Checklist voor een kunstroutewandeling organiseren

Een kunstroutewandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstenaars en adressen verzamelen. Je regelt tegelijk locaties, een goed te volgen route, ontvangst, catering, vrijwilligers en duidelijke informatie voor deelnemers. Begin met de route en bevestig daarna alle kunstenaars en locaties, zodat je weet welke vergunningen, voorzieningen en bewegwijzering nodig zijn. In de laatste week draait alles om deelnemerslijsten, dieetwensen, routekaarten en een controle van de toegankelijkheid. Deze checklist zet de voorbereiding in een werkbare volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en locaties vastleggen
2 personen
Kunstenaars en locaties bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Start- en eindlocatie reserveren
Catering en sanitaire voorzieningen reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Routekaart ontwerpen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Routepijlen en informatieborden maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering sorteren en koelen
2 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Kunstenaarsruimtes controleren
3 personen
Routepijlen langs de route plaatsen
3 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangst van deelnemers
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Routekaarten en badges uitdelen
2 personen
Welkomstwoord geven
Wandelaars begeleiden
4 personen
Kunstenaars en bezoekers ontvangen
4 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Routepijlen tussentijds controleren
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen

Nazorg

Routepijlen en borden verwijderen
3 personen
Kunstenaarsruimtes leeg opleveren
3 personen
Servies verzamelen en afwassen
2 personen
Afval inzamelen en scheiden
2 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Voorraad en materialen controleren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemerslijst en contactgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 12
Pijlers voor routepijlenaantal 30
Ballastzakkenaantal 12

Promotie

Routekaartenaantal 70
Deelnemerslijstenaantal 4
Naambadgesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20
Plakbandrollenaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Scharenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route uiterlijk enkele weken vooraf definitief vast en loop alle trajecten zelf na. Controleer niet alleen de afstand, maar ook drempels, smalle doorgangen, rustpunten en de bereikbaarheid van elke kunstenaarslocatie.
Plan de ontvangst ruim vóór de eerste wandelgroep arriveert. Zet routekaarten, deelnemerslijsten en naambadges klaar en wijs minimaal één persoon aan die alleen inschrijvingen en vragen bij de startlocatie afhandelt.
Controleer de bewegwijzering op de dag zelf, niet pas bij de opening. Plaats routepijlen op zichtlijnen en gebruik ballast bij losse borden; neem plakband, tie-wraps en een schaar mee voor snelle reparaties.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef de cateraar één definitieve lijst. Sorteer eten en drinken vóór de start en houd gekoelde producten in koelboxen tot het uitserveren.
Maak een aparte opbouwplanning voor start- en eindlocatie. Tafels, stoelen, statafels, ontvangstmaterialen, informatieborden en verlichting kosten samen al snel 60 tot 90 minuten om logisch en veilig op te stellen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kunstroutewandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en kunstenaars. Controleer vergunningen en meldingen direct daarna, omdat de benodigde termijn per gemeente en locatie kan verschillen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het uitzetten van een kunstroute?: Reken voor het plaatsen van routepijlen en informatieborden op minimaal 1,5 tot 2 uur. Loop daarna de volledige route nog één keer na, zodat ontbrekende of slecht zichtbare pijlen vóór de start worden gevonden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kunstroutewandeling?: Plan minimaal één vrijwilliger bij de ontvangst, één aanspreekpunt voor kunstenaars en locaties en één persoon die tijdens de route bereikbaar is. Bij meerdere groepen of een route met veel kruisingen heb je extra routebegeleiders nodig.
Wanneer moet ik routekaarten en deelnemerslijsten printen?: Print de definitieve versie 1 tot 2 dagen vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Houd enkele lege routekaarten en extra naambadges apart voor late deelnemers of wijzigingen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.