Zo organiseer je een nieuwjaarsborrel zonder last-minute stress
Begin een nieuwjaarsborrel niet met versiering of boodschappen, maar met datum, ruimte en het verwachte aantal gasten. Werk daarna in deze volgorde: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, hoeveelheden bepalen en benodigdheden regelen. Plan de opbouw zo dat buffet, bar, garderobe en techniek vóór binnenkomst klaarstaan. Vooral gekoelde dranken, aparte dieetgerechten en voldoende glazen worden vaak te laat geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en ruimte vastleggen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Cateringhoeveelheden bepalen
- 6
Boodschappenlijst controleren
- 7
Benodigdheden reserveren
- 8
Muziek afspeellijst samenstellen
- 9
Bevestiging naar deelnemers sturen
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
- 12
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
- 13
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
- 14
Kledingrek en garderobe inrichten
2 personen
- 15
Tafelkleden en servetten neerleggen
2 personen
- 16
Versiering ophangen
2 personen
- 17
Verlichting plaatsen
2 personen
- 18
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 19
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 20
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 22
Dranken koud zetten
2 personen
- 23
Dieetgerechten apart markeren
Event
- 24
Ontvangst van gasten verzorgen
2 personen
- 25
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 26
Hapjes serveren
3 personen
- 27
Buffet bijvullen
2 personen
- 28
Dranken bijvullen
2 personen
- 29
Koffie en thee bijvullen
- 30
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 31
Bar en buffet schoonhouden
- 32
Muziek en volume controleren
- 33
Laatste ronde aankondigen
- 34
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 35
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
- 36
Eten en dranken opruimen
2 personen
- 37
Servies afwassen
3 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 39
Versiering en verlichting verwijderen
2 personen
- 40
Ruimte en keuken schoonmaken
3 personen
- 41
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 42
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Kledingrek
- Kledinghangersaantal 60
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Wijnglazenaantal 60
- Bierglazenaantal 60
- Longdrinkglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 60
- Dessertbordjesaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Karaffenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Openersaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Draagbare speaker
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
Decoratie
- Nieuwjaarsballonnenaantal 40
- Slingersaantal 8
- Confettivrije tafelversieringaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 3
- Dweilaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en ruimte minimaal 4 weken vooraf vast en verstuur de uitnodiging daarna meteen. Vraag een aanmelddeadline van 10 tot 14 dagen voor de borrel, zodat je catering en zitplaatsen kunt bijstellen.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en markeer dieetgerechten apart op het buffet. Zo voorkom je dat gasten bij het serveren nog moeten uitzoeken wat ze wel kunnen eten.
- Maak de boodschappen- en reserveringscontrole 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer daarbij niet alleen hapjes en dranken, maar ook openers, serveertangen, karaffen, glazen, stekkerdozen en verlengkabels.
- Zet dranken minimaal 2 uur voor ontvangst koud en gebruik koelboxen als de koelkastcapaciteit beperkt is. Richt de bar in met aparte plekken voor glazen, karaffen, openers en afval.
- Plan de opbouw 2 tot 3 uur voor de eerste gasten: controleer ruimte en toiletten, zet tafels en stoelen, richt de garderobe in en test de speaker met de verlichting aan. Bewaar welkomstdrankjes en koffie en thee als laatste handeling, zodat ze vers en klaarstaan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een nieuwjaarsborrel?
- Leg de datum en ruimte ongeveer 4 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen direct daarna en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de borrel, zodat je hoeveelheden kunt bepalen.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een nieuwjaarsborrel?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende alcoholvrije opties en zet een deel minimaal 2 uur vooraf koud.
- Wanneer moet je dieetwensen voor een nieuwjaarsborrel vragen?
- Vraag dieetwensen in de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Markeer de aangepaste gerechten apart en houd ze gescheiden van de overige hapjes.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een nieuwjaarsborrel op te bouwen?
- Plan 2 tot 3 uur voor de ontvangst. Reserveer daarin tijd voor tafels en stoelen, garderobe, versiering, verlichting, geluidsinstallatie, buffet, bar en een laatste controle van ruimte en toiletten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!