Lottoabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Lottoabend braucht mehr Vorbereitung als nur Lose und Preise. Prüfe zuerst die Genehmigung, lege Preise und Verkaufsablauf fest und plane anschließend Anmeldung, Helfer und Verpflegung. In den letzten Tagen zählen vor allem Inventur, Etiketten, Gewinnlose und eine gut gefüllte Kasse. Am Veranstaltungstag helfen getrennte Bereiche für Eingang, Losverkauf, Preistisch und Tombola dabei, Wartezeiten zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Lotteriegenehmigung prüfen
Preise festlegen
2 Personen
Preissponsoren ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Vertriebskanäle öffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Preise und Materialien reservieren
2 Personen
Lose und Verkaufstickets bestellen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Werbung aufhängen
2 Personen
Preise abholen
2 Personen
Preise inventarisieren
2 Personen
Preise etikettieren
2 Personen
Gewinnlose vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Tickets und Geldkasse prüfen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Verkaufsstand einrichten
2 Personen
Preistisch aufbauen
3 Personen
Tombolatisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Briefing für das Empfangspersonal geben
2 Personen
Das Trekking-Team briefen
3 Personen
Event
Eingang öffnen
3 Personen
Lose verkaufen
3 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Preise erläutern
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische und Saal ordentlich halten
2 Personen
Verlosung ankündigen
Gewinnlose ziehen
3 Personen
Gewinner und Preise registrieren
2 Personen
Preise an die Gewinner überreichen
3 Personen
Verkauf und Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum aufräumen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Saal und Küche reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Nicht ausgegebene Preise zustellen
2 Personen
Bargeld sicher einzahlen
2 Personen
Gewinnerliste veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- TischdeckenAnz. 10
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabeltrommelnAnz. 2
- Losbox
- GeldkassetteAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- MesserAnz. 100
Küche
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- KühltaschenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- TischnummernAnz. 10
- PreislisteAnz. 6
- PfeileAnz. 12
Büro
- TicketrollenAnz. 10
- TicketschalenAnz. 4
- StifteAnz. 20
- MarkerAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 6
- PapierumschlägeAnz. 100
- GewinnloseAnz. 200
- EtikettenAnz. 200
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Lotteriegenehmigung mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lottoabend. Preise, Sponsoren und reservierte Materialien lassen sich erst danach zuverlässig festlegen.
- Bestelle Lose und Verkaufstickets nicht erst nach dem Anmeldeschluss. Plane zusätzlich Zeit für Lieferung, Kontrolle und das Vorbereiten der Gewinnlose ein.
- Erfasse bei der Anmeldung neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche. Eine abschließende Liste 5 bis 7 Tage vorher erleichtert den Einkauf und die Vorbereitung der Kaffee- und Teestation.
- Hole die Preise spätestens am Vortag ab, inventarisiere sie und etikettiere jedes Stück. So fehlen beim Aufbau weder Sponsorengaben noch die passende Zuordnung.
- Baue Eingangstresen, Verkaufsstand, Preistisch und Tombolatisch als getrennte Stationen auf. Prüfe vor dem Einlass außerdem Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Geldkasse.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Lottoabend organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Die Genehmigung, Sponsorensuche, Reservierung von Preisen und Materialien sowie die Einladungen brauchen am meisten Vorlauf.
- Wann sollte man Lose und Verkaufstickets bestellen?
- Bestelle sie spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Lottoabend. So bleiben mindestens 7 Tage für die Lieferung, eine Mengenprüfung und das Vorbereiten der Gewinnlose.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Lottoabend?
- Plane mindestens 1 Person für den Eingang, 1 bis 2 Personen für den Losverkauf, 1 Person für die Kasse und 2 Personen für Preise und Ablauf ein. Bei vielen Gästen kommen weitere Helfer für Getränke und Kaffee hinzu.
- Was muss am Tag vor dem Lottoabend erledigt sein?
- Preise sollten abgeholt, inventarisiert und etikettiert sein; außerdem können Tische, Stühle, Dekoration und Technik vorbereitet werden. Getränke kommen spätestens einige Stunden vorher in die Kühlung, Kaffee- und Teestation sowie der Einkauf werden am Veranstaltungstag fertiggestellt.
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