Checklist pour organiser une soirée tombola
Une soirée tombola demande plus qu’une table de vente et quelques lots. Il faut vérifier l’autorisation, fixer les prix, suivre les inscriptions et coordonner les bénévoles avant le jour J. Les dernières heures servent surtout à sécuriser la caisse, préparer les billets gagnants et installer séparément l’accueil, la vente, le tirage et les lots. Cette checklist rassemble les 53 tâches et 48 fournitures du plan, dans l’ordre où elles sont généralement utiles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Vérifier le permis de tombola
Fixer les prix
2 personnes
Contacter les fournisseurs de lots
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les canaux de vente
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les prix et le matériel
2 personnes
Commander les billets de loterie et de vente
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Récupérer les prix
2 personnes
Inventorier les lots
2 personnes
Étiqueter les lots
2 personnes
Préparer les billets gagnants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les billets et la caisse
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le point de vente
2 personnes
Mettre en place la table des prix
3 personnes
Installer la table de tirage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Faire le briefing du personnel d'accueil
2 personnes
Donner le briefing à l’équipe du tirage au sort
3 personnes
Événement
Ouvrir l’entrée
3 personnes
Vendre les billets de tombola
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Expliquer les prix
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables et la salle en ordre
2 personnes
Annoncer le tirage au sort
Tirer les billets gagnants
3 personnes
Enregistrer les gagnants et les prix
2 personnes
Remettre les prix aux gagnants
3 personnes
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remettre les prix non distribués
2 personnes
Déposer la caisse en toute sécurité
2 personnes
Publier la liste des gagnants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 80
- Nappesqté 10
- Tabouretsqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Rallonges à enrouleurqté 2
- Tombola
- Caisseqté 2
- Calculatricesqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Couteauxqté 100
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 8
- Carafesqté 6
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Sacs isothermesqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 12
- Numéros de tableqté 10
- Listes de prixqté 6
- Flèchesqté 12
Bureau
- Rouleaux de ticketsqté 10
- Bacs à billetsqté 4
- Stylosqté 20
- Marqueursqté 6
- Presse-papiersqté 6
- Enveloppes en papierqté 100
- Billets gagnantsqté 200
- Étiquettesqté 200
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Vérifiez le permis de tombola avant d’ouvrir les ventes : sans cette validation, les billets, les prix et la communication peuvent devoir être repris. Faites ce contrôle au début de la préparation, pas la semaine de l’événement.
- Réservez les lots et le matériel avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un inventaire à la réception, puis étiquetez chaque lot pour éviter les recherches pendant le tirage.
- Fermez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et ajuster les achats. Gardez une liste actualisée des participants pour l’accueil et le suivi des billets vendus.
- Préparez la caisse et les billets gagnants avant l’installation. Le jour J, comptez les billets et vérifiez la caisse avec deux personnes plutôt qu’au dernier moment derrière le comptoir.
- Organisez la salle en quatre zones : accueil, vente, table des prix et tirage. Installez tables, chaises, éclairage, rallonges et sonorisation avant de mettre les boissons au frais et de préparer le café et le thé.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une soirée tombola ?
- Commencez plusieurs semaines avant la date prévue. Les autorisations, les fournisseurs de lots, les invitations et les inscriptions doivent être réglés avant la préparation matérielle des derniers jours.
- Combien de bénévoles faut-il pour une soirée tombola ?
- Le nombre dépend du public et de la taille de la salle, mais prévoyez au minimum des personnes distinctes pour l’accueil, la vente, la caisse, le tirage et le service. Établissez les créneaux à l’avance afin d’éviter qu’une seule personne reste mobilisée toute la soirée.
- Quand préparer les lots d’une tombola ?
- Inventoriez et étiquetez les lots dès leur récupération, idéalement plusieurs jours avant la soirée. Préparez aussi les billets gagnants et la table des prix avant l’arrivée des participants.
- Que faut-il vérifier le jour d’une soirée tombola ?
- Vérifiez les billets, la caisse, le matériel de vente et les branchements avant l’ouverture. Contrôlez également que les boissons sont au frais, que le coin café est installé et que les tables du tirage et des lots sont clairement identifiées.
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