Boodschappenlijst voor een inloopspreekuur

Voor een inloopspreekuur heb je meer nodig dan tafels en stoelen. Bezoekers moeten zich kunnen aanmelden, wachten, informatie vinden en rustig één-op-één praten. Denk daarom aan koffie- en waterpunten, formulieren, pennen, bewegwijzering en afscherming met paravannen. Controleer daarnaast vooraf laptops, printers, verlengsnoeren en oplaadkabels, zodat een technisch probleem niet midden in een gesprek ontstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Wachtrijpaaltjesaantal 4
Paravannenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Theelepelsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Printersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 4
Papierversnipperaar

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Klembordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Kantoor

Notitieblokkenaantal 20
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Plakbandhoudersaantal 4
Papierbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3
Desinfectiepompjesaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Theezakjes - 4 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Koffiemelk - 2 pakken
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Citroenen - 6 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Mineraalwater plat - 8 flessen
- Mineraalwater bruisend - 6 flessen
- Appelsap - 4 liter
- Sinaasappelsap - 4 liter
- Cola - 3 liter
- Cola Zero - 3 liter
- Kruidenthee - 2 dozen
- Biscuitjes - 6 pakken
- Volkoren crackers - 4 pakken
- Hummus - 4 bakjes
- Jonge kaas - 1 kilo
- Komkommers - 4 stuks
- Cherrytomaten - 1 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 2 kilo
- Papieren servetten - 4 pakken
- Koffiefilters - 2 pakken
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 3 flessen
- Desinfectiedoekjes - 4 pakken
- Afvalzakken - 2 rollen
- Papieren bekers - 50 stuks
- Papieren bordjes - 50 stuks
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol

Tips

Zet per ontvangst- of informatiepunt minimaal één klembord, notitieblok en twee balpennen klaar. Leg extra exemplaren apart; pennen verdwijnen tijdens een inloopmoment sneller dan verwacht.
Maak voor elke gespreksplek een eigen set formulieren en schrijfmaterialen. Zo hoef je niet tijdens het spreekuur met papier en nietmachines tussen de tafels door te lopen.
Reken bij een spreekuur van drie uur op minstens één koffiezetapparaat of waterkoker per 20 tot 25 bezoekers per uur. Gebruik thermoskannen om het ontvangstpunt vrij te houden.
Neem per laptop of printer een verlengsnoer en een stekkerdoos mee en leg minstens één passende oplaadkabel per gebruikt apparaat klaar. Test de volledige opstelling vóór opening, niet alleen de apparaten afzonderlijk.
Plaats informatieborden bij de ingang en de wachtrij en gebruik paravannen rond gespreksplekken. Hang de bewegwijzering uiterlijk 30 minuten vóór de eerste bezoekers op, zodat de ontvangstbalie niet steeds de route hoeft uit te leggen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een inloopspreekuur?: Zorg minimaal voor ontvangsttafels, stoelen, formulieren, klemborden, balpennen, informatieborden en paravannen. Voeg koffie- of waterbenodigdheden en geteste techniek toe als bezoekers langer dan ongeveer 30 minuten wachten.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een inloopspreekuur?: Plan één stoel per gelijktijdige gespreksplek en voeg voor de wachtruimte ongeveer 25 tot 50 procent extra zitplaatsen toe. Bij tien verwachte wachtende bezoekers betekent dat dus 10 tot 15 wachtstoelen, naast de stoelen voor gesprekken.
Hoeveel koffie en mokken heb ik nodig voor een inloopspreekuur?: Reken op ongeveer twee drankjes per persoon voor het eerste uur en één drankje per persoon per volgend uur. Voor 30 bezoekers tijdens een spreekuur van drie uur zijn dat circa 120 drankjes; neem minstens 10 procent extra mokken mee.
Wanneer moet ik de materialen voor een inloopspreekuur regelen?: Bestel of verzamel kantoorartikelen en privacy- of bewegwijzeringsmateriaal uiterlijk één week vooraf. Test laptops, printers en kabels uiterlijk de werkdag ervoor en zet formulieren, pennen en ontvangstmaterialen op de ochtend zelf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.