So organisierst du einen Lottoabend ohne Leerlauf
Ein Lottoabend steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Genehmigung und Preise klären, dann Einladungen, Lose und Helfer organisieren. Kurz vor dem Termin müssen Gewinne, Kasse und Gewinnlose zusammenpassen. Plane den Aufbau so, dass Eingang, Losverkauf, Preistisch und Tombola getrennt funktionieren. Dieser Ablauf hilft dir außerdem, typische Engpässe bei Getränken, Kaffee und der Ausgabe der Gewinne rechtzeitig zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Lotteriegenehmigung prüfen
- 2
Preise festlegen
2 Personen
- 3
Preissponsoren ansprechen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Vertriebskanäle öffnen
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Preise und Materialien reservieren
2 Personen
- 9
Lose und Verkaufstickets bestellen
- 10
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 11
Werbung aufhängen
2 Personen
- 12
Preise abholen
2 Personen
- 13
Preise inventarisieren
2 Personen
- 14
Preise etikettieren
2 Personen
- 15
Gewinnlose vorbereiten
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Tickets und Geldkasse prüfen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 19
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 20
Verkaufsstand einrichten
2 Personen
- 21
Preistisch aufbauen
3 Personen
- 22
Tombolatisch einrichten
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 28
Briefing für das Empfangspersonal geben
2 Personen
- 29
Das Trekking-Team briefen
3 Personen
Event
- 30
Eingang öffnen
3 Personen
- 31
Lose verkaufen
3 Personen
- 32
Anmeldungen erfassen
2 Personen
- 33
Preise erläutern
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Tische und Saal ordentlich halten
2 Personen
- 38
Verlosung ankündigen
- 39
Gewinnlose ziehen
3 Personen
- 40
Gewinner und Preise registrieren
2 Personen
- 41
Preise an die Gewinner überreichen
3 Personen
- 42
Verkauf und Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Raum aufräumen
4 Personen
- 46
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 47
Saal und Küche reinigen
3 Personen
- 48
Geräte ausschalten
2 Personen
- 49
Restbestand einlagern
2 Personen
- 50
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 51
Nicht ausgegebene Preise zustellen
2 Personen
- 52
Bargeld sicher einzahlen
2 Personen
- 53
Gewinnerliste veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- TischdeckenAnz. 10
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabeltrommelnAnz. 2
- Losbox
- GeldkassetteAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- MesserAnz. 100
Küche
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- KühltaschenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- TischnummernAnz. 10
- PreislisteAnz. 6
- PfeileAnz. 12
Büro
- TicketrollenAnz. 10
- TicketschalenAnz. 4
- StifteAnz. 20
- MarkerAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 6
- PapierumschlägeAnz. 100
- GewinnloseAnz. 200
- EtikettenAnz. 200
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Lotteriegenehmigung, bevor du Einladungen verschickst oder Lose bestellst. Kläre dabei auch, welche Angaben und Fristen für den Lottoabend gelten.
- Lege Preise und Sponsoren früh fest und reserviere die benötigten Materialien. Hole die Gewinne spätestens einige Tage vorher ab, erfasse sie in einer Inventarliste und etikettiere jedes Stück.
- Bestelle Lose und Verkaufstickets mit Reserve und teile den Verkauf auf feste Kanäle auf. Prüfe am Veranstaltungstag, ob Tickets, Preisliste und Geldkasse vollständig am Eingang liegen.
- Erstelle den Helferplan nicht nur für den Einlass: Du brauchst getrennte Zuständigkeiten für Losverkauf, Moderation, Kasse, Getränkestation und Gewinnausgabe. Plane je Bereich eine Ablösung ein, damit niemand den ganzen Abend gebunden ist.
- Baue Eingang, Verkaufsstand, Preistisch und Tombolatisch vor dem Einlass auf und teste Lautsprecher, Mikrofon sowie Verlängerungskabel. Stelle Getränke kalt und bereite Kaffee- und Teestation so vor, dass Tassen, Kannen und Löffel direkt griffbereit sind.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Lottoabend anmelden?
- Prüfe die Genehmigung, bevor Werbung und Einladungen herausgehen. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf ein, damit Rückfragen geklärt werden können.
- Wie viele Lose brauche ich für einen Lottoabend?
- Bestelle die Lose erst nach einer belastbaren Anmeldung und rechne zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. So kannst du Nachmeldungen und beschädigte Lose auffangen, ohne kurzfristig nachzubestellen.
- Wann sollte ich die Preise für den Lottoabend vorbereiten?
- Inventarisiere und etikettiere alle Preise spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Bereite die Gewinnlose danach getrennt vor und gleiche sie noch einmal mit der Preisliste ab.
- Wie viele Helfer braucht ein Lottoabend?
- Plane mindestens 1 Person für den Eingang, 1 bis 2 für den Losverkauf, 1 für die Moderation und 1 für die Gewinnausgabe ein. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich eine Person für Getränke und eine Ablösung einteilen.
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