Einkaufsliste für einen Kunstvortrag

Für einen Kunstvortrag brauchst du mehr als Projektor und Stühle. Neben der Präsentation müssen Registrierung, Sprecherbereich, Getränkeversorgung und Orientierung im Raum funktionieren. Plane Geschirr und Catering nach der Zahl der angemeldeten Gäste und prüfe die Technik spätestens am Vortag. Die vollständige Liste hilft dir, fehlende Kabel, Namensschilder oder Servierutensilien rechtzeitig zu besorgen und am Veranstaltungstag nicht improvisieren zu müssen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 6
Rednertisch
Registrierungstisch

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
Kabelloses Mikrofon
Kompakter LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Präsentation

Flipchart
Flipchart-MarkerAnz. 2
Laserpointer

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
KaffeekannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Catering

ThermokannenAnz. 3
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Kilo
- Teebeutel - 120 Stück
- Vollmilch - 6 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Zitrone - 1 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 48 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 24 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangensaft - 8 Liter
- Apfelsaft - 6 Liter
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Bier - 48 Flaschen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Oliven - 3 Gläser
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 4 Kilo
- Pfirsiche - 3 kilo
- Baguette - 10 Stück
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Gurke - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Vegetarische Wraps - 60 Stück
- Vegane Wraps - 30 Stück
- Servietten - 200 Stück
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück

Dekoration

WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
TischdeckenAnz. 6
ProgrammeAnz. 70

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Wasserglas und bei Kaffeeausschank eine Kaffeetasse ein. Bei mehr als einer Vortragsrunde brauchst du zusätzlich genügend sauberes Geschirr für den Nachschub.
Prüfe Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam mit der Präsentation. Nimm ein zweites Verlängerungskabel mit, weil Steckdosen am Sprecherbereich oft nicht dort liegen, wo du sie brauchst.
Bereite Namensschilder und Programme spätestens am Vortag vor. Rechne bei den Programmen mit mindestens 10 Prozent Reserve, damit auch kurzfristig hinzukommende Gäste ein Exemplar erhalten.
Stelle für die Registrierung einen eigenen Tisch bereit und lege Namensschilder, Programme und Schreibmaterial dort aus. Ein Wegweiser am Eingang verhindert, dass verspätete Gäste während des Vortrags nach dem Raum suchen.
Kühle Getränke vor dem Einlass und halte Thermokannen für Kaffee bereit. Servierschalen, Servierzangen und Serviertabletts werden beim Catering leicht vergessen, obwohl sie für die Ausgabe direkt gebraucht werden.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Kunstvortrag?: Du brauchst Sitzplätze, einen Sprecher- und Registrierungstisch, Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel sowie Mikrofon und Lautsprecher. Für Präsentation und Empfang kommen Flipchart, Marker, Laserpointer, Namensschilder, Programme, Geschirr und Cateringausstattung hinzu.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Kunstvortrag?: Plane pro erwarteter Person mindestens ein Wasserglas, eine Kaffeetasse, einen Teller und ein Besteckset ein. Bei längeren Veranstaltungen oder mehreren Cateringrunden solltest du 10 bis 20 Prozent Reserve einplanen.
Wann sollte ich die Technik für den Kunstvortrag testen?: Teste die Technik spätestens am Vortag mit dem tatsächlichen Laptop und der Präsentation. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durchführen.
Wie viele Programme und Namensschilder soll ich vorbereiten?: Bereite für jede angemeldete Person ein Programm und ein Namensschild vor. Ergänze jeweils etwa 10 Prozent Reserve, damit spontane Gäste und beschädigte Exemplare abgedeckt sind.

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