Zo organiseer je een Lichtjesavond zonder gedoe

Begin met de datum, locatie en route; bij een Lichtjesavond bepalen die keuzes de rest van je planning. Controleer daarna vergunningen, stroompunten en de veiligheid van de lichtjeswandeling. Reserveer op tijd tafels, stoelen, tenten en eventuele leveranciers, en werk met vaste vrijwilligers per onderdeel. Test alle verlichting minimaal één dag vooraf en bereid een alternatief voor regen en lege batterijen voor. Zo voorkom je dat de aankleding klaarstaat terwijl de route, stroom of ontvangst nog niet geregeld is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Stroompunten controleren
2 personen
4
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
5
Leveranciers reserveren
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Programma opstellen
2 personen
13
Muziekselectie samenstellen
14
Route voor lichtjeswandeling bepalen
3 personen
15
Buurtbewoners over de route informeren
2 personen
16
Materialen inventariseren
2 personen
17
Tafels en stoelen reserveren
18
Koelboxen reserveren
19
Afvalinzameling afspreken
20
Weersverwachting controleren
21
Weerscommunicatie voorbereiden
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Lichtjes testen
2 personen
26
Muziekapparatuur testen
2 personen
27
Routeborden voorbereiden
2 personen
28
Naamkaartjes voor vrijwilligers maken
29
EHBO-materialen controleren
30
Kassa en wisselgeld klaarmaken
2 personen

Event

31
Terrein afzetten
3 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
35
Lichtbogen en lichtslingers ophangen
4 personen
36
LED-lantaarns plaatsen
3 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Buffet inrichten
3 personen
39
Drankentafels inrichten
2 personen
40
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
41
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
42
Microfoon testen
43
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
44
Routeborden plaatsen
3 personen
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen
47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Lichtjes uitdelen
3 personen
49
Aanmeldingen afvinken
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken uitgeven
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet aanvullen
2 personen
55
Lichtjeswandeling begeleiden
6 personen
56
Verkeerspunten bemannen
4 personen
57
Muziek verzorgen
58
Lichtshow bedienen
59
Omroepberichten verzorgen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Laatste ronde aankondigen
64
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

65
Lichtslingers uitschakelen
2 personen
66
Lichtjes inzamelen
3 personen
67
Buffet afruimen
3 personen
68
Servies verzamelen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
71
Partytenten afbreken
4 personen
72
Geluidsinstallatie inpakken
2 personen
73
Stroomkabels verwijderen
3 personen
74
Terrein schoonmaken
4 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
77
Materialen opslaan
3 personen
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
80
Gevonden voorwerpen afhandelen
81
Overgebleven houdbare producten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 120
LED-theelichtenaantal 180
Lichtslingersaantal 12
Lichtbogenaantal 4
Batterijsetsaantal 40
Zaklampenaantal 8

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Decoratieve lintenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Wasknijpersaantal 100
Touwrollenaantal 4
Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schoteltjesaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermometeraantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handschoenenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Registratie

Aanmeldtafelsaantal 2
Kassa
Geldkist
Pennenaantal 20
Naamkaartjesaantal 30
Clipboardsaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Wisselgeldbakjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route voor de lichtjeswandeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Informeer buurtbewoners over beginpunt, eindpunt en verwachte looptijd, zodat deelnemers niet voor gesloten doorgangen of onverwachte drukte komen te staan.
Maak een plattegrond met lichtpunten, stroomaansluitingen, tafels, tenten en afvalpunten. Houd verlengkabels uit looproutes en dek kabels af met kabelmatten; losse kabels zijn een veelvoorkomende oorzaak van struikelen.
Test LED-lantaarns, lichtslingers, lichtbogen, LED-theelichten en batterijsets minstens 24 uur vooraf. Leg reservebatterijen en powerbanks klaar en wijs één persoon aan die tijdens de avond alleen de verlichting controleert.
Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer twee uur en geef iedere groep één duidelijke taak, zoals ontvangst, routebegeleiding, catering of opruimen. Laat de eerste ploeg minimaal 60 minuten voor aanvang aanwezig zijn voor opbouw en briefing.
Zet dranken minstens drie uur voor de start koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk vijf dagen eerder, zodat je niet op de avond zelf nog moet improviseren met het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Lichtjesavond organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, route en vergunningen. Reserveer meubilair, leveranciers en apparatuur uiterlijk 3 weken van tevoren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Lichtjesavond?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers voor routebegeleiding en ontvangst. Plan daarnaast 2 personen voor catering en 2 voor techniek en verlichting.
Wanneer moet je de verlichting testen voor een Lichtjesavond?: Test alle lampen en aansluitingen minstens 24 uur vooraf op de plek waar ze gebruikt worden. Controleer batterijsets nogmaals 2 uur voor aanvang en leg reservebatterijen klaar.
Wat regel je bij regen tijdens een Lichtjesavond?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Zet partytenten klaar, bescherm kabelverbindingen tegen vocht en communiceer uiterlijk 4 uur vooraf wat er doorgaat of wijzigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.