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Malkurs organisieren: die komplette Checkliste

Ein Malkurs steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Teilnehmenden brauchen einen passenden Arbeitsplatz, vollständiges Material und klare Informationen zum Ort. Plane zuerst Termin, Raum und Workshopleitung, danach Anmeldungen, Verpflegung und Einkauf. In den letzten Tagen prüfst du die Teilnehmerliste und legst Leinwände, Farben, Pinsel und weiteres Zubehör pro Platz bereit. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Empfang und eine kurze Einführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Workshopleiter festlegen

  • Bedarf erfassen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Catering bestellen

  • Malmaterial bestellen

  • Ort und Route teilen

  • Anmeldungen und Ernährungswünsche überprüfen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Malmaterial abholen

    2 Personen

  • Materialien pro Teilnehmer bereitlegen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Staffeleien aufstellen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    2 Personen

  • Beleuchtung und Musik testen

  • Getränke kühlen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

  • Empfangsbereich einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze zuweisen

    2 Personen

  • Workshop erklären

  • Maltechnik demonstrieren

  • Teilnehmende betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Werkbänke zwischendurch reinigen

  • Pausensnacks auffüllen

  • Endergebnisse trocknen lassen

    2 Personen

  • Gemälde sicher verpacken

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Farbreste sichern

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Arbeitsbereich reinigen

    2 Personen

  • Malutensilien trocknen und verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

  • Teilnehmerfotos versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 20
  • Präsentationstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Malmaterial

  • LeinwändeAnz. 20
  • StaffeleienAnz. 20
  • AcrylfarbsetsAnz. 20
  • Pinsel kleinAnz. 40
  • Pinsel mittelAnz. 40
  • Pinsel großAnz. 20
  • MischpalettenAnz. 20
  • WasserschalenAnz. 20
  • BleistifteAnz. 25
  • RadiergummisAnz. 20
  • MalermesserAnz. 20
  • MalschürzenAnz. 20
  • TrockengestelleAnz. 2
  • PutztücherAnz. 20
  • AbklebebandAnz. 6
  • Palette-MesserAnz. 20

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 25
  • TellerAnz. 25
  • BestecksetsAnz. 25

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • ServierplattenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 20
  • StifteAnz. 25

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • SchwammtücherAnz. 12
  • MülleimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Raum und Route spätestens zwei Wochen vor dem Malkurs und teile beides mit der Einladung. Prüfe außerdem, ob Tische, Stühle, Staffeleien und ausreichend Licht vorhanden sind.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und schließe die Teilnehmerliste etwa 5 bis 7 Tage vorher. So kannst du Catering, Getränke und Materialmengen passend bestellen.
  • Lege für jede Person einen vollständigen Arbeitsplatz an: Leinwand, Acrylfarben, je einen kleinen, mittleren und großen Pinsel, Mischpalette, Wasserschale und Malschürze. Rechne bei fehlenden Angaben mindestens eine Leinwand und ein vollständiges Pins elset pro Teilnehmer ein.
  • Baue Tische und Staffeleien mindestens 90 Minuten vor Beginn auf und stelle Trockengestelle außerhalb der Laufwege bereit. Abklebeband, Putztücher und Radiergummis werden oft erst während des Kurses vermisst.
  • Bereite Empfang, Kaffee, Tee und gekühlte Getränke vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Weise die Arbeitsplätze zu und erkläre zu Beginn in 10 bis 15 Minuten Material, Ablauf und Aufbewahrung der Bilder.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Malkurs organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Workshopleitung. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du 5 bis 7 Tage vor dem Kurs festlegen.
Wie viel Malmaterial braucht man pro Teilnehmer?
Plane mindestens eine Leinwand, ein Acrylfarbset, eine kleine, mittlere und große Bürste, eine Mischpalette, eine Wasserschale, einen Bleistift und einen Radiergummi pro Person ein. Zusätzlich brauchst du gemeinsames Zubehör wie Putztücher, Abklebeband und Trockengestelle.
Wann soll der Raum für einen Malkurs aufgebaut werden?
Beginne 90 bis 120 Minuten vor dem Start mit Tischen, Stühlen und Staffeleien. Materialplätze, Empfangsbereich, Getränke sowie Licht und Musik sollten spätestens 30 Minuten vor Beginn fertig sein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Malkurs?
Rechne für das erste Kursstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kaffee und Tee kannst du in Thermoskannen vorbereiten und kurz vor Beginn nach Bedarf auffüllen.

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