Checklist voor een goed georganiseerde nieuwjaarsduik

Een nieuwjaarsduik vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum en een strand afspreken. Je regelt vooraf de locatie, vergunningseisen, veiligheid en vrijwilligers, en zorgt dat deelnemers weten waar ze moeten zijn en wat ze meenemen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke briefing, een gecontroleerde zwemzone en een snelle overgang naar warme dranken en droge kleding. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Strandlocatie bevestigen
2 personen
Vergunningseisen controleren
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Weerscenario vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voorbereiden
Reserveringen maken
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitief draaiboek printen
Boodschappen doen
3 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Route naar locatie controleren
Locatie inspecteren
3 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Aankleedruimte inrichten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Veiligheidsmaterialen plaatsen
3 personen
Omroepmateriaal testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Inschrijvingen openen
3 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Kleedruimte begeleiden
4 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Deelnemers naar water begeleiden
6 personen
Nieuwjaarsduik begeleiden
8 personen
Deelnemers uit water begeleiden
8 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Afval direct verzamelen
3 personen
Kleedruimte opruimen
3 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Veiligheidsmaterialen verwijderen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
Strand schoonmaken
6 personen
Materialen laden
4 personen
Locatie eindinspectie uitvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en drogen
2 personen
Retourmaterialen bundelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemersberichten beantwoorden
Foto’s veilig opslaan
Facturen en bonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Kleedkamerschermenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Geluidssysteem
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Handcamera

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 15
Zaklampenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 16
Waarschuwingsbordenaantal 8
Antislipmattenaantal 12
Reddingsdekensaantal 20
Brandblussersaantal 2

Decoratie

Nieuwjaarsvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 180
Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Voedselbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 12

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handvegersaantal 6

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Registratiemappenaantal 4
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Polsbandjesaantal 250
Startnummersaantal 250
Kassalade

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het weerscenario uiterlijk enkele dagen vooraf vast. Bepaal wanneer je doorgaat, uitstelt of afgelast en wie deelnemers en vrijwilligers daarover informeert.
Controleer de strandlocatie niet alleen op papier: inspecteer de plek vooraf en controleer de route, ondergrond, verlichting en ruimte voor kleedkamerschermen, kledingrekken en afzethekken.
Plan de vrijwilligers in duidelijke rollen en geef vóór de start een briefing. Zorg dat mensen voor veiligheid, ontvangst, routebegeleiding, warme dranken en communicatie herkenbaar zijn.
Bereid warme dranken en hapjes pas zo laat mogelijk voor, maar houd thermoskannen, waterkokers, koelboxen en bekers al klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer.
Print het definitieve draaiboek op de dag zelf en neem een papieren deelnemerslijst mee. Test geluidssysteem, draadloze microfoons, portofoons en verlichting voordat de eerste deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsduik organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, strandlocatie, vergunningseisen en het veiligheidsplan. Open daarna de aanmeldingen en werf vrijwilligers, zodat je uiterlijk 2 weken voor de duik de deelnemersinformatie kunt versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een nieuwjaarsduik?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 25 deelnemers, plus een aparte coördinator en voldoende mensen voor EHBO en toezicht. Bij 100 deelnemers kom je daarmee uit op ten minste 4 tot 5 vrijwilligers naast de eindverantwoordelijke.
Wanneer controleer ik het weer voor een nieuwjaarsduik?: Controleer de weersverwachting 72 uur en opnieuw 24 uur voor de start. Neem uiterlijk de avond ervoor een definitief besluit volgens je weerscenario en stuur deelnemers direct een update.
Wat moet ik regelen voor deelnemers die uit het water komen?: Zorg voor een droge, windluwe plek met kleedkamerschermen, kledingrekken of kapstokken en warme dranken. Zet deze voorzieningen vóór de start klaar en houd per deelnemer minimaal 1 droge handdoek en een warme jas als praktische richtlijn aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.