Checkliste für einen mehrtägigen Weihnachtsmarkt

Ein mehrtägiger Weihnachtsmarkt braucht einen Ablauf, der über den eigentlichen Markttag hinausgeht. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Geländeaufteilung und Verkehrsroute fest, bevor du Stände oder Catering bestätigst. Danach folgen Genehmigungen, Standbetreiber, Stromplanung, Einladungen und Helfereinteilung. Besonders häufig werden Lieferzeiten, Kabelwege und eine aktuelle Kontaktliste zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau mit Marktständen, Zelten, Beleuchtung und Sitzgelegenheiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Location und Geländeaufteilung festlegen
3 Personen
Genehmigungen prüfen
Marktstandbetreiber auswählen
3 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
Materialreservierungen erstellen
Catering-Reservierungen vornehmen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ankündigung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Verkehrsroute kommunizieren
Lageplan drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromkabel verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kassen- und PIN-Stationen einrichten
2 Personen
Vorräte sortieren
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Abfallstellen bereitstellen
2 Personen
Toiletten auffüllen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Marktstände öffnen
6 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Kalte Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Tische reinigen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Bestände zählen
2 Personen
Markt abschließen
4 Personen
Stände öffnen
6 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke auffüllen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Tische reinigen
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Markt abschließen
4 Personen
Stände öffnen
6 Personen
Letzte Vorräte bereitstellen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Tische reinigen
2 Personen
Letzte Verkäufe abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Stände abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stromkabel entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat sortieren
2 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Geländekontrolle abschließen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Rechnungen und Belege archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Beleuchtung

LichtbögenAnz. 4
LichterkettenAnz. 18
LED-LampenAnz. 30
BatterielampenAnz. 24
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 40

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 6
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 24
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 12
KunstschneeAnz. 10
TischdeckenAnz. 20
PinnwändeAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
NamensschilderAnz. 30

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TassenAnz. 80
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
SchälchenAnz. 24
KannenAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierlöffelAnz. 16
ServierbesteckAnz. 16
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ZangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
GasbrennerAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 4
KassenAnz. 4
GeldkassenAnz. 4
HandlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
LadestationenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
RasselstäbeAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
AbfallcontainerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Beschilderung

InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 16
StehtischschilderAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 8

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 6
Rutschfeste MattenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
WarnwestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Werkzeug

HammerAnz. 4
SchraubendrehersetsAnz. 4
GabelschlüsselAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 12
SeilAnz. 6
BodenankerAnz. 40
KabelbinderAnz. 200

Verwaltung

KlemmbrettmappenAnz. 8
StifteAnz. 30
PermanentmarkerAnz. 12
DruckpapierAnz. 500
BargeldschälchenAnz. 4

Tipps

Kläre Genehmigungen und Verkehrsroute frühzeitig: Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem ersten Markttag, da Auflagen die Geländeaufteilung oder Öffnungszeiten verändern können.
Erfasse für jeden Marktstand den Strombedarf und den Anschlussort. Zeichne Kabelwege vor dem Aufbau ein und sichere sie mit Kabelkanälen, statt Verlängerungskabel spontan über Laufwege zu legen.
Bestätige Standbetreiber, Catering und Lieferungen schriftlich mit Datum, Uhrzeit und Kontaktperson. Für einen mehrtägigen Markt brauchst du außerdem eine Regelung, wer Waren und Material über Nacht sicher lagert.
Teile Freiwillige nach Schichten ein und drucke die Kontaktliste aus. Rechne pro Schicht mit einer verantwortlichen Person für Standbetreiber, Gelände, Strom und Besucherfragen.
Prüfe die Wettervorhersage vor jedem Markttag und kontrolliere Zelte, Beleuchtung und Absperrungen erneut. Zusätzliche Batterielampen, trockene Aufbewahrungsboxen und Ersatzmaterial sollten vor der Öffnung am Gelände bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen mehrtägigen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Gelände und Genehmigungen. Standbetreiber, Catering und Material sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Start bestätigt sein.
Wie plane ich Strom für einen Weihnachtsmarkt?: Erfasse den Bedarf jedes Standes mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und ordne jedem Anschluss einen festen Standort zu. Verlege und sichere die Kabel vor dem Aufstellen der Tische und spätestens am Vortag des ersten Markttags.
Wann sollte ich Einladungen und die Online-Ankündigung verschicken?: Veröffentliche die Online-Ankündigung etwa 4 bis 6 Wochen vorher und verschicke Einladungen im gleichen Zeitraum. Bearbeite Anmeldungen laufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem jeweiligen Catering-Termin ab.
Was muss am Tag vor dem Weihnachtsmarkt aufgebaut werden?: Am Vortag sollten Geländeabsperrungen, Marktstände, Partyzelte, Tische, Stühle und die Grundbeleuchtung stehen. Plane dafür je nach Gelände mindestens 4 bis 6 Stunden ein und prüfe danach Lageplan, Namensschilder und Kabelwege.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.