Einkaufsliste für eine Maschinenbaumesse

Für eine Maschinenbaumesse brauchst du mehr als Messestände und Demomaschinen. Plane den Bedarf für Aussteller, Besucher, Registrierung, Vorträge und Catering getrennt, damit am Messetag nichts fehlt. Besonders häufig werden Kabelmatten, zusätzliche Stromverlängerungen, Namensschilder und Verbrauchsmaterial für den Druck zu spät besorgt. Die folgende Einkaufsliste passt zu einem Messeplan mit Ausstellerständen, Besucherregistrierung und technischem Programm.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StandwändeAnz. 20
AusstellertischeAnz. 20
MessetischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
TransportwagenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
DruckerAnz. 2
BildschirmeAnz. 6
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
KabelmattenAnz. 20
USB-SticksAnz. 10
DemomaschinenAnz. 4
WerkzeugkofferAnz. 4
SicherheitsabsperrungenAnz. 12

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 20
SchreibtischlampenAnz. 8

Dekoration

FirmenbannerAnz. 12
Roll-Up-BannerAnz. 10
StandnummernschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 10
InformationsbroschürenAnz. 500
PräsentationsregaleAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
KühlgitterAnz. 4
LebensmittelbehälterAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
StaubsaugerAnz. 2
HandfegerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 8 Packungen
- Schwarzer Tee - 6 Kartons
- Kräutertee - 3 Packungen
- Kakaopulver - 2 Packungen
- Zuckersticks - 500 Stück
- Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronensaft - 2 Flaschen
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 40 Flaschen
- Cola Zero - 40 Flaschen
- Orangenlimonade - 24 Flaschen
- Eistee - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Knabbereien - 8 Tüten
- Nussmix - 8 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Toast - 12 Packungen
- Cracker - 10 Packungen
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Junger Käse - 5 Kilogramm
- Brie - 3 Kilogramm
- Räucherhähnchen - 2 Kilogramm
- Vegetarischer Aufstrich - 8 Becher
- Gurke - 20 stuks
- Cherrytomaten - 6 Kilogramm
- Möhren - 4 kilogramm
- Paprika - 30 Stück
- Trauben - 8 Kilogramm
- Äpfel - 80 Stück
- Birnen - 60 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Mini-Sandwiches - 350 Stück
- Wraps - 150 Stück
- Vegetarische Wraps - 100 Stück
- Mini-Quiches - 180 Stück
- Vegetarische Mini-Quiches - 100 Stück
- Bitterballen - 250 Stück
- Vegetarische Snacks - 150 Stück
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 3 Gläser
- Sambal - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 2 Packungen
- Schwarzer Pfeffer - 2 Döschen
- Paprikapulver - 2 Dosen
- Knoblauchpulver - 2 Dosen
- Servietten - 1000 Stück
- Papier-Kaffeebecher - 500 Stück
- Holzrührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Plastikhandschuhe - 500 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 4 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Lufterfrischer - 6 Sprühdosen
- Etiketten - 500 Stück
- Kugelschreiber - 50 Stück
- Permanentmarker - 20 Stück

Tipps

Plane pro Aussteller einen Tisch, zwei Stühle und eine klar markierte Standfläche ein. Für Gespräche am Stand sind zusätzlich ein bis zwei Barhocker sinnvoll, wenn der Platz dafür reicht.
Halte für Registrierung und Badge-Ausgabe mindestens zwei Laptops oder Tablets, einen Drucker und ausreichend Papier bereit. Sortiere die Namensschilder vor dem Einlass alphabetisch oder nach Aussteller, damit die Ausgabe nicht ins Stocken gerät.
Rechne bei Getränken für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühlboxen und gekühlte Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass vor Ort sein.
Kaufe Verlängerungskabel nicht nur nach Anzahl der Stände, sondern nach den tatsächlichen Stromwegen. Sichere jede Querung mit Kabelmatten und prüfe Projektoren, Bildschirme, Mikrofone und Lautsprecher mindestens am Vortag.
Vergiss den Bedarf hinter den Kulissen nicht: Abfallbehälter, Kleiderständer, Transportwagen, USB-Sticks und Werkzeugkoffer werden während Auf- und Abbau gebraucht. Lege Sicherheitsabsperrungen und die Sicherheitsanweisungen vor Öffnung sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Maschinenbaumesse?: Für die Grundausstattung brauchst du Standwände, Ausstellertische, Stühle, Registrierungsmobiliar, Laptops oder Tablets, Drucker, Bildschirme sowie Technik für Vorträge. Ergänze Kabelmatten, Verlängerungskabel, Beleuchtung, Namensschilder, Getränke und Abfallbehälter.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Messe?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und kühle die Getränke spätestens 60 Minuten vor Beginn.
Wie viel Technik brauche ich pro Messestand?: Plane mindestens einen Bildschirm oder eine vergleichbare Präsentationsmöglichkeit pro Stand mit technischem Bedarf ein. Prüfe Stromanschlüsse und Kabellängen spätestens am Vortag; für gemeinsame Vorträge brauchst du zusätzlich Projektor, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher.
Wann sollte ich die Einkaufsliste für die Messe fertigstellen?: Schließe die Liste mindestens 7 Tage vor der Maschinenbaumesse ab, damit fehlende Möbel, Technik und Drucksachen noch beschafft werden können. Getränke, Kühlboxen und Verbrauchsmaterial kannst du 1 bis 2 Tage vorher final kontrollieren.

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