Kunstrundgang organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Kunstrundgang verbindet mehrere Ausstellungsorte, Künstler und Besucher zu einem festen Ablauf. Damit am Veranstaltungstag niemand den Weg sucht oder am Empfang wichtige Informationen fehlen, müssen Route, Anmeldung, Helfer und Ausstattung früh zusammenpassen. Plane zuerst Strecke und Orte, danach Zusagen, Genehmigungen und Anmeldung. In der letzten Woche geht es vor allem um Teilnehmerdaten, Drucksachen, Wetter und die Kontrolle jedes einzelnen Standorts.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route und Orte festlegen
2 Personen
Künstler und Veranstaltungsorte bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Start- und Zielort reservieren
Catering und Sanitäranlagen reservieren
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Routenkarte gestalten
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Route auf Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Routenkarten und Teilnehmerlisten drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Routenpfeile und Informationsschilder erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering sortieren und kühlen
2 Personen
Startort reinigen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Künstlerbereiche kontrollieren
3 Personen
Routenpfeile entlang der Route aufstellen
3 Personen
Informationstafeln aufhängen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Empfang der Teilnehmenden
3 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Routenpläne und Badges ausgeben
2 Personen
Begrüßungswort sprechen
Wanderer begleiten
4 Personen
Künstler und Besucher empfangen
4 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Wegweiser zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Besucherströme lenken
2 Personen
Abschluss ankündigen
Nachbereitung
Routenpfeile und Schilder entfernen
3 Personen
Künstlerbereiche leer übergeben
3 Personen
Geschirr einsammeln und abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Startort reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Vorräte und Materialien prüfen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Teilnehmerliste und Kontaktdaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- StehtischeAnz. 3
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 8
Dekoration
- WegweiserAnz. 30
- InfotafelnAnz. 12
- Pfeiler für WegweiserpfeileAnz. 30
- BallastsäckeAnz. 12
Werbung
- RoutenpläneAnz. 70
- TeilnehmerlistenAnz. 4
- NamensschilderAnz. 70
- BadgehalterAnz. 70
- StifteAnz. 12
- StifteAnz. 20
- KlebebandrollenAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
- ScherenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
Küche
- ServiertablettsAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- SicherheitswestenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route sowie Start- und Zielort spätestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei die Barrierefreiheit und plane realistisch, wie lange die Strecke einschließlich der Aufenthalte an den einzelnen Orten dauert.
- Bestätige Künstler, Veranstaltungsorte und Genehmigungen mindestens 4 Wochen vor dem Rundgang. Informationen zu den Kunstschaffenden solltest du gesammelt vorliegen haben, bevor du Routenkarte und Infotafeln gestaltest.
- Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Termin und erfasse dabei Ernährungswünsche. So lassen sich Teilnehmerlisten, Namensschilder und die Menge für das Catering rechtzeitig vorbereiten.
- Teile Freiwillige spätestens 3 Tage vorher konkreten Aufgaben zu: Empfang, Wegweisung, Künstlerbereiche und Ansprechpersonen entlang der Route. Gib dem Team Funkgeräte oder Mobiltelefone sowie geladene Powerbanks mit.
- Kontrolliere am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn Startort, Künstlerbereiche und Beschilderung. Stelle Routenpfeile, Informationstafeln, Empfangstisch, Sitzgelegenheiten und gekühltes Catering erst nach dieser letzten Wegprüfung vollständig bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kunstrundgang organisieren?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Orten und Start- beziehungsweise Zielort. Künstlerbestätigungen, Genehmigungen und die Anmeldung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Was muss eine Checkliste für einen Kunstrundgang enthalten?
- Sie sollte Route, Veranstaltungsorte, Künstler, Genehmigungen, Anmeldung, Helfer, Barrierefreiheit, Verpflegung und Beschilderung abdecken. Für den Veranstaltungstag gehören außerdem Teilnehmerlisten, Namensschilder, Routenpläne und eine Standortkontrolle dazu.
- Wann sollte die Route für einen Kunstrundgang ausgeschildert werden?
- Bringe Wegweiser und Pfeile am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn an. Gehe die komplette Strecke anschließend einmal ab und prüfe besonders Kreuzungen, Eingänge und schlecht sichtbare Stellen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Kunstrundgang?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang und je eine verantwortliche Person pro größerem Künstlerbereich oder Streckenabschnitt ein. Bei mehreren Stationen solltest du zusätzlich eine mobile Ansprechperson für die gesamte Route einteilen.
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