Museumsnacht organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Museumsnacht verbindet mehrere Ausstellungsbereiche, Führungen, Technik und Besucherströme in einem langen Abend. Plane deshalb zuerst Öffnungszeiten, Räume und Programm und kläre danach Genehmigungen, Sicherheit und Barrierefreiheit. Später folgen Einladungen, Anmeldungen, Helferpläne sowie Catering, Beschilderung und Technik. Diese Checkliste hilft dir, die 84 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und bei 77 benötigten Gegenständen nichts kurz vor dem Termin zu übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten bestätigen
2 Personen
Museumsräume und Publikumsbereiche reservieren
2 Personen
Programm und Führungen festlegen
3 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Barrierefreiheit der Route prüfen
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Evakuierungsplan prüfen
3 Personen
Erste-Hilfe-Station festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Führungen anmelden lassen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Aufgaben und Anweisungen versenden
2 Personen
Technische Geräte reservieren
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
2 Personen
Programmflyer gestalten
2 Personen
Lagepläne ausdrucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Armbänder und Tickets zählen
2 Personen
Museumsstücke zusätzlich schützen
3 Personen
Einweisung für die Rundleiter vorbereiten
2 Personen
Vorrat an haltbaren Getränken prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frisches Catering abholen
2 Personen
Route und Notausgänge kontrollieren
3 Personen
Materialien in die Säle bringen
4 Personen
Eingangstresen aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Garderobe einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Lichtanlagen aufbauen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Programmflyer bereitlegen
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Technischen Test durchführen
3 Personen
Führer anweisen
4 Personen
Freiwillige empfangen
2 Personen
Einlasspersonal instruieren
3 Personen

Event

Säle für das Publikum öffnen
4 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Garderobe besetzen
3 Personen
Besucher zu den Hallen leiten
4 Personen
Führungen durchführen
6 Personen
Workshops betreuen
4 Personen
Auftritte ankündigen
2 Personen
Catering ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet sauber und gefüllt halten
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Räume und Laufwege kontrollieren
3 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Besucher informieren
3 Personen
Garderobe sicher abschließen
2 Personen
Besucher sicher nach draußen begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
3 Personen
Cateringreste kühlen oder entsorgen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Garderobe leeren
2 Personen
Museumsobjekte abschließende Kontrolle geben
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Anmeldedaten archivieren
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Foto- und Programmmaterial archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 6
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 120
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20

Ausstattung

TicketscannerAnz. 4
TabletsAnz. 4
LadestationenAnz. 4
LaptopsAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LED-LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

Programmatische PosterAnz. 20
Kunststoff-FotorahmenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Dekorative VasenAnz. 20
PapierdekorationAnz. 30

Catering

ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkaraffenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
ServierzangenAnz. 12
EtikettenhalterAnz. 20
GetränkespenderAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlwannenAnz. 6

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 24
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 6
HandschuheAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 8
HandtuchspenderAnz. 8
DesinfektionssprayAnz. 8

Registrierung

NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 600
TicketrollenAnz. 6
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12
GarderobennummernAnz. 300

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 12
Walkie-Talkie-HeadsetsAnz. 12
Walkie-Talkie-LadegeräteAnz. 4
ProgrammflyerAnz. 600
PläneAnz. 500
WegweiserAnz. 40
RaumnummernAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
NitrilhandschuheAnz. 100

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Führungen fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die maximale Zahl der Teilnehmenden von Anfang an korrekt erfassen.
Prüfe die Route nicht nur auf Barrierefreiheit, sondern auch auf Engstellen, Fluchtwege und zusätzliche Schutzmaßnahmen für Museumsstücke. Besucherströme zwischen mehreren Räumen brauchen klare Wege und gut sichtbare Lagepläne.
Plane für den Einlass getrennte Abläufe für Ticketscanner, Tablets und Namensschilder. Zähle Armbänder und Tickets spätestens am Vortag und stelle Ladestationen sowie Powerbanks für die Einlassgeräte bereit.
Bestätige die Cateringmengen erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Rechne dabei auch mit Personal, Führungen und Gästen, die nicht an einem festen Programmpunkt teilnehmen.
Schicke Freiwilligen ihre Einsatzzeiten, Aufgaben und Anweisungen vor dem Veranstaltungstag. Weise zusätzlich feste Personen für Erste Hilfe, Evakuierung, Technik, Garderobe und die Betreuung der Publikumsbereiche ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Museumsnacht planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Räumen und Programm. Genehmigungen, Catering, Technik und Freiwillige solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich klären.
Was muss man bei einer Museumsnacht an Sicherheit vorbereiten?: Erstelle einen Sicherheits- und Evakuierungsplan, prüfe Fluchtwege und lege eine Erste-Hilfe-Station fest. Kontrolliere diese Punkte spätestens 2 Wochen vorher gemeinsam mit dem zuständigen Team und wiederhole die Einweisung am Veranstaltungstag.
Wie viele Helfer braucht eine Museumsnacht?: Das hängt von Raumzahl, Programm und Besucherzahl ab, aber plane pro gleichzeitig betreutem Bereich mindestens eine eingewiesene Person ein. Ergänze feste Reserven für Einlass, Garderobe, Technik und Pausen – meist mindestens 10 bis 15 Prozent des Helferteams.
Wann sollte das Catering für eine Museumsnacht bestellt werden?: Reserviere das Catering möglichst 4 bis 6 Wochen vorher und bestätige die Mengen 7 bis 10 Tage vor der Museumsnacht. Berücksichtige dann die aktuellen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Zahl der Helfer.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.