Organiser un congrès médical, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par bloquer la date, les salles et le programme prévisionnel au moins 4 à 6 mois avant le congrès. Prévoyez une salle principale et des espaces distincts pour l’accueil, les pauses et les interventions parallèles.
• Invitez les intervenants dès que le programme est suffisamment stable, puis fixez une date limite pour recevoir leur biographie, leur titre, leur présentation et leurs besoins techniques. Une relance 3 semaines avant l’événement évite les dossiers incomplets.
• Lancez la demande d’accréditation avant l’ouverture des inscriptions : le délai dépend de l’organisme compétent et peut modifier les informations à publier. Affichez ensuite clairement les conditions d’obtention des certificats.
• Fermez les inscriptions et les quantités de restauration quelques jours avant le congrès, après avoir vérifié les régimes alimentaires. Comptez séparément les participants, les intervenants et l’équipe afin d’éviter un manque de repas ou de boissons.
• Organisez un test technique complet la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture : présentations, projecteurs, écrans, microphones, câbles, adaptateurs et rallonges. Conservez les fichiers sur un ordinateur de secours et vérifiez chaque intervention dans son format final.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès médical ?

Prévoyez généralement 4 à 6 mois pour un congrès de taille moyenne. Comptez davantage si l’accréditation, les intervenants internationaux ou plusieurs salles sont nécessaires.

Quand envoyer les invitations à un congrès médical ?

Envoyez une première invitation 8 à 12 semaines avant la date, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Une relance peut partir 3 à 4 semaines avant la clôture des inscriptions.

Quand demander l’accréditation d’un congrès médical ?

Déposez la demande dès que la date, le programme et les intervenants principaux sont confirmés, idéalement 3 à 4 mois avant l’événement. Vérifiez le délai de traitement de l’organisme concerné avant de publier la promesse de crédits.

Quand récupérer les présentations des intervenants ?

Fixez une date limite 5 à 7 jours avant le congrès, puis vérifiez les fichiers au plus tard la veille. Cette marge permet de corriger un format incompatible, une vidéo manquante ou un problème de police.

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