Lebensmittelsammlung für die Tafel organisieren
Eine Lebensmittelsammlung für die Tafel braucht mehr als Sammelboxen und freiwillige Helfer. Kläre zuerst Ort, Zeiten, Sammelpunkte und die Absprachen mit der Tafel. Danach folgen Werbung, Anmeldungen und die Einteilung der Helfer in Schichten. Plane außerdem früh, wie die gesammelten Lebensmittel gewogen, zwischengelagert und zur Lebensmittelbank transportiert werden. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und den Ablauf vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ort und Zeiten bestätigen
Absprachen mit der Tafel treffen
Sammelpunkte und Route festlegen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Freiwillige in Schichten einteilen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Tische und Transport organisieren
Lebensmittelbank über Menge informieren
Sammelanweisungen erstellen
2 Personen
Anmeldeformulare vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Sammelboxen beschriften
2 Personen
Infotafeln und Wegweiser erstellen
2 Personen
Transportfahrzeug beladen
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Sammelboxen aufstellen
3 Personen
Infotafeln und Pfeile aufstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Besucher über Spenden informieren
3 Personen
Spenden annehmen
4 Personen
Spenden nach Art sortieren
4 Personen
Haltbare Produkte prüfen
2 Personen
Kisten wiegen und erfassen
3 Personen
Vollgepackte Kartons verschließen
2 Personen
Sammelboxen auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
Pausen für Freiwillige organisieren
2 Personen
Endzählung durchführen
3 Personen
Spenden transportbereit machen
4 Personen
Nachbereitung
Tische und Materialien abbauen
4 Personen
Spenden ins Lager bringen
4 Personen
Müll sammeln und sortieren
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geschirr und Kisten reinigen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Lieferung an die Tafel ausführen
3 Personen
Ergebnisse an Teilnehmende senden
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappTischeAnz. 6
- StühleAnz. 16
- KlappwagenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
- PalettenAnz. 8
Lagerung
- SammelboxenAnz. 30
- KunststoffkistenAnz. 20
- RollcontainerAnz. 4
Ausstattung
- Digitale WaagenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- KaffeebecherAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
Küche
- AusgießkannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- AusteilzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- InformationsbannerAnz. 3
- PosterständerAnz. 6
- SammelschilderAnz. 12
- PfeiltafelnAnz. 10
Büro
- RegistrierungsformulareAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 20
- Wasserfeste StifteAnz. 12
- EtikettenAnz. 200
- KlebebandrollenAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- TackerAnz. 2
- KlapptischeAnz. 4
Reinigung
- HandseifenspenderAnz. 3
- Desinfektions-HändegelAnz. 4
- PutzeimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesensetsAnz. 2
Sicherheit
- ArbeitshandschuheAnz. 20
- WarnwestenAnz. 12
- Erste-Hilfe-Set
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Ort und Zeiten mindestens 2 bis 3 Wochen vorher mit der Tafel. Kläre dabei auch, welche Lebensmittel angenommen werden, wann die Übergabe erfolgt und welche Menge ungefähr erwartet wird.
- Teile die freiwilligen Helfer in Schichten von jeweils 2 bis 3 Stunden ein. Für jeden Sammelpunkt brauchst du mindestens eine Person für die Annahme, eine für Informationen und bei größeren Mengen eine weitere für Kisten und Transport.
- Lege Route und Sammelpunkte spätestens 7 Tage vor der Aktion fest. Beschrifte jede Sammelbox eindeutig und informiere die Lebensmittelbank vorab über die erwartete Menge, damit Abholung und Lagerung funktionieren.
- Bereite die Wegweiser, Sammelschilder und Anmeldeformulare spätestens am Vortag vor. Vor Ort werden außerdem Klemmbretter, Stifte, Waagen, Verlängerungskabel und ausreichend Kunststoffkisten leicht vergessen.
- Plane Getränke, Kaffee und Tee für die Helfer über die gesamte Einsatzzeit ein. Stelle Kühlboxen, Thermoskannen und wiederverwendbare Becher vor Beginn bereit, damit während der Annahme niemand die Sammelstelle verlassen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Lebensmittelsammlung für die Tafel anmelden?
- Nimm mindestens 2 bis 3 Wochen vorher Kontakt zur Tafel auf. So lassen sich Annahmekriterien, Übergabezeit, Sammelmenge und Transport rechtzeitig klären.
- Wie viele Helfer brauche ich für eine Lebensmittelsammlung?
- Plane pro Sammelpunkt mindestens 2 Helfer gleichzeitig ein. Bei mehreren Standorten oder hohem Spendenaufkommen sind 3 bis 4 Personen pro Schicht sinnvoll, jeweils für 2 bis 3 Stunden.
- Wie lange dauert die Vorbereitung einer Lebensmittelsammlung?
- Rechne mit 3 bis 4 Wochen Vorlauf. Werbung, Anmeldungen und Schichtplanung beginnen früh; Beschilderung, Materialprüfung und das Beladen des Transportfahrzeugs gehören spätestens auf den Vortag.
- Was muss ich für die Übergabe an die Tafel dokumentieren?
- Halte mindestens die gesammelte Menge, die Anzahl der Kisten und die Übergabezeit fest. Wenn du digitale Waagen nutzt, wiege die Lebensmittel möglichst je Sammelpunkt oder nach Warengruppe.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!