Musikindustrie-Messe organisieren: die Checkliste

Eine Musikindustrie-Messe braucht früh feste Zusagen, eine klare Standplanung und funktionierende Technik. Beginne mit Termin und Ort, stelle danach Aussteller- und Besucherkommunikation auf und veröffentliche das Programm. In den letzten Wochen prüfst du Badge-Daten, Catering, Möbel, Demoausrüstung und Genehmigungen. Am Messetag zählen kurze Wege: Registrierung, Fluchtwege, Kabel und Lieferungen müssen vor dem Einlass kontrolliert sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Werbematerial verteilen
2 Personen
Ausstelleranmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Ausstellerbriefing versenden
2 Personen
Catering reservieren
Möbel reservieren
Technik und Demoausrüstung reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Hausregeln prüfen
Sicherheit und Aufsicht reservieren
Programm und Demos veröffentlichen
2 Personen
Presse und Fachmedien einladen
2 Personen
Badge-Daten prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Routen- und Parkinformationen versenden
Vorräte und Lieferungen überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Veranstaltungsort und Fluchtwege prüfen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
3 Personen
Standfläche abstecken
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration und Banner anbringen
3 Personen
Demoausrüstung anschließen
4 Personen
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Badges und Programm bereitlegen
2 Personen
Toiletten und Abfallstellen kontrollieren
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standkontrollen durchführen
3 Personen
Teambriefing durchführen
6 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Badges ausgeben
3 Personen
Aussteller betreuen
3 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Demos technisch unterstützen
3 Personen
Programmpunkte ankündigen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
Abfallstationen leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Presse und Medien empfangen
2 Personen
Kontaktdaten von Leads sammeln
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
Türen schließen
2 Personen

Nachbereitung

Aussteller ausladen lassen
4 Personen
Demoausrüstung ausschalten
3 Personen
Catering-Reste verpacken
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Banner und Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Boden und Sanitärbereiche reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
Leere Verpackungen entsorgen
2 Personen
Fundsachen übergeben
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Rechnungen und Kaution prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 30
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 20
RegistrierungsschalterAnz. 3
LoungebänkeAnz. 6
LoungetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

Laptop für die RegistrierungAnz. 3
Badge-DruckerAnz. 2
Barcode-ScannerAnz. 3
BildschirmeAnz. 8
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LautsprecherAnz. 6
MikrofoneAnz. 4
MischpulteAnz. 2
DI-BoxenAnz. 6
KopfhörerAnz. 12
MusikständeAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 30
VerlängerungskabelAnz. 24
HDMI-KabelAnz. 12
AudiokabelAnz. 20
USB-KabelAnz. 20
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 200
PräsentationsklickerAnz. 4
Mobile LadegeräteAnz. 8
WLAN-VerstärkerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 8
BuffetdeckenAnz. 12
ServierbretterAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

MessebannerAnz. 8
Rückwände für den StandAnz. 20
WegweiserAnz. 16
ProgrammständerAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 40
TischdeckenAnz. 30
PflanzenAnz. 20
BadgehalterAnz. 1000
LanyardsAnz. 1000

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 16
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
BatterielampenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 16

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4
AbfallzangenAnz. 3
MüllbeutelhalterAnz. 12

Organisation

KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 100
PermanentmarkerAnz. 24
NotizblöckeAnz. 40
KlebebandrollenAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
Scheren-SetsAnz. 6
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
Badge-HüllenAnz. 1000
ArmbänderAnz. 300
NotfallkontaktkartenAnz. 50

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 6 Monate vorher fest, besonders wenn viele Aussteller, Fachmedien und Demo-Formate beteiligt sind. So bleibt Zeit für Einladungen, Anmeldeformular und Standaufteilung.
Fordere Ausstelleranmeldungen spätestens 4 Wochen vor der Messe an. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und technische Anforderungen, statt diese Informationen am Aufbautag nachzufragen.
Verschicke das Ausstellerbriefing 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Ergänze darin Standposition, Aufbauzeiten, Routen- und Parkinformationen sowie Regeln für Technik und Lieferungen.
Prüfe Badge-Daten und Namensschilder 3 bis 5 Tage vorher. Teste Laptop, Badge-Drucker und Barcode-Scanner gemeinsam, damit die Registrierung nicht erst beim ersten Besucher eingerichtet wird.
Plane für jede Demo einen Technikcheck am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Einlass. Kontrolliere Projektoren, Bildschirme, Mikrofone, Mischpulte, Kabelkanäle und WLAN-Verstärker; lose Kabel gehören aus den Laufwegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musikindustrie-Messe planen?: Starte idealerweise 6 Monate vor dem Messetermin mit Ort, Termin und Ausstelleransprache. Die letzten 4 Wochen brauchst du für Anmeldungen, Standaufteilung, Briefing, Technik und Catering.
Wann sollte das Ausstellerbriefing verschickt werden?: Sende es 10 bis 14 Tage vor der Messe. Bis spätestens 3 Tage vorher sollten Rückfragen zu Stand, Anlieferung, Technik und Parken geklärt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Musikindustrie-Messe?: Plane mindestens 4 Stunden für Möbel, Registrierung, Technik und Kabel ein; bei mehreren Demo-Stationen besser einen Aufbau am Vortag. Der Technikcheck sollte spätestens 2 Stunden vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was muss am Eingang einer Musikindustrie-Messe bereitliegen?: Richte den Registrierungstresen mindestens 60 Minuten vor Einlass ein. Laptop, Badge-Drucker, Barcode-Scanner, Namensschilder und eine geprüfte Besucherliste müssen dann bereits getestet und erreichbar sein.

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