Organiser une conférence sur l’art : la checklist complète
Une conférence sur l’art demande plus qu’une salle et un intervenant. Il faut coordonner le programme, les inscriptions, la présentation, l’accueil du public et la technique avant l’ouverture des portes. Cette checklist regroupe 53 tâches et 36 éléments, des chaises au projecteur en passant par les badges et le catering. Utilise-la dans l’ordre pour repérer ce qui doit être réservé, confirmé, imprimé ou testé à temps.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Confirmer l'intervenant
Définir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Élaborer la promotion
Diffuser la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recevoir la présentation des intervenants
Vérifier la présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Imprimer les programmes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Informer le conférencier
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Aménager le lieu de prise de parole
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer la présentation
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer l’eau et les verres
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Ouvrir la conférence
Animer la conférence
2 personnes
Gérer le micro
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Guider les visiteurs
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Démonter l'équipement technique
2 personnes
Stocker la restauration restante
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 6
- Table de prise de parole
- Table d'inscription
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Micro sans fil
- Enceinte compacteqté 2
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Présentation
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 2
- Pointeur laser
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Pichets à caféqté 3
- Carafes d’eauqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Catering
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Courses
Décoration
- Panneaux directionnelsqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Nappesqté 6
- Programmesqté 70
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balayette et pelleqté 2
- Balaiqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauqté 2
Conseils
- Réserve le lieu et confirme l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces deux éléments, le programme et les invitations restent provisoires.
- Prévois une date limite pour les inscriptions et demande les besoins alimentaires au même moment. Cela laisse généralement au traiteur quelques jours pour adapter les quantités.
- Récupère la présentation de l’intervenant au moins 48 heures avant la conférence et teste-la sur l’ordinateur, le projecteur, l’écran et le câble HDMI qui seront utilisés sur place.
- Prépare les badges nominatifs et les programmes après la clôture des inscriptions, puis imprime quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les erreurs de saisie.
- Le jour même, ouvre et aère la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Installe ensuite les chaises, la table d’inscription, la prise de parole, l’audio et la projection avant de mettre en place le catering.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une conférence sur l’art ?
- Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer l’intervenant, définir le programme, lancer les invitations et traiter les inscriptions sans préparer la technique dans l’urgence.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une conférence sur l’art ?
- Ouvre le formulaire dès que le lieu, la date, les horaires et l’intervenant sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixe une date de clôture quelques jours avant afin de préparer les badges, les programmes et le catering.
- Combien de temps prévoir pour tester le matériel avant une conférence ?
- Prévois 30 à 45 minutes de test avec l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le micro sans fil, l’enceinte, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises. Fais-le avant l’arrivée du public et avec la présentation définitive.
- Quand commander le catering pour une conférence ?
- Commande-le après la clôture des inscriptions et les réponses sur les besoins alimentaires, généralement 3 à 5 jours avant la conférence. Prévois ensuite les tasses, verres, assiettes, couverts, carafes, thermos et plateaux nécessaires au service.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !