Ein Lichtfest Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Lichtfest entscheidet die Reihenfolge: Erst Datum, Ort, Genehmigungen und Strom klären, danach Route, Programm und Helfer planen. Besonders der Lichterspaziergang braucht Vorlauf, weil Anwohner informiert und Wege sicher ausgeleuchtet werden müssen. Plane Beleuchtung, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Batterien nicht erst am Veranstaltungstag. Mit einem Lageplan, festen Zuständigkeiten und einem Wetterplan vermeidest du die häufigsten Engpässe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
4
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
5
Lieferanten reservieren
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Programm erstellen
2 Personen
13
Musikauswahl zusammenstellen
14
Route für den Lichterspaziergang festlegen
3 Personen
15
Anwohner über die Route informieren
2 Personen
16
Materialien inventarisieren
2 Personen
17
Tische und Stühle reservieren
18
Kühlboxen reservieren
19
Müllabholung vereinbaren
20
Wettervorhersage prüfen
21
Wetterkommunikation vorbereiten
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kalt stellen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Lichter testen
2 Personen
26
Musikanlage testen
2 Personen
27
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
28
Namensschilder für Freiwillige erstellen
29
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
30
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen

Event

31
Gelände absperren
3 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
35
Lichtbögen und Lichterketten aufhängen
4 Personen
36
LED-Laternen aufstellen
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Buffet aufbauen
3 Personen
39
Getränketische einrichten
2 Personen
40
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
41
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
42
Mikrofon testen
43
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
44
Wegweiser aufstellen
3 Personen
45
Toiletten kontrollieren
2 Personen
46
Freiwillige einweisen
2 Personen
47
Besucher empfangen
4 Personen
48
Lichter verteilen
3 Personen
49
Anmeldungen abhaken
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke ausgeben
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet auffüllen
2 Personen
55
Lichterspaziergang begleiten
6 Personen
56
Verkehrsposten besetzen
4 Personen
57
Musik organisieren
58
Lichtshow steuern
59
Durchsagen machen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
62
Fundsachen sammeln
63
Letzte Runde ankündigen
64
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

65
Lichterketten ausschalten
2 Personen
66
Lichter einsammeln
3 Personen
67
Buffet abräumen
3 Personen
68
Geschirr sammeln
3 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
71
Partyzelte abbauen
4 Personen
72
Beschallungsanlage verpacken
2 Personen
73
Stromkabel entfernen
3 Personen
74
Gelände reinigen
4 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
77
Materialien einlagern
3 Personen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
80
Fundsachen bearbeiten
81
Übrig gebliebene haltbare Produkte lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 120
LED-TeelichterAnz. 180
LichterkettenAnz. 12
LichtbögenAnz. 4
BatteriesätzeAnz. 40
TaschenlampenAnz. 8

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
PowerbanksAnz. 6

Dekoration

PapierlampionsAnz. 40
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
Dekorative BänderAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
WäscheklammernAnz. 100
SeilrollenAnz. 4
WegweiserAnz. 10
WegweiserAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
UntertassenAnz. 100
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelAnz. 12
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermometerAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
BrotmesserAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandschuheAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8

Registrierung

AnmeldungstischeAnz. 2
Kasse
Geldkassette
StifteAnz. 20
NamensschilderAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 150
WechselgeldkassenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Route des Lichterspaziergangs früh fest und informiere Anwohner mindestens zwei Wochen vorher. Markiere dunkle Abschnitte im Lageplan und plane dort LED-Laternen, Taschenlampen oder zusätzliche Lichterketten ein.
Prüfe Stromanschlüsse vor dem Aufbau und ordne jedes Kabel im Lageplan zu. Rechne pro genutztem Anschluss mit einer Reserve und sichere Kabeltrommeln sowie Verlängerungskabel mit Kabelmatten gegen Stolperstellen.
Teile Helfer spätestens sieben Tage vor dem Lichtfest festen Aufgaben und Zeitfenstern zu. Besetze Aufbau, Begrüßung, Spaziergang, Technik, Getränke und Abbau jeweils mit einer verantwortlichen Person.
Teste Lichter, Akkulautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag unter realistischen Bedingungen. Lege passende Batteriesätze und Powerbanks bereit; kalte Temperaturen verkürzen die Laufzeit oft deutlich.
Bereite die Wetterkommunikation vor, bevor die Vorhersage unsicher wird. Prüfe die Prognose 72 und 24 Stunden vorher und entscheide, ob Partyzelte, wetterfeste Beleuchtung oder eine Verschiebung nötig sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Lichtfest anmelden?: Klär Datum, Ort und mögliche Genehmigungen mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Für eine öffentliche Route solltest du zusätzlich frühzeitig prüfen, ob eine Meldung oder Genehmigung erforderlich ist.
Wie viele Helfer braucht man für ein Lichtfest?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Technik, Getränke, Begrüßung, Spaziergang und Abbau. Bei mehr als 50 Gästen sind meist 8 bis 12 Helfer sinnvoll, damit niemand während des Rundgangs allein zurückbleibt.
Wann sollte die Route für den Lichterspaziergang feststehen?: Die Route sollte spätestens drei Wochen vor dem Fest feststehen. So bleiben mindestens zwei Wochen, um Anwohner zu informieren, den Lageplan zu aktualisieren und Beleuchtung sowie sichere Wege zu prüfen.
Wie viel Getränke braucht man für ein Lichtfest?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Bei kaltem Wetter solltest du zusätzlich warme Getränke einplanen und Kühlboxen beziehungsweise Ausgabestellen am Vortag vorbereiten.

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