Checklist pour organiser une collecte alimentaire

Une collecte alimentaire réussie repose surtout sur une bonne coordination entre les points de collecte, les bénévoles et la banque alimentaire. Cette checklist rassemble les 47 tâches et le matériel nécessaires, dans un ordre logique, de la confirmation du lieu jusqu’au chargement des dons. Prévoyez les volumes à l’avance : ils déterminent le nombre de boîtes, de tables, de véhicules et de bénévoles à mobiliser. Les dernières vérifications concernent notamment la signalétique, les consignes et la conservation des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et les horaires
Prendre contact avec la banque alimentaire
Définir les points de collecte et l’itinéraire
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Répartir les bénévoles en équipes
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Organiser les tables et le transport
Informer la banque alimentaire du volume
Rédiger les consignes de collecte
2 personnes
Préparer les formulaires d’inscription
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Étiqueter les boîtes de collecte
2 personnes
Créer des panneaux d'information et de signalisation
2 personnes
Charger le véhicule de transport
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Placer les boîtes de collecte
3 personnes
Installer les panneaux d’information et les flèches
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Informer les visiteurs sur les dons
3 personnes
Accepter les dons
4 personnes
Trier les dons par catégorie
4 personnes
Contrôler les produits longue conservation
2 personnes
Peser et enregistrer les boîtes
3 personnes
Fermer les cartons pleins
2 personnes
Recharger les boîtes de collecte
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Gérer les pauses des bénévoles
2 personnes
Effectuer le décompte final
3 personnes
Préparer les dons pour le transport
4 personnes

Suivi

Démonter les tables et le matériel
4 personnes
Transporter les dons vers le stockage
4 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et les caisses
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Effectuer la livraison à la banque alimentaire
3 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 16
Chariots pliantsqté 2
Nappesqté 6
Palettesqté 8

Stockage

Boîtes de collecteqté 30
Caisses en plastiqueqté 20
Roll-containersqté 4

Équipement

Balances numériquesqté 2
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30

Cuisine

Carafesqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Pinces de distributionqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Bannières d’informationqté 3
Présentoirs pour affichesqté 6
Panneaux de collecteqté 12
Panneaux de directionqté 10

Bureau

Formulaires d’inscriptionqté 100
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 20
Marqueurs indélébilesqté 12
Étiquettesqté 200
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 2
Tables de comptageqté 4

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 4
Sets de balaiqté 2

Sécurité

Gants de travailqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Contactez la banque alimentaire au moins 3 à 4 semaines avant la collecte pour confirmer les produits recherchés, les horaires de remise et le volume qu’elle peut réceptionner.
Fixez les points de collecte et l’itinéraire au plus tard 10 jours avant l’événement. Notez pour chaque point l’horaire de passage, le responsable et le nombre de boîtes prévu.
Répartissez les bénévoles en équipes de 2 à 4 personnes : accueil et inscriptions, tri et pesée, chargement, puis transport. Gardez au moins une personne référente joignable pendant toute la collecte.
Préparez les boîtes, caisses, chariots et roll-containers la veille. Étiquetez-les par point de collecte ou par type de denrée afin d’éviter un tri improvisé au moment du chargement.
Installez les flèches et les panneaux avant l’ouverture, puis testez les rallonges, multiprises, machines à café et bouilloires. Prévoyez 30 minutes supplémentaires pour le montage des tables et la mise en place des boissons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une collecte alimentaire ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer la banque alimentaire, réserver le lieu, recruter les bénévoles, communiquer et organiser le transport.
Combien de bénévoles faut-il pour une collecte alimentaire ?: Comptez au minimum 2 bénévoles par point de collecte, puis ajoutez une équipe de 2 à 4 personnes pour le tri, la pesée et le chargement. Le nombre exact dépend du nombre de points et du volume attendu.
Quand faut-il confirmer le volume des dons à la banque alimentaire ?: Donnez une première estimation environ 7 jours avant la collecte. Envoyez ensuite le volume réel dès que le tri et la pesée sont terminés, afin que la banque alimentaire puisse organiser la réception.
Que faut-il préparer la veille d’une collecte alimentaire ?: Préparez les boîtes étiquetées, les caisses, les documents d’inscription, les panneaux et le matériel de transport la veille. Vérifiez aussi le véhicule et gardez 30 minutes le jour même pour les dernières vérifications.

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