Checklist voor een goed georganiseerde schilderworkshop

Een schilderworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en doeken klaarzetten. Je moet deelnemers, begeleider, locatie, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met de reservering en bevestig daarna het programma, de aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je alle acrylverfsets, penselen, schildersdoeken en beschermfolie. Op de dag zelf werk je van ontvangst naar opbouw: eerst tafels en stoelen, daarna ezels en materialen, zodat deelnemers direct kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshopbegeleider vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Betalingen controleren
Programma bevestigen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Schildermateriaal inkopen
2 personen
Boodschappenlijst maken
Catering bestellen
Techniek controleren
Deelnemersinformatie versturen
Materialen labelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verf en doeken controleren
2 personen
Catering voorbereiden
2 personen
Transport laden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Schildersezels plaatsen
2 personen
Schildermaterialen klaarleggen
3 personen
Werktafels beschermen
2 personen
Catering uitstallen
2 personen
Inchecktafel inrichten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Schildertechniek demonstreren
Deelnemers begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Werkbladen vervangen
Hapjes serveren
2 personen
Werkstukken laten drogen
2 personen
Maaltijd serveren
3 personen
Schildermaterialen aanvullen
Tweede schilderronde begeleiden
2 personen
Werkstukken fotograferen
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Deelnemers uitchecken

Nazorg

Schildermateriaal verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Werkruimte schoonmaken
3 personen
Materialen terug inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Schildersezelsaantal 20
Inchecktafel
Buffettafelaantal 2

Schildermateriaal

Schildersdoekenaantal 24
Acrylverfsetsaantal 24
Penselensetsaantal 24
Palettenaantal 24
Mengbakjesaantal 30
Waterbekersaantal 30
Schildersmessenaantal 12
Sponzenaantal 24
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 24
Linialenaantal 12
Fixeersprayaantal 4
Naamstickersaantal 30
Werkstuklabelsaantal 30
Beschermfolieaantal 6
Schilderstapeaantal 8
Droogrekkenaantal 4
Werkstukhoezenaantal 24

Apparatuur

Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de materiaalcontrole uiterlijk één week vooraf. Tel per deelnemer een schildersdoek, een palet, een mengbakje, een waterbeker en een penselenset; leg extra exemplaren apart voor schade of vergeten materiaal.
Maak de deelnemerslijst drie dagen vooraf definitief en controleer dan ook betalingen en dieetwensen. Gebruik naamstickers bij de inchecktafel, zodat je ontvangst niet ophoudt bij losse lijstjes.
Bescherm iedere werktafel vóór het plaatsen van de verf met beschermfolie en schilderstape. Leg daarna pas doeken, acrylverfsets en penselen klaar; zo voorkom je verf op tafels en zoekwerk tijdens de start.
Regel droogruimte vóór de workshop begint. Zet droogrekken klaar en label werkstukken voordat er geschilderd wordt; een nat schilderij zonder naam is later lastig aan de juiste deelnemer te koppelen.
Test laptop, beamer, beamerdoek, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Controleer op locatie nogmaals de stroompunten, omdat een demonstratie niet kan starten als de techniek pas tijdens de ontvangst wordt aangesloten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel schilderdoeken heb ik nodig voor een schilderworkshop?: Reken op één schildersdoek per deelnemer plus 10 procent reserve. Bij 20 deelnemers leg je dus 22 doeken klaar, zodat een beschadigd of verkeerd gebruikt doek geen probleem wordt.
Wanneer moet ik de materialen voor een schilderworkshop inkopen?: Koop verf, doeken en verbruiksmateriaal uiterlijk één week vooraf. Controleer alles nogmaals twee dagen voor de workshop en label de werkstukken en materialen vóór de deelnemers binnenkomen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een schilderworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Zet eerst tafels, stoelen en beschermfolie neer, plaats daarna de ezels en leg als laatste verf, penselen, waterbekers en andere materialen klaar.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk drie dagen voor de workshop. Bevestig het definitieve aantal deelnemers daarna aan de cateraar en controleer het bij ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.