Checklist para organizar una charla sobre arte
Organizar una charla sobre arte requiere coordinar al ponente, el programa, las inscripciones y el espacio sin dejar la parte técnica para el último momento. Esta checklist reúne 53 tareas y 36 materiales, desde reservar el lugar y abrir el formulario hasta probar el proyector, preparar el catering y colocar las sillas. Sigue el plan por fases para saber qué cerrar primero y qué revisar el mismo día. Así evitarás llegar con una presentación sin comprobar o con menos vasos y sillas de los necesarios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar ponente
Fijar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Preparar la promoción
Difundir la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recibir la presentación del ponente
Comprobar la presentación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Imprimir programas
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Preparar la restauración
2 personas
Informar al ponente
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Montar el punto de intervención
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la presentación
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar agua y vasos
Informar al equipo de recepción
3 personas
Evento
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Abrir la charla
Moderación de la charla
2 personas
Gestionar el micrófono
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer las bebidas
2 personas
Guiar a los visitantes
2 personas
Servir la última ronda de consumiciones
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Desmontar la técnica
2 personas
Guardar la catering sobrante
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 6
- Mesa de oradores
- Mesa de registro
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz compactocant. 2
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Presentación
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 2
- Puntero láser
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarras de cafécant. 3
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Catering
- Jarras térmicascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Compras
Decoración
- Señales direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Mantelescant. 6
- Programascant. 70
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cubocant. 2
Consejos
- Confirma al ponente y fija el programa antes de enviar las invitaciones: el horario, la duración y el formato deben estar cerrados para que la inscripción contenga información fiable.
- Pide la presentación del ponente con antelación y pruébala en el portátil y el proyector que se usarán en la charla. Comprueba también el cable HDMI, el sonido, el micrófono y los alargadores.
- Abre el formulario de inscripción antes de difundir la promoción y añade una pregunta sobre preferencias dietéticas. Revisa las respuestas antes de pedir el catering, no el día del evento.
- Prepara el montaje con tiempo suficiente para ventilar el espacio, colocar sillas y mesas, y montar la mesa de registro y el punto de intervención. Deja las señales direccionales y las tarjetas de nombre listas antes de recibir al público.
- Calcula por separado el material de presentación y el servicio: programas, pizarra y puntero láser no sustituyen a las jarras de agua, tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas. Haz la compra cuando ya conozcas el número de personas inscritas y sus necesidades.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una charla sobre arte?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al ponente, fijar el programa y preparar la promoción. Deja la comprobación técnica y el montaje final para el mismo día, pero con varias horas de margen.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones y abrir las inscripciones?
- Abre el formulario en cuanto el lugar, el ponente y el programa estén confirmados, idealmente 3 o 4 semanas antes. Envía las invitaciones al mismo tiempo que empiezas a difundir la promoción para reunir datos reales de asistencia.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una charla?
- Pídelo cuando tengas una cifra de inscripciones suficientemente estable y hayas recogido las preferencias dietéticas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Reserva una pequeña holgura para cambios de última hora.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Calcula entre 2 y 3 horas para ventilar el espacio, colocar sillas y mesas, montar el punto de intervención, instalar el proyector y conectar el sonido. Haz la prueba técnica antes de que llegue el público.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!