Cómo organizar un congreso médico sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Empieza con la fecha, el programa y la reserva del recinto. Intenta cerrar las salas antes de invitar a los ponentes, porque su capacidad y el horario condicionan todo el formulario de inscripción.
• Pide los datos de cada ponente y sus necesidades técnicas en el momento de confirmar la invitación. Solicita las presentaciones completas al menos 7 días antes para probarlas en los portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos y adaptadores HDMI.
• No dejes la acreditación para el final: tramítala antes de abrir las inscripciones y prepara los certificados con los nombres de la lista de participantes. Imprime acreditaciones y programas como mínimo 2 días antes, no la víspera.
• Cierra las preferencias dietéticas y las inscripciones 3 días antes de contratar las cantidades definitivas de catering. Reserva también tazas de café, mesas de buffet y personal o asistencia técnica según el número previsto.
• Haz un recorrido del recinto el día anterior: coloca las señales hacia las salas, prepara las mesas de registro, portabadges, lanyards, portapapeles y bolígrafos, y comprueba al menos un micrófono, un proyector y cada tipo de conexión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso médico?

Empieza entre 4 y 6 meses antes si habrá varios ponentes, acreditación y más de una sala. Reserva el recinto y contacta con los ponentes durante las primeras 2 semanas; deja al menos 3 meses para gestionar inscripciones y programa.

¿Cuándo debo cerrar el programa de un congreso médico?

Procura tener una versión casi definitiva 6 semanas antes y publicarla cuando estén confirmados los horarios y ponentes principales. Reserva los últimos 7 días para cambios menores, recopilación de presentaciones y comprobaciones técnicas.

¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y los certificados?

Comprueba la lista de participantes 3 días antes y prepara los certificados con los datos revisados. Imprime las acreditaciones, programas y señalización al menos 2 días antes para disponer de tiempo si falta un nombre o una sala cambia.

¿Cuándo se confirma el catering de un congreso?

Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma las cantidades definitivas 3 días antes. Añade un pequeño margen sobre las inscripciones cerradas, especialmente para café y agua, y enfría las bebidas el día anterior.

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