Ein Meeting-Training Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Trainingsraum zuerst und bestätige Datum, Weg und Raum spätestens eine Woche vorher. Prüfe dabei, ob Tische, Stühle, Präsentationsbildschirm und ausreichend Steckdosen vorhanden sind.
• Verschicke die Einladungen, sobald Termin und Raum feststehen, idealerweise mindestens drei Wochen vor dem Training. Plane anschließend 7 Tage für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Teilnehmerinformationen ein.
• Erstelle das Trainingsprogramm mindestens 10 Tage vorher und passe Präsentation, Übungen und Arbeitsblätter daran an. Drucke die Unterlagen erst nach der letzten inhaltlichen Prüfung, aber spätestens 2 Tage vor dem Termin.
• Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Presenter und Lautsprecher am Vortag gemeinsam. Ein Ersatz für fehlende Verlängerungskabel oder eine Steckdosenleiste lässt sich dann noch rechtzeitig besorgen.
• Baue den Raum 60 bis 90 Minuten vor Beginn auf. Lege Namensschilder, Stifte, Arbeitsblätter und Programmkarten auf die Plätze und stelle Getränke, Tassen, Gläser und Snacks bereit, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Meeting-Training organisieren?

Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Termin und Teilnehmerliste. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Training verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.

Wann sollte die Technik für ein Training getestet werden?

Teste die gesamte Technik spätestens am Vortag und möglichst im gebuchten Raum. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag für den Anschluss von Laptop, Beamer, Bildschirm und Lautsprecher ein.

Wie viele Arbeitsblätter sollte man für ein Meeting-Training drucken?

Drucke für jede angemeldete Person ein vollständiges Set und zusätzlich 2 bis 3 Ersatzsätze. Lege die Unterlagen spätestens 2 Tage vor dem Training bereit, damit fehlende oder fehlerhafte Seiten noch ersetzt werden können.

Wann sollte das Catering für ein Meeting-Training bestellt werden?

Bestelle das Catering 5 bis 7 Tage vorher, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Stelle Getränke kalt und bereite Snacks etwa 30 bis 45 Minuten vor Beginn vor.

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