Musikclinic organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Musikclinic steht und fällt mit guter Vorbereitung: Teilnehmende brauchen passende Räume, Instrumente, Noten und einen klaren Ablauf. Kläre zuerst Datum, Programm und Lehrkräfte, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach erfasst du Musikniveau, Instrumente und Ernährungswünsche, teilst Proberäume ein und bestellst das Catering. In den letzten Tagen prüfst du Technik und Instrumente, druckst Unterlagen und richtest Empfang sowie Räume ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Räume reservieren
Clinic-Lehrkräfte bestätigen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Musikniveau ermitteln
Instrumente inventarisieren
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Programm drucken
Musikblätter drucken
2 Personen
Noten sortieren
2 Personen
Proberäume einteilen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Instrumente prüfen
2 Personen
Ersatzteile bereitlegen
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlschränke leerräumen
Räume reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen

Event

Teilnehmer empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Teilnehmer zu den Räumen begleiten
2 Personen
Die Klinik öffnen
Musikalisches Warm-up anleiten
2 Personen
Technik-Clinic begleiten
2 Personen
Ensembleclinic begleiten
3 Personen
Einzelübungen betreuen
3 Personen
Proberäume begleiten
3 Personen
Kaffeepause organisieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Notenblätter verteilen
2 Personen
Fragen der Teilnehmenden beantworten
2 Personen
Abschlusspräsentation begleiten
3 Personen
Abschluss organisieren

Nachbereitung

Instrumente sicher verstauen
3 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Instrumente zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 55
KlappischeAnz. 2
StehtischeAnz. 3
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
NotenständerAnz. 25
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KopfhörerAnz. 10
MetronomeAnz. 6
AufnahmegeräteAnz. 2
FlipchartsAnz. 3
FlipchartmarkerAnz. 12
Klavierhocker

Musikausrüstung

KeyboardAnz. 2
E-GitarrenAnz. 4
AkustikgitarrenAnz. 4
GitarrenverstärkerAnz. 4
BassgitarreAnz. 2
BassverstärkerAnz. 2
Schlagzeug
PerkussionsinstrumenteAnz. 8
Kabel für InstrumenteAnz. 15
GitarrenständerAnz. 8
ErsatzgitarrensaitenAnz. 6
GitarrenplektrenAnz. 50
SchlagzeugstöckeAnz. 8
AbstimmgeräteAnz. 8
MundharmonikasAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 50

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 4
KlebebandAnz. 6
TackerAnz. 2
StifteAnz. 60
NamensschilderAnz. 60
DokumentenhüllenAnz. 60

Dekoration

MusikdekorationAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
ReinigungssprayAnz. 2
SpülwannenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Unterrichtsblöcke fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. Frage dabei nach Musikniveau, Instrument und Ernährungswünschen, damit du Gruppen und Verpflegung spätestens eine Woche vorher planen kannst.
Plane pro Proberaum mindestens einen Notenständer, passende Sitzplätze und ausreichend Stromanschlüsse ein. Prüfe Verlängerungskabel, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit der Technik.
Inventarisiere alle Instrumente nach Teilnehmerzahl und notiere fehlendes Zubehör separat. Lege Ersatzgitarrensaiten, Plektren, Instrumentenkabel und weitere Ersatzteile nicht erst am Veranstaltungstag bereit.
Drucke Teilnehmerliste, Namensschilder, Programm und Musikblätter mindestens einen Tag vorher. Sortiere die Noten nach Gruppe oder Unterrichtsblock, damit beim Empfang keine zehnminütige Sucherei entsteht.
Räume Kühlschränke am Vorabend leer und stelle Tische, Stühle sowie die Empfangstheke vor dem Eintreffen der ersten Gäste auf. Halte für Anmeldung und Ausgabe mindestens 30 Minuten vor Programmbeginn frei.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musikclinic organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Räumen und Lehrkräften. Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und maximale Teilnehmerzahl feststehen.
Wann sollte ich die Technik für eine Musikclinic testen?: Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Aufnahmegeräte und Instrumentenkabel spätestens am Vortag. Plane zusätzlich 30 bis 45 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Soundcheck ein.
Wie viele Notenständer und Instrumente brauche ich für eine Musikclinic?: Rechne mit mindestens einem Notenständer und einem Sitzplatz pro aktiv musizierender Person. Prüfe die Instrumentenliste 7 Tage vorher und halte für häufig genutzte Instrumente passendes Ersatzmaterial bereit.
Wann muss das Catering für eine Musikclinic bestellt werden?: Bestelle das Catering mindestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Erfasse Allergien und Ernährungswünsche zusammen mit der Teilnehmerliste und bestätige die Mengen 2 Tage vorher.

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