Que faut-il prévoir pour une permanence sans rendez-vous ?
Une permanence sans rendez-vous repose sur un accueil fluide, des informations faciles à trouver et du matériel disponible dès l’ouverture. Prévoyez de quoi inscrire les visiteurs, recueillir leurs besoins et organiser les échanges dans plusieurs espaces. La liste comprend aussi le nécessaire pour le café, la signalétique, les formulaires et la confidentialité des documents. Les quantités dépendent du nombre de visiteurs attendus et de la durée de la permanence, mais certains éléments sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 36
- Potelets de file d’attenteqté 4
- Paraventsqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Mugs réutilisablesqté 40
- Verresqté 40
- Cuillères à caféqté 40
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 6
- Imprimantesqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Téléphones portablesqté 6
- Câbles de rechargeqté 8
- Clés USBqté 4
- Destructeur de documents
Éclairage
- Lampes de bureauqté 4
Décoration
- Panneaux d'informationqté 8
- Presse-papiersqté 12
- Nappesqté 8
Bureau
- Blocs-notesqté 20
- Stylos à billeqté 40
- Marqueursqté 12
- Agrafeusesqté 4
- Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
- Corbeilles à papierqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Pompes de désinfectionqté 4
Catering
- Courses
- Café - 4 paquets
- Sachets de thé - 4 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Lait pour café - 2 paquets
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Citrons - 6 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Cola - 3 liter
- Cola Zero - 3 liter
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Biscuits - 6 paquets
- Crackers complets - 4 paquets
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage jeune - 1 kilo
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 1 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 2 kilos
- Serviettes en papier - 4 paquets
- Filtres à café - 2 paquets
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Gobelets en papier - 50 pièces
- Assiettes en papier - 50 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
Conseils
- Prévoyez au moins un stylo par personne chargée de l’accueil, plus 20 % de réserve, afin de ne pas interrompre les inscriptions. Gardez aussi plusieurs presse-papiers disponibles pour les formulaires.
- Pour le café, comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons et remplissez les thermos avant l’ouverture.
- Préparez la signalétique au moins 24 heures à l’avance et imprimez quelques exemplaires de la FAQ, des consignes et des formulaires en plus du nombre prévu. Une réserve de 10 % évite de manquer de documents pendant les échanges.
- Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone équipée, puis testez les ordinateurs, imprimantes, téléphones et câbles de recharge la veille. Cela permet de régler les problèmes techniques avant l’arrivée du public.
- Pour préserver la confidentialité, rassemblez les documents dans un emplacement réservé et gardez un destructeur de documents accessible. Ajoutez des blocs-notes et des corbeilles à papier dans chaque espace de discussion.
Questions fréquentes
- Que faut-il acheter pour une permanence sans rendez-vous ?
- Prévoyez des boissons, du café, des mugs ou verres, des cuillères, des fournitures d’inscription et de prise de notes, ainsi que la signalétique imprimée. Ajoutez le matériel technique nécessaire et les équipements qui séparent les espaces de discussion.
- Combien de stylos faut-il prévoir pour une permanence ?
- Comptez un stylo par poste d’accueil ou de formulaire, puis ajoutez une réserve d’environ 20 %. Pour 5 postes, prévoyez donc au moins 6 stylos en fonctionnement et quelques stylos supplémentaires.
- Quand faut-il préparer le matériel d’une permanence sans rendez-vous ?
- Rassemblez les fournitures et imprimez les documents au moins 24 heures avant. Testez la technique la veille et installez les tables, les chaises, la signalétique et le comptoir d’accueil avant l’arrivée du public.
- Combien de café et de boissons prévoir par visiteur ?
- Pour la première heure, comptez deux à trois boissons par personne, puis environ une par heure supplémentaire. Ajustez la quantité selon la durée prévue et prévoyez une marge d’environ 10 % pour les arrivées imprévues.
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