Neujahrsempfang organisieren: der passende Ablauf

Bei einem Neujahrsempfang entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Empfang entspannt beginnt. Lege zuerst Datum und Raum fest, verschicke dann die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Danach planst du Catering, Getränke und benötigte Ausstattung anhand der tatsächlichen Personenzahl. Am Veranstaltungstag stehen Garderobe, Buffet, Bar, Kaffee und Technik bereit, bevor die ersten Gäste mit einem Willkommensgetränk eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Raum festlegen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Cateringmengen festlegen
6
Einkaufsliste prüfen
7
Benötigte Materialien reservieren
8
Musik-Playlist zusammenstellen
9
Bestätigung an Teilnehmer senden
10
Einkaufen gehen
2 Personen
11
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
12
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
13
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
14
Kleiderständer und Garderobe einrichten
2 Personen
15
Tischdecken und Servietten auslegen
2 Personen
16
Dekoration aufhängen
2 Personen
17
Beleuchtung anbringen
2 Personen
18
Musikanlage anschließen
2 Personen
19
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Diätgerichte separat kennzeichnen

Event

24
Gästebetreuung übernehmen
2 Personen
25
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
26
Snacks servieren
3 Personen
27
Buffet nachfüllen
2 Personen
28
Getränke nachfüllen
2 Personen
29
Kaffee und Tee nachfüllen
30
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
31
Bar und Buffet sauber halten
32
Musik und Lautstärke prüfen
33
Letzte Runde ankündigen
34
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

35
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
36
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
37
Geschirr abwaschen
3 Personen
38
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
39
Dekoration und Beleuchtung entfernen
2 Personen
40
Raum und Küche reinigen
3 Personen
41
Toiletten reinigen
2 Personen
42
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 50
Kleiderständer
KleiderbügelAnz. 60
TischdeckenAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 60
BiergläserAnz. 60
LongdrinkgläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaraffenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Tragbarer Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

NeujahrsballonsAnz. 40
GirlandenAnz. 8
Konfettifreie TischdekorationAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
PutzlappenAnz. 12
SpülbürstenAnz. 3
WischmoppAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Raumaufteilung spätestens eine Woche vorher: Für Empfang, Buffet, Bar und Garderobe brauchst du getrennte Bereiche, damit sich keine Warteschlangen vor den Tischen bilden.
Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vor dem Empfang und setze eine Rückmeldefrist von sieben Tagen. So kannst du Cateringmengen, Sitzplätze und Sonderkost rechtzeitig festlegen.
Rechne Getränke nicht erst am Veranstaltungstag ab. Stelle sie mindestens zwei bis drei Stunden vorher kalt und prüfe, ob Weingläser, Biergläser, Longdrinkgläser sowie Karaffen in ausreichender Zahl bereitstehen.
Kennzeichne Diätgerichte separat, bevor das Buffet geöffnet wird. Frage Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung ab und halte die Angaben am Tag des Empfangs für die Gästebetreuung griffbereit.
Teste Musikanlage, Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel spätestens eine Stunde vor Beginn. Häufig fehlen nicht die Geräte, sondern freie Steckdosen, passende Kabel oder eine funktionierende Verbindung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang planen?: Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Raum und Einladungen. Die endgültige Catering- und Getränkemenge legst du nach Ablauf der Rückmeldefrist fest, idealerweise sieben Tage vor dem Empfang.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Neujahrsempfang?: Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Zusätzlich solltest du Wasser in Karaffen bereitstellen und Getränke für Fahrer sowie alkoholfreie Gäste getrennt einplanen.
Wann soll das Buffet bei einem Neujahrsempfang aufgebaut werden?: Richte Buffet und Bar etwa 30 bis 45 Minuten vor Beginn ein. Snacks können kurz vorher vorbereitet werden; Kaffee und Tee sollten spätestens 15 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.
Was wird bei einem Neujahrsempfang besonders oft vergessen?: Oft fehlen gekühlte Getränke, genügend Kleiderbügel, Servierzangen oder beschriftete Diätgerichte. Kontrolliere diese Punkte am Vortag und führe eine letzte Raum-, Toiletten- und Technikprüfung 60 Minuten vor Beginn durch.

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