Checklist para organizar un brindis de Año Nuevo
Un brindis de Año Nuevo necesita más preparación que comprar cava y decorar una mesa. Esta checklist reúne 42 tareas y 35 elementos para coordinar invitados, preferencias dietéticas, catering, bebidas, música, iluminación y montaje. Empieza por confirmar la fecha y el espacio, y deja cerradas las cantidades de comida y bebida antes de hacer la compra. El día del evento, reserva tiempo para enfriar las bebidas, montar la barra y preparar la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el espacio
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
Comprobar la lista de la compra
Reservar el material necesario
Crear lista de reproducción musical
Enviar la confirmación a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Comprobar el espacio y los baños
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar perchero y guardarropa
2 personas
Colocar manteles y servilletas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Marcar aparte los platos de dieta
Evento
Gestionar la recepción de los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Recoger la vajilla usada
2 personas
Mantener limpios el bar y el buffet
Comprobar la música y el volumen
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger y separar la basura
2 personas
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración y la iluminación
2 personas
Limpiar el espacio y la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Perchero
- Perchascant. 60
- Mantelescant. 6
Vajilla
- Copas de vinocant. 60
- Copas de cervezacant. 60
- Vasos altoscant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarrascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Abrebotellascant. 4
- Termoscant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoz portátil
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Decoración
- Globos de Año Nuevocant. 40
- Guirnaldascant. 8
- Decoración de mesa sin confeticant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
- Fregonacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de calcular el catering. Haz las cantidades con la lista final de asistentes, no con el número de invitaciones enviadas.
- Compra y reserva el material con varios días de margen. Las copas, mesas, sillas, perchas, termos, neveras portátiles y cables alargadores suelen ser lo que se echa en falta cuando ya ha empezado el montaje.
- Enfría las bebidas con antelación y guarda parte de ellas refrigerada. Para el primer brindis, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua y opciones sin alcohol visibles.
- Prepara la zona de recepción antes de que llegue el primer invitado: perchero, guardarropa, confirmaciones y bebidas de bienvenida deben estar listos al menos 30 minutos antes.
- Separa y marca los platos destinados a dietas especiales antes de montar el bufé. Así evitas confusiones cuando haya varias bandejas y el servicio esté ocupado con la llegada de los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un brindis de Año Nuevo?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la celebración. Pide confirmación como máximo 7 días antes para poder cerrar el catering, las bebidas y las necesidades dietéticas.
- ¿Cuánta bebida necesito para un brindis de Año Nuevo?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 bebida por persona cada hora. Añade agua y bebidas sin alcohol, y enfría una parte al menos 6 horas antes.
- ¿Cuándo se monta la decoración y la iluminación?
- Monta mesas, sillas, manteles y decoración entre 2 y 3 horas antes. Instala las guirnaldas de luces y conecta el altavoz después de comprobar enchufes, regletas y cables alargadores.
- ¿Qué debo preparar justo antes de que lleguen los invitados?
- Durante los últimos 30 minutos, coloca las bebidas de bienvenida, termina los aperitivos, prepara café y té, comprueba los baños y deja listo el perchero. Los platos para dietas especiales deben estar identificados antes de abrir el bufé.
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