Zo organiseer je een loterijavond zonder chaos

Begin een loterijavond niet met versiering, maar met de vergunning, prijzen en verkoop. Zodra duidelijk is hoeveel loten je aanbiedt en welke prijzen beschikbaar zijn, kun je uitnodigingen, verkooppunten en vrijwilligers plannen. Reserveer materialen op tijd en werk op de avond zelf met aparte zones voor entree, verkoop, prijzen en trekking. De meeste problemen ontstaan doordat prijzen te laat worden opgehaald of tickets, geld en winnende loten niet vooraf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Loterijvergunning controleren
2
Prijzen vastleggen
2 personen
3
Leveranciers van prijzen benaderen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Verkoopkanalen openen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Prijzen en materialen reserveren
2 personen
9
Loten en verkooptickets bestellen
10
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
11
Promotie ophangen
2 personen
12
Prijzen ophalen
2 personen
13
Prijzen inventariseren
2 personen
14
Prijzen etiketteren
2 personen
15
Winnende loten voorbereiden
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Tickets en geldkist controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Entreebalie opbouwen
2 personen
20
Verkooppunt inrichten
2 personen
21
Prijzentafel inrichten
3 personen
22
Trekkingstafel inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
Briefing baliepersoneel geven
2 personen
29
Briefing trekkingsteam geven
3 personen

Event

30
Entree openen
3 personen
31
Loten verkopen
3 personen
32
Aanmeldingen registreren
2 personen
33
Prijzen toelichten
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Tafels en zaal netjes houden
2 personen
38
Trekking aankondigen
39
Winnende loten trekken
3 personen
40
Winnaars en prijzen registreren
2 personen
41
Prijzen aan winnaars uitreiken
3 personen
42
Verkoop en kas afsluiten
2 personen

Nazorg

43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Zaal opruimen
4 personen
46
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
47
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Niet-uitgereikte prijzen bezorgen
2 personen
52
Kasgeld veilig afstorten
2 personen
53
Winnaarslijst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Tafelkleedjesaantal 10
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Loterijtrommel
Geldkistaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Messenaantal 100

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelzakkenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelnummersaantal 10
Prijslijstenaantal 6
Pijlenaantal 12

Kantoor

Ticketrollenaantal 10
Ticketbakjesaantal 4
Pennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 6
Klembordenaantal 6
Papieren enveloppenaantal 100
Prijslotenaantal 200
Etikettenaantal 200

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de loterijvergunning voordat je prijzen vastlegt of loten verkoopt. Plan dit minimaal 6 tot 8 weken vooraf, zodat je niet pas na het openen van de verkoop ontdekt dat aanvullende toestemming nodig is.
Leg prijzen en leveranciers vroeg vast en noteer per prijs wanneer die wordt opgehaald. Inventariseer alles bij binnenkomst en etiketteer de prijzen minstens één dag vóór de loterijavond.
Open de ticketverkoop pas nadat je het aantal loten, de verkooppunten en de betaalwijze hebt bepaald. Laat aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf binnenkomen, zodat je inkopen daarop kunt afstemmen.
Maak voor de avond een rooster met minimaal drie rollen: entree en geld, ticketverkoop en trekking. Controleer vóór opening de geldkist, tickets, microfoon en luidsprekers; leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo dat niemand over kabels struikelt.
Richt de zaal in als vier herkenbare zones: entreebalie, verkooppunt, prijzentafel en trekkingstafel. Zet tafels en stoelen eerst klaar, plaats daarna pijlen en tafelnummers en zet dranken pas kort voor aanvang koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een loterijavond organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met de vergunning, prijzen en locatie. Open de ticketverkoop zodra die basis staat en sluit aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen vóór de avond.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een loterijavond?: Reken voor een kleine loterijavond op minimaal 4 vrijwilligers: twee voor entree en verkoop, één voor de prijzen en één voor presentatie en trekking. Plan daarnaast één reserve die tijdens pauzes kan overnemen.
Wanneer moet je prijzen voor een loterij ophalen en controleren?: Haal prijzen uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf op als leveranciers dat toelaten. Controleer aantallen en staat direct bij ontvangst en maak de winnende loten uiterlijk de dag ervoor klaar.
Hoe richt je een zaal in voor een loterijavond?: Plan minimaal vier werkzones: entree, ticketverkoop, prijzentafel en trekkingstafel. Zet tafels en stoelen 2 tot 3 uur vóór aanvang klaar en test microfoon, luidsprekers en kabels daarna op hun definitieve plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.