Qué necesitas para organizar una charla sobre arte
Para una charla sobre arte necesitas algo más que sillas y un proyector. La presentación del ponente debe probarse con tiempo, y el espacio debe quedar preparado para escuchar, tomar notas y conversar después. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico, la vajilla y los elementos de catering que conviene comprar o llevar. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para evitar quedarte corto.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 6
- Mesa de oradores
- Mesa de registro
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz compactocant. 2
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Presentación
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 2
- Puntero láser
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarras de cafécant. 3
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Catering
- Jarras térmicascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Compras
- Granos de café - 2 kilos
- Bolsitas de té - 120 unidades
- Leche entera - 6 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Limón - 1 kilo
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Mix de snacks salados - 3 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 4 kilo
- Melocotones - 3 kilo
- Baguettes - 10 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso joven - 2 kilos
- Queso vegano - 1 kilo
- Pepino - 3 kilo
- Tomates cherry - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Mini quiches - 120 unidades
- Wraps vegetarianos - 60 piezas
- Wraps veganos - 30 unidades
- Servilletas - 200 unidades
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
Decoración
- Señales direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Mantelescant. 6
- Programascant. 70
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cubocant. 2
Consejos
- Reserva una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % para acompañantes o cambios de última hora. Coloca las sillas orientadas hacia la pantalla y deja un pasillo claro hasta la mesa de registro.
- Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI y el micrófono al menos 24 horas antes. Lleva también cables alargadores y regletas: suelen faltar cuando la mesa de oradores queda lejos de un enchufe.
- Prepara una tarjeta de nombre por asistente confirmado y unas 5 tarjetas adicionales. Ten los programas impresos antes de abrir la ubicación, porque repartirlos mientras llega el público retrasa el registro.
- Para el agua, calcula aproximadamente 0,5 litros por persona y coloca vasos y jarras en un punto accesible. Si sirves café, prevé una taza por persona y utiliza jarras térmicas para que la bebida no se enfríe durante la charla.
- Pide o compra el catering con la cifra final de asistentes cerrada, idealmente entre 48 y 72 horas antes. Separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas y prepara bandejas, pinzas y neveras portátiles si hay alimentos o bebidas que deban conservarse fríos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una charla sobre arte?
- Calcula una silla por cada inscripción confirmada y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 40 asistentes, prepara entre 42 y 44 sillas.
- ¿Cuándo tengo que probar el proyector y el sonido?
- Haz una primera prueba al menos 24 horas antes y repítela el mismo día, antes de que llegue el público. Comprueba especialmente el cable HDMI, el micrófono inalámbrico, el altavoz y las regletas.
- ¿Cuánto café y agua necesito por persona?
- Calcula unos 0,5 litros de agua por persona y una taza de café por asistente. Para 30 personas, prepara aproximadamente 15 litros de agua y al menos 30 tazas de café, con algo más si habrá conversación después.
- ¿Cuándo debo imprimir los programas y preparar las tarjetas de nombre?
- Imprime los programas y prepara las tarjetas entre 24 y 48 horas antes. Usa la lista de inscripciones más reciente y deja un 10 % de tarjetas en blanco para altas o cambios de última hora.
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