Matineekonzert organisieren: die praktische Checkliste

Ein Matineekonzert beginnt nicht erst mit dem ersten Ton. Programm, Raumaufteilung, Künstler, Technik und Catering müssen zeitlich zusammenpassen – besonders bei einem frühen Einlass. Plane die entscheidenden Absprachen mehrere Wochen vorher und halte technische Anforderungen schriftlich fest. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Soundcheck, Empfang und die Kontrolle der Besucherliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzertdatum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
Künstler und Techniker bestätigen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Technische Anforderungen festhalten
2 Personen
Ablaufplan und Programm drucken
Besucherliste und Tickets prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Frisches Catering kühlen
Standortschlüssel abholen
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
Stühle in Konzertbestuhlung stellen
3 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone und Ständer aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Licht auf die Bühne richten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Eingang und Beschilderung einrichten
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
Garderobe einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Kaltbuffet einrichten
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
Technik und Notausgänge prüfen
2 Personen
Team kurz einweisen
4 Personen

Event

Türen öffnen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Tickets und Besucherliste prüfen
2 Personen
Programmhefte verteilen
Garderobe besetzen
2 Personen
Konzert ankündigen
Bühnentechnik bedienen
2 Personen
Pausenverpflegung bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausenraum ordentlich halten
Zweiten Konzertteil ankündigen
Bühnentechnik abschließen
2 Personen
Künstler zum Abreiseort begleiten
Besucher verabschieden
2 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering abdecken
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Instrumente und Kabel wegräumen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste und Abfall entsorgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
EmpfangstischAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6
BühnenelementeAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
NotenpulteAnz. 8
Lampen für NotenpulteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
XLR-KabelAnz. 8
InstrumentenkabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
Laptop für Musik

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 4
StehlampenAnz. 4
LichtstativeAnz. 2

Geschirr

TrinkgläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
ServierplattenAnz. 90
TortenplattenAnz. 90
TeelöffelAnz. 100
ServiertellerAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
ServierschalenAnz. 8

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
TischläuferAnz. 8
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Sonstiges

GarderobennummernAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 100
NamensschilderAnz. 20
StifteAnz. 10
Ticket-ChecklisteAnz. 3
Kassette für Bargeld
Erste-Hilfe-Set
TaschenlampenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Konzertdatum und Raumaufteilung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit für Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung mit Künstlern und Technik.
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Konzert und erfasse dabei Ernährungswünsche. Daraus leitest du Cateringmengen, Geschirr und die Sitzordnung ab, statt am Morgen improvisieren zu müssen.
Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Saal, Eingang, Bühnenbereich und Stromwege müssen kontrolliert sein, bevor Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Instrumente angeschlossen werden.
Führe den Soundcheck spätestens 60 Minuten vor Konzertbeginn durch. Teste dabei nicht nur Mikrofone und Lautsprecher, sondern auch DI-Boxen, Instrumentenkabel, Notenpultlampen und die Lautstärke im Publikumsbereich.
Bereite lagerfähiges Catering am Vortag vor und kühle frische Speisen rechtzeitig. Für den Empfang brauchst du neben Servierplatten und Zangen auch ausreichend Trinkgläser, Kaffeetassen, Teelöffel und Servierteller.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Matineekonzert planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Künstler, Techniker und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Matineekonzert stattfinden?: Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein. Plane für Aufbau und Tests insgesamt mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein.
Wie viel Catering brauche ich für ein Matineekonzert?: Ermittle die Menge nach der bestätigten Besucherliste und den erfassten Ernährungswünschen, idealerweise 7 Tage vorher. Rechne für den Empfang mit Trinkgläsern und Kaffeetassen für jede angemeldete Person plus etwa 10 Prozent Reserve.
Wann verschickt man Einladungen für ein Matineekonzert?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 7 Tage vorher, damit Catering und Sitzplätze rechtzeitig festgelegt werden können.

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