Malkurs organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Malkurs steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Raum muss für Arbeitstische und Staffeleien geeignet sein, das Material vollständig und die Teilnehmerliste aktuell. Plane nicht nur Leinwände und Farben, sondern auch Schutzfolie, Wasserbecher, Trockengestelle und die Stromversorgung für Technik ein. Kläre Anmeldungen, Zahlungen und Ernährungswünsche frühzeitig. Am Veranstaltungstag bleibt dann genug Zeit, die Arbeitsplätze einzurichten und den Check-in vorzubereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Workshopleiter festlegen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Zahlungen prüfen
Programm bestätigen
Bedarf erfassen
2 Personen
Malmaterial besorgen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
Catering bestellen
Technik prüfen
Teilnehmerinformationen versenden
Materialien beschriften
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Farben und Leinwände prüfen
2 Personen
Catering vorbereiten
2 Personen
Transport beladen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Staffeleien aufstellen
2 Personen
Malmaterialien bereitlegen
3 Personen
Werktafeln schützen
2 Personen
Catering aufbauen
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Programm vorstellen
Maltechnik demonstrieren
Teilnehmende betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
Arbeitsblätter austauschen
Snacks servieren
2 Personen
Werkstücke trocknen lassen
2 Personen
Mahlzeit servieren
3 Personen
Malmaterial auffüllen
Zweite Malrunde begleiten
2 Personen
Werkstücke fotografieren
Werkstücke sicher verpacken
2 Personen
Teilnehmer auschecken
Nachbereitung
Malmaterialien sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Arbeitsbereich reinigen
3 Personen
Materialien wieder einpacken
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- StaffeleienAnz. 20
- Check-in-Tisch
- Buffet-TischAnz. 2
Malmaterial
- LeinwändeAnz. 24
- AcrylfarbsetsAnz. 24
- PinselsetsAnz. 24
- PalettenAnz. 24
- MischschalenAnz. 30
- WasserbecherAnz. 30
- MalermesserAnz. 12
- SchwämmeAnz. 24
- BleistifteAnz. 30
- RadiergummisAnz. 24
- LinealeAnz. 12
- FixiersprayAnz. 4
- NamensaufkleberAnz. 30
- WerkstücketikettenAnz. 30
- SchutzfolieAnz. 6
- AbdeckbandAnz. 8
- TrockengestelleAnz. 4
- ArbeitsmappenhüllenAnz. 24
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektorleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 30
- Mehrweg-TellerAnz. 30
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 30
- KaffeetassenAnz. 24
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- KühlboxenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandfegerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Teilnehmerzahl spätestens eine Woche vor dem Kurs fest. So kannst du Leinwände, Acrylfarbsets, Pinsel und Sitzplätze passend prüfen und fehlendes Material rechtzeitig nachkaufen.
- Schütze Werktafeln und Böden vor dem Aufbau mit Schutzfolie und Abdeckband. Halte zusätzlich Wasserbecher, Mischschalen und Schwämme an jedem Arbeitsplatz bereit, damit niemand während der Einführung suchen muss.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Arbeitstische, Stühle und Staffeleien brauchen Platz, und Trockengestelle sollten so stehen, dass fertige Bilder nicht im Durchgang umkippen.
- Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Malkurs. Nenne Beginn, Ort, Ablauf, Hinweise zu Kleidung sowie eine Frist für offene Ernährungswünsche oder Rückfragen.
- Prüfe Laptop, Beamer, Projektorleinwand und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Eine kurze Funktionsprüfung verhindert, dass die Einführung wegen fehlender Anschlüsse oder leerer Akkus verspätet beginnt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Malkurs organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Festlegung der Kursleitung. Einladungen und Anmeldungen können danach direkt starten, während du Materialbedarf und Catering anhand der Teilnehmerzahl planst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Malkurs?
- Rechne für einen vollständigen Aufbau mit 60 bis 90 Minuten. Darin enthalten sind Tische, Stühle, Staffeleien, Schutzfolie, Materialplätze, Check-in und Catering; bei unbekannter Location solltest du 30 Minuten Puffer einplanen.
- Wann muss ich Malmaterial für den Malkurs prüfen?
- Prüfe Farben, Leinwände, Pinsel und Verbrauchsmaterial spätestens 7 Tage vorher. Eine zweite Kontrolle am Vortag stellt sicher, dass nichts fehlt, beschädigt ist oder für die tatsächliche Teilnehmerzahl nicht ausreicht.
- Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?
- Schicke die Informationen 3 bis 5 Tage vor dem Kurs und nenne dabei Ort, Startzeit, Programm und organisatorische Hinweise. Frage offene Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher ab, damit das Catering angepasst werden kann.
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