du lieu.
Refroidissez les boissons et rassemblez le matériel avant d’ouvrir. Prévoyez un thermos ou une machine à café pour chaque point de service utilisé en parallèle, afin d’éviter une file supplémentaire à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une permanence sans rendez-vous ?: Commencez la préparation au moins 2 semaines à l’avance pour réserver le lieu, publier les horaires et envoyer les invitations. Gardez les dernières 24 heures pour les impressions, le test technique et la vérification des inscriptions.
Comment organiser l’accueil d’une permanence sans rendez-vous ?: Prévoyez une table d’inscription, un point d’information et un espace séparé pour les échanges. Installez la signalétique avant l’arrivée du public et gardez au moins une personne disponible en permanence à l’accueil.
Quand imprimer les formulaires et la FAQ ?: Imprimez-les au plus tard la veille, après avoir vérifié les informations et le nombre d’inscrits. Préparez quelques exemplaires supplémentaires, ainsi que des stylos et des presse-papiers pour chaque table utilisée.
Comment garantir la confidentialité pendant une permanence sans rendez-vous ?: Délimitez les espaces de discussion avec des paravents et partagez les consignes de confidentialité avec les employés avant l’ouverture. Évitez de placer les formulaires remplis ou les listes d’inscription à la vue des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.