Eine Lebensmittelsammlung für die Tafel organisieren

Eine Lebensmittelsammlung für die Tafel steht und fällt mit klaren Absprachen und einem belastbaren Ablauf. Kläre zuerst Ort, Zeiten und die erwartete Menge mit der Tafel, bevor du Sammelpunkte oder Helferschichten planst. Danach folgen Route, Anmeldung, Werbung und die Einteilung der Freiwilligen. Am Veranstaltungstag müssen Boxen, Waagen, Wegweiser und der Transport bereitstehen – sonst entstehen schnell Wartezeiten oder Lebensmittel bleiben unübersichtlich sortiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Zeiten bestätigen
2
Absprachen mit der Tafel treffen
3
Sammelpunkte und Route festlegen
2 Personen
4
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Werbung in sozialen Medien posten
7
Poster aufhängen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Freiwillige in Schichten einteilen
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Tische und Transport organisieren
12
Lebensmittelbank über Menge informieren
13
Sammelanweisungen erstellen
2 Personen
14
Anmeldeformulare vorbereiten
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Materialien prüfen
2 Personen
17
Sammelboxen beschriften
2 Personen
18
Infotafeln und Wegweiser erstellen
2 Personen
19
Transportfahrzeug beladen
3 Personen

Event

20
Location öffnen
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Sammelboxen aufstellen
3 Personen
23
Infotafeln und Pfeile aufstellen
2 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
26
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
27
Empfangstisch betreuen
2 Personen
28
Besucher über Spenden informieren
3 Personen
29
Spenden annehmen
4 Personen
30
Spenden nach Art sortieren
4 Personen
31
Haltbare Produkte prüfen
2 Personen
32
Kisten wiegen und erfassen
3 Personen
33
Vollgepackte Kartons verschließen
2 Personen
34
Sammelboxen auffüllen
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
36
Pausen für Freiwillige organisieren
2 Personen
37
Endzählung durchführen
3 Personen
38
Spenden transportbereit machen
4 Personen

Nachbereitung

39
Tische und Materialien abbauen
4 Personen
40
Spenden ins Lager bringen
4 Personen
41
Müll sammeln und sortieren
2 Personen
42
Location reinigen
3 Personen
43
Geschirr und Kisten reinigen
2 Personen
44
Materialien zurückgeben
2 Personen
45
Lieferung an die Tafel ausführen
3 Personen
46
Ergebnisse an Teilnehmende senden
47
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 6
StühleAnz. 16
KlappwagenAnz. 2
TischdeckenAnz. 6
PalettenAnz. 8

Lagerung

SammelboxenAnz. 30
KunststoffkistenAnz. 20
RollcontainerAnz. 4

Ausstattung

Digitale WaagenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
KaffeebecherAnz. 30
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30

Küche

AusgießkannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 4
AusteilzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

InformationsbannerAnz. 3
PosterständerAnz. 6
SammelschilderAnz. 12
PfeiltafelnAnz. 10

Büro

RegistrierungsformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 20
Wasserfeste StifteAnz. 12
EtikettenAnz. 200
KlebebandrollenAnz. 6
ScherenAnz. 4
TackerAnz. 2
KlapptischeAnz. 4

Reinigung

HandseifenspenderAnz. 3
Desinfektions-HändegelAnz. 4
PutzeimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 2

Sicherheit

ArbeitshandschuheAnz. 20
WarnwestenAnz. 12
Erste-Hilfe-Set

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Ort, Öffnungszeiten und Annahmeregeln frühzeitig mit der Tafel. Informiere sie spätestens vor dem Einkauf über die erwartete Menge, damit Transport und Lagerung eingeplant werden können.
Plane pro Sammelpunkt mindestens zwei Personen je Schicht ein: Eine Person nimmt die Spenden entgegen, die andere wiegt, sortiert und beantwortet Fragen. Teile die Schichten erst ein, wenn die Anmeldungen geprüft sind.
Lege Sammelpunkte und Route so fest, dass Boxen und Kisten ohne Umwege zum Transportfahrzeug gelangen. Beschrifte jede Sammelbox vor Beginn und halte Kunststoffkisten oder Rollcontainer für volle Behälter bereit.
Erstelle die Sammelanweisungen und Wegweiser spätestens am Vortag. Pfeile, Sammelschilder und ein gut sichtbares Informationsbanner verhindern, dass Spender am Eingang warten oder Lebensmittel am falschen Tisch abstellen.
Belade das Fahrzeug in der Reihenfolge der Abholung und prüfe vor dem Öffnen Waagen, Verlängerungskabel, Kühlboxen und Boxen. Getränke, Kaffee und Tee solltest du vor Beginn bereitstellen, damit Helfer nicht während der ersten Stoßzeit ausfallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Lebensmittelsammlung für die Tafel anmelden?: Nimm den ersten Kontakt mindestens 3 bis 4 Wochen vorher auf. So bleiben genug Tage für die Bestätigung von Ort und Zeiten, die Helfersuche, Werbung und die Abstimmung der erwarteten Menge.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Lebensmittelsammlung?: Plane je Sammelpunkt und Schicht mindestens 2 Helfer ein. Bei mehreren Punkten brauchst du zusätzlich mindestens 1 Person für Koordination und Transport; teile die Schichten spätestens 7 Tage vorher ein.
Was muss ich der Tafel vor der Sammlung mitteilen?: Melde Ort, Zeitraum, Sammelpunkte und die geschätzte Menge spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Frage dabei auch nach den zulässigen Lebensmitteln, der Übergabe und besonderen Anforderungen an Kühlung oder Sortierung.
Wie transportiere ich die gesammelten Lebensmittel zur Tafel?: Organisiere das Transportfahrzeug vor dem Veranstaltungstag und kläre die Kapazität anhand der erwarteten Menge. Nutze beschriftete Sammelboxen, Kunststoffkisten oder Rollcontainer und plane die Übergabe direkt nach dem Ende der letzten Schicht ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.