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Kunstvortrag organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Kunstvortrag müssen Programm, Referenten, Anmeldungen und Technik ineinandergreifen. Plane den Raum früh, bestätige die Referenten und öffne das Anmeldeformular erst, wenn Termin, Ablauf und Kapazität feststehen. Kurz vor dem Termin zählen vor allem die Präsentationsprüfung, ein Techniktest und die Vorbereitung von Namensschildern und Programmen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Referenten bestätigen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbung erstellen

  • Werbung verbreiten

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Vortrag der Referenten erhalten

  • Präsentation prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Programme ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Referenten informieren

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Wasser und Gläser bereitstellen

  • Empfangsteam briefen

    3 Personen

Event

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Vortrag eröffnen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Mikrofon verwalten

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke laufend nachfüllen

    2 Personen

  • Besucher begleiten

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 6
  • Rednertisch
  • Registrierungstisch

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses Mikrofon
  • Kompakter LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Präsentation

  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 2
  • Laserpointer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeekannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Catering

  • ThermokannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • Einkäufe

Dekoration

  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 6
  • ProgrammeAnz. 70

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst. Kläre dabei, ob für Vortrag, Registrierungstisch, Projektionsleinwand und Catering genügend Platz vorhanden ist.
  • Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kunstvortrag an und prüfe sie auf Format, Bildqualität und Schriftgröße. So bleibt Zeit, fehlende Dateien oder Adapter zu ersetzen.
  • Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Ein Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel gehören dabei griffbereit in den Technikbereich.
  • Schließe die Anmeldung 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung, wenn du Catering bestellen musst. Erfasse bis dahin Ernährungswünsche und übertrage die Zahl der Teilnehmenden auf Getränke, Geschirr und Sitzplätze.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Lüften, Stühle und Tische, Sprecherbereich, Registrierungstisch und Technik ein. Programme, Namensschilder und Wegweiser sollten vor dem Einlass vollständig ausliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstvortrag organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Bestätigung der Referenten. Einladungen und Werbung können anschließend mit einem klaren Programm verschickt werden.
Wann sollte ich die Präsentation für einen Kunstvortrag anfordern?
Bitte die Referenten spätestens 7 Tage vor dem Termin um ihre Präsentation. Prüfe die Dateien danach und teste sie mindestens 24 Stunden vor Beginn auf deinem Laptop mit dem Projektor.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Kunstvortrags?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Raum, Bestuhlung, Registrierung, Sprecherbereich, Leinwand und Tontechnik. Bei ausgeliehenem Equipment oder mehreren Referenten sind 2 Stunden realistischer.
Wann muss ich das Catering für einen Kunstvortrag bestellen?
Bestelle das Catering 2 bis 3 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen. Plane Kaffee, Wasser, Tassen, Gläser und Serviergeschirr nach der erwarteten Teilnehmerzahl.

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