Einkaufsliste für einen Musikabend

Für einen Musikabend brauchst du mehr als Getränke und Lautsprecher. Plane Gläser, Geschirr und Snacks passend zur Zahl der angemeldeten Gäste und prüfe die Tontechnik vor dem Einkauf. Für Auftritte gehören Mischpult, Mikrofone, Kabel, Stative und Ersatzbatterien zusammen auf eine Checkliste. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt, haltbare Snacks vor Beginn bereitgestellt und fehlende Technik vor dem Veranstaltungstag reserviert oder abgeholt werden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BarhockerAnz. 6
Bartheke
GarderobenständerAnz. 3
KlappischeAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 140
BiergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
Laptop
DI-BoxenAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

MusikplakateAnz. 12
GirlandenAnz. 10
TischdeckenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
Programmatische PosterAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 2
ServierzangenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 4 Flaschen
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salzstangen - 6 Säcke
- Knabbermix - 6 Tüten
- Popcorn - 6 Beutel
- Oliven - 4 Gläser
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 6 Kilo
- Mandarinen - 5 Kilo
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Gurken - 4 Stück
- Möhren - 4 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Fleischwaren - 3 kilo
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 160 Stück
- Wraps - 80 Stück
- Blätterteighäppchen - 200 Stück
- Mini-Pizzen - 120 Stück
- Falafelbällchen - 120 Stück
- Kräuterbutter - 12 Becher
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Sambal - 2 Gläser
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Packung
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Servietten - 600 Stück
- Papierstrohhalme - 200 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Teelöffel - 150 Stück
- Rührstäbchen - 250 Stück
- Einwegbecher - 200 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen

Tipps

Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser in Kannen bereit und berücksichtige bei der Bestellung erfasste Ernährungswünsche.
Plane Gläser, Teller und Besteck mindestens für alle gleichzeitig anwesenden Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Für Bier und Wein brauchst du unterschiedliche Glasarten; Schälchen sind für Snacks praktischer als Teller.
Prüfe die Tonanlage nicht erst beim Aufbau: Lege aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen sowie Instrumenten- und XLR-Kabel gemeinsam bereit. Pro Mikrofon solltest du ein passendes Ersatzkabel einplanen.
Kaufe Ersatzbatterien für Funkmikrofone und sichere Kabel mit Gaffer Tape. Verlängerungskabel werden oft zu spät eingeplant, obwohl Lautsprecher, Laptop und LED-Spots mehrere Anschlüsse benötigen.
Kühle Getränke spätestens am Veranstaltungstag und stelle haltbare Snacks vor dem Eintreffen der Gäste bereit. Tische, Stühle, Bar und Garderobenständer solltest du vor dem Soundcheck aufstellen, damit Wege und Fluchtwege frei bleiben.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Musikabend?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person. Für jede weitere Stunde reicht meist ein Getränk pro Person, ergänzt durch Wasser; bei einem vierstündigen Abend sind das etwa fünf bis sechs Getränke pro Gast.
Wie viele Gläser brauche ich für einen Musikabend?: Plane je Glasart mindestens ein Glas pro gleichzeitig anwesender Person und etwa 10 Prozent Reserve. Bei 50 Gästen brauchst du daher rund 55 Biergläser beziehungsweise Weingläser, wenn beide Getränke ausgeschenkt werden.
Welche Tontechnik brauche ich für Auftritte?: Mindestens aktive Lautsprecher, ein Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecherstative, einen Laptop sowie passende XLR-, Instrumenten- und Verlängerungskabel. Reserviere oder hole die Technik spätestens einige Tage vor dem Musikabend ab, damit ein Testlauf möglich ist.
Wann sollte ich Getränke und Snacks für den Musikabend einkaufen?: Haltbare Snacks und Getränke kannst du zwei bis drei Tage vorher besorgen. Frische Produkte kaufst du möglichst am Vortag; Getränke sollten spätestens einige Stunden vor Beginn gekühlt werden.

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