Loterijavond organiseren: checklist en planning

Een loterijavond staat of valt met een sluitende administratie en een duidelijke route voor bezoekers. Regel eerst de vergunning, prijzen en verkoopkanalen; pas daarna richt je de zaal en catering in. Reserveer tijd om prijzen op te halen, te inventariseren en te etiketteren, want dat werk loopt vaak uit. Op de avond zelf heb je aparte plekken nodig voor entree, ticketverkoop, prijzentafel en trekking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Loterijvergunning controleren
Prijzen vastleggen
2 personen
Leveranciers van prijzen benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Verkoopkanalen openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijzen en materialen reserveren
2 personen
Loten en verkooptickets bestellen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Prijzen ophalen
2 personen
Prijzen inventariseren
2 personen
Prijzen etiketteren
2 personen
Winnende loten voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Tickets en geldkist controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Verkooppunt inrichten
2 personen
Prijzentafel inrichten
3 personen
Trekkingstafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Briefing baliepersoneel geven
2 personen
Briefing trekkingsteam geven
3 personen

Event

Entree openen
3 personen
Loten verkopen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Prijzen toelichten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels en zaal netjes houden
2 personen
Trekking aankondigen
Winnende loten trekken
3 personen
Winnaars en prijzen registreren
2 personen
Prijzen aan winnaars uitreiken
3 personen
Verkoop en kas afsluiten
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Niet-uitgereikte prijzen bezorgen
2 personen
Kasgeld veilig afstorten
2 personen
Winnaarslijst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Tafelkleedjesaantal 10
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Loterijtrommel
Geldkistaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Messenaantal 100

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelzakkenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelnummersaantal 10
Prijslijstenaantal 6
Pijlenaantal 12

Kantoor

Ticketrollenaantal 10
Ticketbakjesaantal 4
Pennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 6
Klembordenaantal 6
Papieren enveloppenaantal 100
Prijslotenaantal 200
Etikettenaantal 200

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de loterijvergunning voordat je tickets verkoopt. Plan dit minimaal 6 weken vooraf, zodat voorwaarden of aanvullende documenten je verkoop niet vertragen.
Maak één overzicht van alle prijzen met aantallen, schenkers en labels. Inventariseer de prijzen uiterlijk 3 dagen voor de avond en leg de winnende loten apart klaar.
Plan de ticketverkoop met een aparte kassa en geldkist. Laat aan het begin en einde van de avond twee mensen samen de tickets en het geld tellen.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 uur. Bezet minimaal de entree, het verkooppunt, de trekking en de prijzentafel afzonderlijk, zodat niemand tegelijk twee taken moet uitvoeren.
Test microfoon, luidsprekers, koffiezetapparaten en verlengsnoeren vóór de deuren opengaan. Zet dranken koud en richt de vier publieksplekken met pijlen en tafelnummers in voordat de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een loterijavond organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met de vergunning, prijzen, leveranciers en uitnodigingen. Houd de laatste 3 dagen vrij voor het ophalen, controleren en etiketteren van prijzen en het bestellen van ontbrekende materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een loterijavond?: Reken op minimaal 6 vrijwilligers voor een kleine loterijavond: twee bij entree en ticketverkoop, één bij de prijzentafel, één voor de trekking, één voor catering en één coördinator. Plan daarnaast een reserve voor pauzes of uitval.
Wanneer moet ik loten en verkooptickets bestellen?: Bestel loten en verkooptickets zodra de verkoopkanalen vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer de levering uiterlijk 7 dagen voor de avond en tel de voorraad voordat de verkoop start.
Hoe richt ik een loterijavond praktisch in?: Zet entree, verkooppunt, prijzentafel en trekkingstafel op aparte, herkenbare plekken. Richt de zaal minimaal 2 uur vooraf in en test daarna de geluidsinstallatie, verlichting en alle aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.