Einen medizinischen Kongress Schritt für Schritt organisieren

Bei einem medizinischen Kongress müssen Programm, Referenten, Akkreditierung und Technik früh zusammenpassen. Beginnen Sie mit Termin, Format und Raumplan, bevor Sie Einladungen und Anmeldungen veröffentlichen. Danach folgen Referentendaten, Vorträge, Catering und die technische Prüfung jeder Präsentation. In der letzten Woche geht es vor allem um Teilnehmerlisten, Namensschilder, Zertifikate, Wegweiser und die genaue Abstimmung mit dem Technik- und Cateringteam.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
3
Redner einladen
2 Personen
4
Sprecherdaten sammeln
5
Akkreditierung beantragen
6
Anmeldeformular einrichten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Website-Programm veröffentlichen
9
Catering reservieren
10
Technischen Support reservieren
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Vorträge bestätigen
14
Präsentationen sammeln
15
Namensschilder gestalten
16
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
17
Programme ausdrucken
18
Namensschilder drucken
19
Zertifikate vorbereiten
20
Wegweiser und Raumschilder erstellen
21
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
22
Cateringmengen bestätigen
23
Materialien zusammenstellen
2 Personen
24
Einkäufe abholen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Räume kontrollieren
2 Personen
28
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
29
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
30
Sprecherraum einrichten
2 Personen
31
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
34
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
35
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
36
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
37
Teilnehmer registrieren
4 Personen
38
Namensschilder verteilen
3 Personen
39
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
40
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
41
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
42
Fragen aus dem Publikum sammeln
43
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
44
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
45
Geschirr und Abfall wegräumen
2 Personen
46
Teilnehmer zum Abendessen begleiten
2 Personen
47
Abendbuffet servieren
5 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
50
Abendprogramm betreuen
2 Personen
51
Zertifikate verteilen
2 Personen
52
Abschluss ankündigen
53
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

54
Geräte ausschalten
2 Personen
55
Geschirr sammeln
3 Personen
56
Abfall sammeln
3 Personen
57
Säle aufräumen
4 Personen
58
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
59
Location reinigen
3 Personen
60
Materialien inventarisieren
2 Personen
61
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
62
Unbenutztes Catering zurückgeben
2 Personen
63
Anwesenheitsliste archivieren
64
Zertifikate digital versenden
65
Dankesnachricht versenden
66
Präsentationen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KongresstischeAnz. 24
RegistrierungstischeAnz. 3
RednerstühleAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop-LadegeräteAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Registrierung

BadgehalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 60
NamensaufkleberAnz. 30
DruckpapierAnz. 2
FarbstifteAnz. 12
TackerAnz. 2
BrieföffnerAnz. 2
PräsentationsmappenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 20
KaffeekannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 10
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
WasserkaraffenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
LebensmittelzangenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

KongressbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
TischkartenständerAnz. 24
TischläuferAnz. 12

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst Datum, Programmstruktur und Räume fest. Planen Sie für Registrierung, Vorträge, Pausen und Catering eigene Bereiche ein, damit sich Wege und Technik nicht gegenseitig behindern.
Laden Sie Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher ein und sammeln Sie direkt Vortragstitel, Kurzbiografie, Kontaktdaten und technische Anforderungen. Fehlende Angaben verzögern später Programm, Website und Namensschilder.
Beantragen Sie die Akkreditierung möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Kommunizieren Sie die Frist für vollständige Teilnehmerdaten und halten Sie eine separate Liste für Ernährungswünsche und Zertifikate.
Richten Sie die Anmeldung ein, bevor Sie Einladungen verschicken. Prüfen Sie spätestens 10 Tage vorher die Teilnehmerliste, bestätigen Sie die Cateringmenge und drucken Sie Namensschilder, Programme und Zertifikate mit derselben Schreibweise.
Testen Sie jede Präsentation mindestens am Vortag mit dem vorgesehenen Laptop, Projektor, HDMI-Kabel und Adapter. Legen Sie Ersatzkabel, Ladegeräte und eine Powerbank bereit und prüfen Sie Mikrofone sowie Präsentationsklicker vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen medizinischen Kongress organisieren?: Starten Sie idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Räume, Referenten und Akkreditierung brauchen den größten Vorlauf; Technik, Catering und Drucksachen werden danach verbindlich abgestimmt.
Wann sollte man Referenten für einen medizinischen Kongress einladen?: Laden Sie Referenten etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin ein. Setzen Sie eine feste Rückmeldefrist und fordern Sie Vortragstitel, Kurzbiografie und Präsentationstermin gesammelt an.
Wann müssen Präsentationen bei einem Kongress vorliegen?: Fordern Sie die finalen Präsentationen spätestens 5 bis 7 Tage vorher an. Die technische Prüfung sollte am Vortag mit den tatsächlich eingesetzten Laptops, Projektoren und Adaptern erfolgen.
Wie viele Namensschilder und Zertifikate sollte man drucken?: Drucken Sie anhand der geprüften Teilnehmerliste und halten Sie zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Kontrollieren Sie Namen, Titel und Akkreditierungsangaben spätestens am Tag vor dem Kongress.

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