Was du für eine offene Sprechstunde brauchst

Bei einer offenen Sprechstunde brauchst du mehr als Tische und Stühle: Besucher melden sich an, warten, führen vertrauliche Gespräche und erhalten Informationen. Plane Getränke, Formulare und Schreibmaterial so, dass mehrere Gespräche gleichzeitig möglich sind. Für Technik und Stromversorgung solltest du Ersatzlösungen einplanen, weil Drucker, Laptops und Ladekabel oft erst vor Ort fehlen. Die vollständige Einkaufsliste findest du direkt unter diesem Text.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
AbsperrpfostenAnz. 4
ParaventsAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
GläserAnz. 40
TeelöffelAnz. 40

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
DruckerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 6
LadekabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 4
Aktenvernichter

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 4

Dekoration

InfotafelnAnz. 8
KlemmbretterAnz. 12
TischdeckenAnz. 8

Büro

NotizblöckeAnz. 20
KugelschreiberAnz. 40
MarkerAnz. 12
TackerAnz. 4
KlebebandhalterAnz. 4
PapierkörbeAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzeimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
BesensetsAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 3
DesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Teebeutel - 4 Kartons
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Kaffeemilch - 2 Packungen
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Zitronen - 6 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Liter
- Orangensaft - 4 Liter
- Cola - 3 Liter
- Cola Zero - 3 Liter
- Kräutertee - 2 Kartons
- Kekse - 6 Packungen
- Vollkorncracker - 4 Packungen
- Hummus - 4 Schalen
- Junger Käse - 1 Kilo
- Gurken - 4 Stück
- Cherrytomaten - 1 kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Trauben - 2 Kilo
- Papierservietten - 4 Packungen
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 3 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Pappbecher - 50 Stück
- Papier-Teller - 50 Stück
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle

Tipps

Rechne pro erwarteter Person mit einem Klemmbrett, einem Kugelschreiber und mindestens zwei Formularsätzen. Lege zusätzlich 10 Prozent Reserve bereit, damit Nachzügler und falsch ausgefüllte Formulare abgedeckt sind.
Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und kühle Wasser sowie weitere Getränke rechtzeitig vor Beginn. Für Kaffee und Tee brauchst du außerdem genügend Tassen oder wiederverwendbare Becher, Gläser und Teelöffel.
Wenn mehrere Gesprächsräume gleichzeitig genutzt werden, stelle pro Raum einen Notizblock, mehrere Kugelschreiber und eine Tischlampe bereit. Paravents oder Absperrpfosten helfen, Warte- und Gesprächsbereiche sichtbar voneinander zu trennen.
Teste Drucker, Laptops und Mobiltelefone spätestens am Vortag. Lege pro benötigtem Gerät ein passendes Ladekabel bereit und plane mindestens ein Verlängerungskabel je Technikbereich ein.
Drucke Beschilderung, Anmeldeliste und häufige Fragen spätestens am Vortag aus. Stelle Papierkörbe, Klebebandhalter, Marker und einen Aktenvernichter bereit, damit vertrauliche Unterlagen nicht offen liegen bleiben.

Häufige Fragen

Wie viele Stifte brauche ich für eine offene Sprechstunde?: Plane einen Kugelschreiber pro erwartetem Besucher plus 10 Prozent Reserve ein. Für Empfang und Informationsstände solltest du zusätzlich jeweils zwei Marker bereitlegen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine offene Sprechstunde?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person. Bei einer dreistündigen Sprechstunde mit 30 Personen sind damit mindestens 180 bis 270 Getränkeportionen sinnvoll, wenn alle über den gesamten Zeitraum versorgt werden sollen.
Wann sollte ich Formulare und Beschilderung drucken?: Drucke die Unterlagen spätestens am Vortag und kontrolliere die Anzahl am Veranstaltungstag noch einmal. Rechne bei Formularen mit 10 Prozent Reserve und lege die Anmeldeliste mindestens 30 Minuten vor Öffnung bereit.
Wie viele Tische und Stühle brauche ich für Gesprächsräume?: Plane pro gleichzeitig besetztem Gesprächsraum mindestens einen Tisch und die benötigten Sitzplätze für Gespräch und Beratung ein. Für Empfang und Informationen kommen jeweils eigene Tische hinzu; stelle alles spätestens 30 Minuten vor Beginn auf.

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