Eine Lebensmittelrettungsaktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Lebensmittelrettungsaktion entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Erst Ausgabestelle und Food-Retter sichern, dann Helfer, Abholungen und Anmeldungen koordinieren. Plane die Kühlung und die Lebensmittelhygiene nicht erst am Veranstaltungstag. Lege außerdem fest, wer Spenden abholt, wer sie registriert und wer die Ausgabe betreut. So bleiben Wege, Zuständigkeiten und Wartezeiten überschaubar.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ausgabestelle reservieren
2
Food-Retter kontaktieren
2 Personen
3
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Abholrouten festlegen
2 Personen
8
Lebensmittelsicherheitsregeln prüfen
2 Personen
9
Volunteer-Einteilung erstellen
10
Abholzeiten bestätigen
2 Personen
11
Teilnehmerinformationen versenden
12
Kühlmaterialien prüfen
2 Personen
13
Etiketten und Formulare drucken
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Abholfahrzeuge beladen
3 Personen
16
Lebensmittel bei Spendern abholen
6 Personen
17
Location öffnen
2 Personen
18
Arbeitsbereiche absperren
2 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
20
Kühlboxen bereitstellen
2 Personen
21
Handwaschstationen einrichten
2 Personen
22
Ausgabestelle ausschildern
2 Personen
23
Freiwillige einweisen
2 Personen
24
Lebensmittelregistrierung bereitlegen
2 Personen

Event

25
Lebensmittel entgegennehmen
3 Personen
26
Haltbarkeit prüfen
3 Personen
27
Lebensmittel auf Qualität prüfen
3 Personen
28
Futter wiegen und registrieren
2 Personen
29
Lebensmittel nach Art sortieren
4 Personen
30
Gekühlte Produkte kühlen
2 Personen
31
Produkte allergenfrei trennen
2 Personen
32
Lebensmittel verpacken
4 Personen
33
Verpackungen etikettieren
3 Personen
34
Ausgabeschalter besetzen
3 Personen
35
Teilnehmer registrieren
2 Personen
36
Essen ausgeben
4 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Bestand pro Zone auffüllen
2 Personen
39
Besucher informieren
2 Personen
40
Lebensmittelsicherheit überwachen
2 Personen
41
Abfall getrennt sammeln
2 Personen
42
Übrig gebliebenes Essen verteilen
3 Personen
43
Essensreste entsorgen
2 Personen

Nachbereitung

44
Lebensmittelregistrierung abschließen
2 Personen
45
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
46
Geschirr und Materialien einsammeln
3 Personen
47
Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
48
Werktafeln reinigen
3 Personen
49
Böden reinigen
2 Personen
50
Abfallcontainer leeren
2 Personen
51
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
52
Materialien zurückbringen
2 Personen
53
Kühlboxen reinigen und trocknen
2 Personen
54
Retourmaterialien prüfen
55
Spender bedanken
56
Teilnehmende über den Erlös informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 20
StehtischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
KüchenwaageAnz. 2
ThermometerAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
SchüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 8
KlappkistenAnz. 30

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100

Verpackung

Wiederverwendbare LebensmittelbehälterAnz. 80
DeckelbehälterAnz. 80
PapiertütenAnz. 150
KistenetikettenAnz. 100

Kommunikation

InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 2
PutzlappenAnz. 30

Sicherheit

ArbeitshandschuheAnz. 20
WarnwestenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Ausgabestelle, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige anschließend die Abholzeiten mit allen Spendern und lege für jede Route ein Abholfahrzeug sowie eine verantwortliche Person fest.
Teile die Freiwilligen mindestens eine Woche vorher ein. Für Abholung, Annahme, Registrierung, Ausgabe und Reinigung brauchst du getrennte Zuständigkeiten, damit nicht alle gleichzeitig an derselben Stelle stehen.
Plane die Kühlkette vom Spender bis zur Ausgabe. Prüfe Kühlboxen, Kühlelemente und Thermometer am Vortag und stelle die Kühlbereiche vor dem Eintreffen der ersten Lebensmittel bereit.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens zwei Tage vorher. Nenne Abholzeit, Ausgabestelle, mitzubringende Behälter und den Umgang mit Ernährungswünschen, damit vor Ort weniger Rückfragen entstehen.
Bereite Etiketten, Formulare, Klemmbretter und Stifte vor dem Öffnen der Location vor. Registriere die Lebensmittel direkt bei der Annahme und weise auf gekühlte oder besonders zu behandelnde Ware hin.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Lebensmittelrettungsaktion planen?: Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du die Ausgabestelle reservieren, Food-Retter kontaktieren, Freiwillige gewinnen und Abholrouten abstimmen.
Wie viele Helfer braucht eine Lebensmittelrettungsaktion?: Plane mindestens eine Person pro Bereich ein: Abholung, Annahme, Registrierung, Ausgabe und Reinigung. Bei mehreren Abholorten oder mehr als 30 Teilnehmenden sollte jede dieser Aufgaben mit mindestens zwei Personen besetzt sein.
Wann muss die Kühlung vorbereitet werden?: Prüfe Kühlboxen, Kühlelemente und Thermometer am Vortag. Die Kühlbereiche und Handwaschstationen sollten mindestens 30 Minuten vor der ersten Lebensmittelannahme einsatzbereit sein.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Verschicke die endgültigen Informationen spätestens 48 Stunden vor der Aktion. So können Teilnehmende ihre Ankunft planen und du kannst Ernährungswünsche oder Anmeldungsänderungen noch berücksichtigen.

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