Metalfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Metalfestival braucht mehr als Bands, Bühne und laute Verstärker. Du musst Genehmigungen, Künstlerverträge, Transport, Technik, Sicherheit, Erste Hilfe, Catering und Einlass frühzeitig koordinieren. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zur Wetterkontrolle am Veranstaltungstag. Plane außerdem genug Zeit für technische Rider, Lageplan, Armbänder, Helfereinteilung und Künstler-Catering ein – Punkte, die bei Festivals häufig erst kurz vor dem Aufbau auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
2 Personen
Künstlerverträge bestätigen
2 Personen
Künstlertansport reservieren
Catering reservieren
2 Personen
Soundanlage reservieren
2 Personen
Lichtset reservieren
2 Personen
Sicherheit buchen
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung reservieren
Programm zusammenstellen
3 Personen
Festivalnamen und Corporate Design erstellen
2 Personen
Webseite veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Social-Media-Ankündigung
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Lageplan drucken
2 Personen
Armbänder bestellen
Mitarbeitende einteilen
2 Personen
Künstler-Catering planen
2 Personen
Barvorrat kontrollieren
2 Personen
Technischen Rider prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Bühne und Überdachung aufbauen
6 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bar einrichten
4 Personen
Backstage einrichten
3 Personen
Merchandising-Tisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Zutrittskontrolle einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

Künstler empfangen
3 Personen
Soundcheck begleiten
3 Personen
Kasse und Eingang öffnen
4 Personen
Besucher empfangen
6 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Barbestand auffüllen
2 Personen
Auftritte wechseln
4 Personen
Publikum informieren
2 Personen
Merchandise verkaufen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Abstrom begleiten
5 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Tonanlage ausschalten
3 Personen
Barvorrat sicher aufbewahren
3 Personen
Bühne und Gelände abbauen
6 Personen
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Toiletten endreinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Tonanlage zurückgeben
2 Personen
Lichtset zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Lieferanten abrechnen
2 Personen
Künstler auszahlen
2 Personen
Restbestände lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
BiertischeAnz. 10
BänkeAnz. 12
BarunterlagenAnz. 3
KlappstühleAnz. 40
PartyzelteAnz. 4
BühnenelementeAnz. 12
HinterwandpaneeleAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
WeingläserAnz. 80
KaffeebecherAnz. 100
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
GitarrenverstärkerAnz. 4
BassverstärkerAnz. 2
Schlagzeug
BetreuerAnz. 4
XLR-KabelAnz. 20
JackkabelAnz. 16
KabelkanäleAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 3
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 3
FunkgeräteAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtbalkenAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BannerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
ArmbänderAnz. 400

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KühlkistenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfalltrennbehälterAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
FeuerlöscherAnz. 6
NotbeleuchtungslampenAnz. 6
TaschenlampenbatterienAnz. 24

Büro

KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
DruckpapierAnz. 2
KlebebandAnz. 8
MarkerAnz. 12
LanyardsAnz. 40
NamensschilderAnz. 40
KassenbonrollenAnz. 12

Sonstiges

WerkzeugkofferAnz. 3
SackkarrenAnz. 2
SpanngurteAnz. 12
KabelbinderAnz. 500
GewebeklebebandAnz. 8
RegenschirmeAnz. 6

Tipps

Kläre Genehmigungen und Sicherheitsauflagen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Je nach Ort können zusätzlich Vorgaben für Lärm, Ausschank, Fluchtwege und Sanitätsdienste gelten.
Prüfe die technischen Rider jeder Band spätestens 3 Wochen vor dem Auftritt. Stimmen PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Verstärker, Kabel und Schlagzeug mit den Anforderungen überein?
Plane den Einlass mit festen Zeitfenstern: Bestelle Armbänder mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und teile Mitarbeitende spätestens 7 Tage vor dem Festival den Aufgaben an Kasse, Einlass, Backstage und Bar zu.
Rechne beim ersten Festivalstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und kontrolliere den Barvorrat 1 bis 2 Tage vor Beginn. Wiederverwendbare Becher, Gläser, Teller und Besteck werden sonst schnell zum Engpass.
Prüfe die Wettervorhersage 72 und 24 Stunden vor dem Aufbau. Entscheide dann, ob Partyzelte, Kabelkanäle, Kabeltrommeln, zusätzliche Lichtstative oder ein geänderter Lageplan benötigt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Metalfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Termin, Ort, Programm und Künstlerverträgen. Genehmigungen, Technik, Sicherheit und Transport sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival verbindlich angefragt sein.
Was brauche ich technisch für ein Metalfestival?: Für die Grundausstattung gehören meist PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Gitarren- und Bassverstärker sowie ein Schlagzeug dazu. Prüfe die genaue Menge mindestens 3 Wochen vorher anhand der technischen Rider.
Wie viele Helfer braucht ein Metalfestival?: Für Einlass, Bar, Backstage, Technik, Aufbau und Abbau solltest du die Schichten mindestens 7 Tage vorher besetzen. Bei mehreren Bands und getrennten Einlass- und Backstagebereichen brauchst du pro Schicht häufig 8 bis 15 Personen, abhängig von der Besucherzahl.
Wann muss ich die Wetterplanung für ein Metalfestival machen?: Kontrolliere die Vorhersage 72 Stunden und nochmals 24 Stunden vor dem Aufbau. Spätestens dann müssen Zelte, trockene Wege, geschützte Kabel und ein angepasster Lageplan feststehen.

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