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Neujahrsempfang organisieren: die Checkliste

Ein Neujahrsempfang wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge. Lege zuerst Termin und Raum fest, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Mengen, Materialien und Bestätigungen; am Veranstaltungstag folgen Raum, Buffet, Bar, Technik und Empfang. Plane außerdem Kühlung, Garderobe und die getrennte Kennzeichnung von Diätgerichten ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Raum festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Benötigte Materialien reservieren

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Räume und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Kleiderständer und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Tischdecken und Servietten auslegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Diätgerichte separat kennzeichnen

Event

  • Gästebetreuung übernehmen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Bar und Buffet sauber halten

  • Musik und Lautstärke prüfen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln und trennen

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration und Beleuchtung entfernen

    2 Personen

  • Raum und Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • Kleiderständer
  • KleiderbügelAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • WeingläserAnz. 60
  • BiergläserAnz. 60
  • LongdrinkgläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • NeujahrsballonsAnz. 40
  • GirlandenAnz. 8
  • Konfettifreie TischdekorationAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • WischmoppAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Neujahrsempfang und setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 Tagen. So bleiben mindestens 7 Tage, um Cateringmengen und Ernährungswünsche anzupassen.
  • Prüfe 2 bis 3 Tage vorher Gläser, Teller, Besteck, Servierschalen und Servierzangen. Rechne bei Geschirr mit etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachschub während des Empfangs nicht zur improvisierten Aufgabe wird.
  • Kühle Getränke spätestens 4 bis 6 Stunden vor Beginn und halte zusätzliche Kühlboxen bereit. Für das erste Empfangsstündchen kannst du grob 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen; Wasser sollte jederzeit verfügbar sein.
  • Richte Buffet und Bar mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste ein. Stelle Karaffen, Flaschenöffner, Servierbesteck sowie Kaffee- und Teestation getrennt auf, damit sich keine lange Schlange an einem einzigen Tisch bildet.
  • Teste Musikanlage, Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel 45 Minuten vor Beginn. Kontrolliere außerdem Toiletten, Garderobe und Sitzordnung, bevor das Willkommensgetränk serviert wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Neujahrsempfang einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Lege eine Rückmeldefrist etwa 10 Tage vor dem Termin fest, damit Catering und Diätgerichte rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Neujahrsempfang?
Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person ein, zusätzlich Wasser. Für den gesamten Empfang hängt die Menge von der Dauer ab; bei 3 Stunden sind etwa 5 bis 6 Getränke pro Person ein brauchbarer Ausgangswert.
Wann sollte das Buffet beim Neujahrsempfang aufgebaut werden?
Baue Buffet und Bar rund 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste auf. Kalte Speisen, Getränke und Diätgerichte sollten spätestens 15 Minuten vor Beginn bereitstehen und klar gekennzeichnet sein.
Wie viel Reserve brauche ich bei Geschirr und Sitzplätzen?
Plane beim Geschirr etwa 10 Prozent Reserve ein, besonders bei Gläsern und Tellern. Bei Sitzplätzen reichen meist Plätze für 70 bis 80 Prozent der erwarteten Gäste, sofern der Empfang überwiegend im Stehen stattfindet.

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