Organiser un concert de l’après-midi : la checklist

Un concert de l’après-midi demande surtout une bonne coordination entre la salle, les artistes, l’accueil et la technique. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu avant de confirmer les besoins des musiciens et des techniciens. Les invitations et les inscriptions déterminent le nombre de chaises, de repas et de boissons à prévoir. Le jour même, garde assez de temps pour installer la salle, raccorder la sonorisation et effectuer une vraie vérification du son avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme du concert
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Confirmer les artistes et les techniciens
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le déroulé et le programme
Vérifier la liste des visiteurs et les billets
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Réfrigérer les produits traiteur frais
Récupérer les clés du lieu
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Installer les chaises en configuration concert
3 personnes
Installer les tables d'accueil
2 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Diriger la lumière vers la scène
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager l’entrée et la signalétique
2 personnes
Préparer les livrets de programme
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le buffet froid
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Vérifier la technique et les issues de secours
2 personnes
Briefer rapidement l’équipe
4 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets et la liste des visiteurs
2 personnes
Distribuer les livrets du programme
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
Annoncer le concert
Gérer la technique de scène
2 personnes
Préparer la collation de la pause
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
Annoncer la deuxième partie du concert
Finaliser la technique de scène
2 personnes
Accompagner les artistes jusqu’au départ
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les instruments et les câbles
3 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Refroidir les restes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les restes et les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table d’accueilqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6
Éléments de podiumqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Pupitres de musiqueqté 8
Lampes de pupitre pour musiciensqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles XLRqté 8
Câbles d'instrumentsqté 6
Passe-câblesqté 8
Ordinateur portable pour la musique

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Lampadairesqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 90
Plateauxqté 90
Assiettes à pâtisserieqté 90
Cuillères à caféqté 100
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Autre

Numéros de vestiaireqté 120
Brochures du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 10
Liste de contrôle des billetsqté 3
Caisse à espèces
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et son agencement avant d’envoyer les invitations. Précise la configuration concert, l’emplacement de l’accueil et la zone réservée au podium afin d’éviter de déplacer les chaises le jour même.
Demande les besoins alimentaires et techniques au moment de l’inscription, puis fixe une date limite au moins 7 jours avant le concert. Tu pourras ainsi calculer le catering et vérifier les microphones, boîtiers DI, câbles et prises nécessaires.
Prévois l’arrivée des techniciens suffisamment tôt pour installer les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et les instruments. Une vérification du son doit être terminée avant l’ouverture des portes, pas pendant l’accueil des visiteurs.
Imprime le déroulé, le programme et la liste des visiteurs avant le jour du concert. Garde une copie à la table d’accueil et une autre près de la régie pour ne pas dépendre d’un ordinateur ou d’une connexion internet.
Réserve un créneau distinct pour le refroidissement des produits traiteur frais et pour la mise en place de la vaisselle. Les verres, tasses, plateaux, assiettes et pinces de service sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert de l’après-midi ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant le concert, avec une date limite d’inscription fixée au moins 7 jours avant. Ce délai laisse le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la liste des visiteurs.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation d’un concert ?: Prévois au minimum 2 heures pour installer les haut-parleurs, microphones, pieds, câbles, table de mixage et instruments. Ajoute ensuite 30 à 45 minutes pour la vérification du son et les ajustements avec les artistes.
Quand faut-il récupérer les clés de la salle ?: Récupère-les au moins 1 jour avant si c’est possible, ou dès l’ouverture du lieu le jour du concert. Cela évite de perdre du temps avant l’installation des chaises, des tables et du matériel technique.
Quand acheter le catering pour un concert l’après-midi ?: Achète les produits de longue conservation quelques jours avant, puis récupère ou achète les produits frais le jour même ou la veille. Réfrigère immédiatement les produits traiteur frais et finalise les quantités après la clôture des inscriptions.

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