Checklist para organizar un paseo por la ruta de arte
Un paseo por una ruta de arte necesita más coordinación que una exposición en un solo lugar. Primero se cierran el recorrido, los artistas y los permisos; después se gestionan las inscripciones, el catering y los voluntarios. Durante los últimos días conviene revisar la accesibilidad, el pronóstico y cada espacio artístico. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a llegar al día del paseo con mapas, acreditaciones, señalización y recepción preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir la ruta y los lugares
2 personas
Confirmar artistas y ubicaciones
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Reservar la ubicación de salida y llegada
Reservar catering y servicios sanitarios
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Diseñar el mapa de ruta
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
Recopilar información de los artistas
2 personas
Comprobar la accesibilidad de la ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir mapas de ruta y listas de participantes
2 personas
Preparar acreditaciones
Hacer flechas de ruta y carteles informativos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar y refrigerar el catering
2 personas
Limpiar el lugar de salida
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Comprobar los espacios de los artistas
3 personas
Colocar flechas de ruta a lo largo del recorrido
3 personas
Colocar carteles informativos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir mapas de ruta y acreditaciones
2 personas
Dar la bienvenida
Guiar a los caminantes
4 personas
Recibir a artistas y visitantes
4 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Comprobar periódicamente las flechas de ruta
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Anunciar el cierre
Seguimiento
Retirar las flechas y señales de la ruta
3 personas
Entregar los espacios de los artistas vacíos
3 personas
Recoger y lavar la vajilla
2 personas
Recoger y separar los residuos
2 personas
Limpiar el lugar de salida
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Comprobar el stock y el material
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar la lista de participantes y los datos de contacto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 24
- Mesas altascant. 3
- Mantelescant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías externascant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Iluminación
- Faroles LEDcant. 8
Decoración
- Flechas de rutacant. 30
- Paneles informativoscant. 12
- Postes para flechas de rutacant. 30
- Sacos de lastrecant. 12
Promoción
- Mapas de rutacant. 70
- Listas de participantescant. 4
- Credencialescant. 70
- Portabadgescant. 70
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 20
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de servircant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta antes de abrir las inscripciones. Confirma cada artista y ubicación, comprueba los permisos y reserva tanto el punto de salida como el de llegada para evitar cambios después de enviar las invitaciones.
- Diseña el mapa cuando ya estén confirmados todos los puntos. Imprime una copia por participante y algunas adicionales para recepción, artistas y voluntarios; prepara también las listas de participantes y las acreditaciones.
- Asigna voluntarios por función y por zona, no solo por tarea. Reserva al menos una persona para recepción, otra para controlar el recorrido y un contacto con walkie-talkie en los puntos más alejados.
- Haz una última comprobación de accesibilidad y del tiempo entre 48 y 24 horas antes. Revisa especialmente los desvíos, la iluminación si anochece y la colocación de flechas, postes, carteles y sacos de lastre.
- Recibe y clasifica el catering el mismo día, manteniendo lo que necesite frío en neveras portátiles. Coloca con antelación vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas, y deja cables, baterías y cinta accesibles para resolver imprevistos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un paseo por una ruta de arte?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar artistas, ubicaciones, permisos y reservas. Deja la última semana para cerrar inscripciones, voluntarios, mapas, catering y señalización.
- ¿Cuándo conviene abrir las inscripciones?
- Abre el formulario cuando la ruta y los artistas estén confirmados, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para recoger preferencias dietéticas y preparar las listas.
- ¿Cuándo se colocan las flechas y los carteles de la ruta?
- Colócalos el mismo día, entre 1 y 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba cada cruce y fija los elementos con postes, bridas o sacos de lastre para que no se muevan.
- ¿Qué se debe revisar el día anterior al paseo de arte?
- Revisa el pronóstico, la accesibilidad, los espacios de los artistas, las reservas y el número final de participantes. Deja impresos los mapas, listas y acreditaciones, y confirma los horarios de catering, recepción y voluntarios.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!