Matineeconcert organiseren: checklist en planning

Een matineeconcert vraagt om een strakke voorbereiding, vooral omdat ontvangst, catering en techniek op dezelfde dag samenkomen. Leg eerst datum, programma, locatie en artiesten vast; verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering bestelt. Plan op de dag zelf voldoende tijd voor het lossen van stoelen en tafels, de concertopstelling en de geluidsinstallatie. Deze checklist bevat 67 taken en 59 benodigdheden, zodat je niets vergeet tussen de eerste uitnodiging en het laatste instrument.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Technische wensen vastleggen
2 personen
Draaiboek en programma printen
Bezoekerslijst en tickets controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Verse catering koelen
Locatiesleutels ophalen
Zaal en entree inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen lossen
4 personen
Stoelen in concertopstelling zetten
3 personen
Tafels voor ontvangst opstellen
2 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons en standaards plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Licht op podium richten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Entree en bewegwijzering inrichten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Koelbuffet inrichten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Techniek en nooduitgangen controleren
2 personen
Team kort instrueren
4 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Tickets en bezoekerslijst controleren
2 personen
Programmaboekjes uitdelen
Garderobe innemen
2 personen
Concert aankondigen
Podiumtechniek bedienen
2 personen
Pauzecatering klaarzetten
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzeruimte netjes houden
Tweede concertdeel aankondigen
Podiumtechniek afronden
2 personen
Artiesten begeleiden naar vertrek
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Overgebleven catering afdekken
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten en kabels opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Overgebleven voedsel koelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten en afval afvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Podiumdelenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 8
Muzieklessenaarlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
XLR-kabelsaantal 8
Instrumentkabelsaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Laptop voor muziek

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Staande lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Schotelsaantal 90
Gebaksbordjesaantal 90
Theelepelsaantal 100
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Overig

Garderobenummersaantal 120
Programmaboekjesaantal 100
Naamkaartjesaantal 20
Pennenaantal 10
Ticketcontrolelijstaantal 3
Contantgeldkistje
EHBO-set
Zaklampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met twee planningen: een voorbereidingsplanning en een draaiboek voor de concertdag. Zet de geluidscheck, het ophalen van de locatiesleutels en het controleren van de bezoekerslijst op vaste tijdstippen.
Verstuur uitnodigingen pas nadat programma, locatie en aanmeldwijze vaststaan. Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het concert, zodat je aantallen, tickets en dieetwensen nog kunt verwerken.
Houdbare catering kan eerder klaarstaan, maar verse catering hoort gekoeld te blijven tot het uitserveren. Tel servies voor het volledige verwachte bezoekersaantal en leg extra drinkglazen en koffiekopjes apart.
Reserveer voor de zaalopbouw een aparte ploeg: stoelen in concertopstelling, ontvangsttafels en garderoberekken kosten meer tijd dan alleen meubels neerzetten. Houd de podiumzone vrij voordat luidsprekers, microfoons en instrumenten naar binnen gaan.
Test alle techniek met de uiteindelijke opstelling. Controleer mengpaneel, XLR-kabels, instrumentkabels, DI-boxen, verlengkabels en stekkerdozen tijdens de geluidscheck, en werk kabels daarna af met kabelmatten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een matineeconcert organiseren?: Leg datum, programma, locatie en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra deze onderdelen bevestigd zijn, zodat je uiterlijk enkele dagen voor het concert definitieve aantallen en dieetwensen hebt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een matineeconcert?: Plan minimaal 3 uur voor lossen, zaalindeling, podiumzone, geluidsapparatuur, verlichting en instrumenten. Reserveer daarna nog minstens 60 minuten voor de geluidscheck en het oplossen van technische problemen.
Wanneer moet ik de catering voor een matineeconcert regelen?: Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen binnen zijn en bestel of koop de catering uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf. Zet houdbare producten eerder klaar en bewaar verse catering gekoeld tot de ontvangst.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor een matineeconcert?: Neem het definitieve aantal aangemelde bezoekers als basis en houd voor stoelen en servies ongeveer 5 procent reserve aan. Controleer op de concertdag ook of ontvangsttafel, koffiehoek en garderobe praktisch bereikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.