Organiser une soirée tombola : la méthode étape par étape
Une soirée tombola se prépare dans un ordre précis : vérifiez d’abord l’autorisation, fixez les prix et sécurisez les lots avant d’ouvrir les ventes. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et le planning des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à récupérer, inventorier et étiqueter les lots, puis à contrôler les billets et la caisse. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer l’accueil, la vente, le tirage et le coin boissons avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Vérifier le permis de tombola
- 2
Fixer les prix
2 personnes
- 3
Contacter les fournisseurs de lots
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Ouvrir les canaux de vente
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Réserver les prix et le matériel
2 personnes
- 9
Commander les billets de loterie et de vente
- 10
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
- 11
Afficher la promotion
2 personnes
- 12
Récupérer les prix
2 personnes
- 13
Inventorier les lots
2 personnes
- 14
Étiqueter les lots
2 personnes
- 15
Préparer les billets gagnants
2 personnes
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Vérifier les billets et la caisse
2 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 19
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
- 20
Aménager le point de vente
2 personnes
- 21
Mettre en place la table des prix
3 personnes
- 22
Installer la table de tirage
2 personnes
- 23
Suspendre la décoration
3 personnes
- 24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 25
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
- 26
Préparer les en-cas
3 personnes
- 27
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 28
Faire le briefing du personnel d'accueil
2 personnes
- 29
Donner le briefing à l’équipe du tirage au sort
3 personnes
Événement
- 30
Ouvrir l’entrée
3 personnes
- 31
Vendre les billets de tombola
3 personnes
- 32
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
- 33
Expliquer les prix
2 personnes
- 34
Servir le café et le thé
2 personnes
- 35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Maintenir les tables et la salle en ordre
2 personnes
- 38
Annoncer le tirage au sort
- 39
Tirer les billets gagnants
3 personnes
- 40
Enregistrer les gagnants et les prix
2 personnes
- 41
Remettre les prix aux gagnants
3 personnes
- 42
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
Suivi
- 43
Faire la vaisselle
3 personnes
- 44
Rassembler les déchets
2 personnes
- 45
Ranger la salle
4 personnes
- 46
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
- 47
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
- 48
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 49
Ranger le stock restant
2 personnes
- 50
Retourner les matériels
2 personnes
- 51
Remettre les prix non distribués
2 personnes
- 52
Déposer la caisse en toute sécurité
2 personnes
- 53
Publier la liste des gagnants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 80
- Nappesqté 10
- Tabouretsqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Rallonges à enrouleurqté 2
- Tombola
- Caisseqté 2
- Calculatricesqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Couteauxqté 100
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 8
- Carafesqté 6
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Sacs isothermesqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 12
- Numéros de tableqté 10
- Listes de prixqté 6
- Flèchesqté 12
Bureau
- Rouleaux de ticketsqté 10
- Bacs à billetsqté 4
- Stylosqté 20
- Marqueursqté 6
- Presse-papiersqté 6
- Enveloppes en papierqté 100
- Billets gagnantsqté 200
- Étiquettesqté 200
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le permis et le budget : obtenez la confirmation de l’autorisation avant d’imprimer les billets ou de lancer la promotion. Fixez aussi les prix des billets suffisamment tôt pour communiquer un tarif unique partout.
- Sécurisez les lots avant d’ouvrir les ventes. Réservez-les auprès des fournisseurs, récupérez-les quelques jours avant la soirée, puis faites un inventaire et attribuez un numéro à chaque lot.
- Fermez les inscriptions au moins 48 heures avant l’événement pour connaître les quantités de boissons, de vaisselle et les besoins alimentaires. Gardez une liste actualisée pour l’accueil et la caisse.
- Attribuez les rôles des bénévoles par créneau : accueil, vente, caisse, service et tirage. Prévoyez au minimum deux personnes à l’accueil et une personne qui ne manipule pas la caisse pendant le tirage.
- Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture. Testez le microphone et les haut-parleurs, branchez les rallonges et multiprises en sécurité, placez les listes de prix et mettez les boissons au frais avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée tombola ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de vérifier le permis, trouver les lots, imprimer les billets, ouvrir les ventes et établir le planning des bénévoles.
- Quand faut-il récupérer les lots d’une tombola ?
- Récupérez-les quelques jours avant la soirée, puis contrôlez-les et étiquetez-les au plus tard la veille. Vous évitez ainsi de découvrir un lot manquant ou endommagé au moment du tirage.
- Combien de bénévoles faut-il pour une soirée tombola ?
- Pour une petite soirée, comptez au moins 6 bénévoles répartis entre l’accueil, la vente, la caisse, le service, l’installation et le tirage. Ajoutez une personne de réserve si les inscriptions dépassent 50 participants.
- Quand fermer les inscriptions pour une soirée tombola ?
- Fermez les inscriptions 48 heures avant l’événement. Vous aurez le temps d’ajuster les achats, de recueillir les informations alimentaires et de préparer les listes d’accueil.
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