Neujahrsschwimmen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Neujahrsschwimmen am Strand braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Treffen: Kälte, Wasser, Wetter und viele Helfer müssen zusammenpassen. Lege zuerst Termin, Uhrzeiten und Veranstaltungsort fest und kläre Genehmigungen sowie Sicherheitsvorgaben. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerinformationen, Helfereinteilung und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle vor Ort und hilft dir, typische Versäumnisse rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Strandlocation bestätigen
2 Personen
Genehmigungsanforderungen prüfen
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Wetterszenario festlegen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing vorbereiten
Reservierungen vornehmen
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Endgültigen Ablaufplan drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
Snacks portionieren
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Route zum Veranstaltungsort überprüfen
Location inspizieren
3 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Umkleideraum einrichten
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Sicherheitsmaterialien anbringen
3 Personen
Durchsagematerial testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Anmeldungen öffnen
3 Personen
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Umkleide begleiten
4 Personen
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
Teilnehmende zum Wasser begleiten
6 Personen
Neujahrsschwimmen begleiten
8 Personen
Teilnehmer aus dem Wasser begleiten
8 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Teilnehmer informieren
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Abfall sofort einsammeln
3 Personen
Umkleideraum aufräumen
3 Personen
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Catering abbauen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Sicherheitsmaterialien entfernen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
Strand reinigen
6 Personen
Materialien verladen
4 Personen
Endinspektion der Location durchführen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Kühlboxen leeren und trocknen
2 Personen
Rückgabematerialien bündeln
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Nachrichten von Teilnehmenden beantworten
Fotos sicher speichern
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
KleiderständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LadegeräteAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
MegafoneAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
Handkamera

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
BatterielampenAnz. 10

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsringeAnz. 4
WurfleinenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 15
TaschenlampenAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 16
WarnschilderAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 20
FeuerlöscherAnz. 2

Dekoration

NeujahrsflaggenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 10
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
LebensmittelboxenAnz. 12
KühlmattenAnz. 12

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandfegerAnz. 6

Registrierung

RegistrierungstischeAnz. 2
RegistriermappenAnz. 4
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12
ArmbänderAnz. 250
StartnummernAnz. 250
Kassenschale

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege spätestens vier bis sechs Wochen vorher Datum, Badezeit und Ausweichszenario fest. Prüfe außerdem, ob für Strand, Aufbau, Beschallung oder den Zugang zum Wasser eine Genehmigung nötig ist.
Plane die Sicherheit nicht erst am Veranstaltungstag: Erstelle einen schriftlichen Notfallplan, bestimme Verantwortliche und halte Erste-Hilfe-Koffer, Rettungsringe, Wurfleinen und Sicherheitswesten am Wasser bereit.
Schließe die Anmeldung spätestens eine Woche vorher und verschicke danach Teilnehmerinformationen mit Treffpunkt, Zeitplan, Kleidungsempfehlung und Verhalten bei schlechtem Wetter. Erfasse Ernährungswünsche gesammelt, damit die Verpflegung nicht kurzfristig angepasst werden muss.
Teile Freiwillige vorab festen Aufgaben zu und plane ein Briefing von mindestens 30 Minuten ein. Für Kommunikation und Durchsagen sind Funkgeräte, Megafone und Funkmikrofone hilfreicher als Zurufe über den Strand.
Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Zufahrt und Location. Bereite Heißgetränke, portionierte Snacks und gefüllte Kühlboxen vor; für Aufbau und Abbau solltest du außerdem Beleuchtung, Verlängerungskabel und trockene Wechselmöglichkeiten einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Neujahrsschwimmen organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Strandlocation, Genehmigungen und Sicherheitskonzept. Die Anmeldung sollte spätestens eine Woche vor dem Schwimmen geschlossen werden.
Was braucht man für die Sicherheit beim Neujahrsschwimmen?: Du brauchst mindestens einen Erste-Hilfe-Koffer sowie Rettungsringe, Wurfleinen, Sicherheitswesten und rutschfeste Matten. Lege außerdem vorab fest, wer im Notfall entscheidet und wie schnell der Badebereich geräumt wird.
Was zieht man beim Neujahrsschwimmen an?: Für die Zeit vor und nach dem Baden solltest du warme, trockene Kleidung und ein großes Handtuch einplanen. Organisiere Umkleidemöglichkeiten und Kleiderständer so, dass Teilnehmer ihre Sachen während des Schwimmens sicher ablegen können.
Wann sollte man die Wettervorhersage für das Neujahrsschwimmen prüfen?: Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und erneut am Veranstaltungsmorgen. Definiere vorher klare Abbruch- oder Verschiebekriterien, damit die Entscheidung nicht erst bei schlechtem Wetter vor Ort getroffen wird.

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