Eine Kunstroute Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kunstroute müssen Kunstwerke, Ausstellungsorte und Besucherführung exakt zusammenpassen. Beginne deshalb mit der Route und den verbindlichen Zusagen der Künstler, bevor du Einladungen oder Karten verschickst. Danach folgen Öffnungszeiten, Standortplanung, Beschriftungen und die Einteilung der Helfer. Plane den Aufbau nicht erst für den Veranstaltungstag: Transport, Barrierefreiheit, Technik und Materialverteilung entscheiden darüber, ob die Route vor Ort reibungslos funktioniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Orte festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Künstler kontaktieren
2 Personen
3
Anmeldungen von Künstlern bearbeiten
2 Personen
4
Kontaktdaten der Künstler sammeln
5
Öffnungszeiten mit den Standorten bestätigen
2 Personen
6
Routenkarte gestalten
7
Streckenkarte drucken lassen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Online-Event veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Kunstwerke pro Standort inventarisieren
2 Personen
13
Titellisten für Kunstwerke erstellen
2 Personen
14
Informationstafeln gestalten
15
Namensschilder für Mitarbeitende erstellen
16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
17
Freiwillige nach Standort einteilen
2 Personen
18
Reservierungen für Veranstaltungsorte bestätigen
19
Catering-Reservierungen machen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Materialien pro Standort verteilen
2 Personen
22
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
23
Kunstwerke zu den Standorten bringen
3 Personen
24
Standorte barrierefrei machen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
28
Wegweiser sortieren
2 Personen
29
Programme pro Standort bereitlegen
2 Personen
30
Künstler über den Empfang informieren

Event

31
Orte öffnen
4 Personen
32
Kunstwerke auspacken
4 Personen
33
Kunstwerke platzieren
6 Personen
34
Informationsschilder aufhängen
3 Personen
35
Kunstwerkbeschriftungen anbringen
3 Personen
36
Wegweiser aufstellen
4 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
38
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
39
Empfangstheke einrichten
2 Personen
40
Besucherregistrierung einrichten
2 Personen
41
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
42
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
43
Freiwillige einweisen
2 Personen
44
Teilnehmende empfangen
4 Personen
45
Besucher empfangen
4 Personen
46
Routenpläne austeilen
2 Personen
47
Kunstwerke erläutern
6 Personen
48
Führungen begleiten
3 Personen
49
Workshopraum betreuen
2 Personen
50
Besucherfragen beantworten
3 Personen
51
Programme nachfüllen
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
57
Wegweiser kontrollieren
2 Personen
58
Beleuchtung nachfüllen
2 Personen
59
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
60
Künstler auschecken
2 Personen
61
Locations abschließen
4 Personen

Nachbereitung

62
Kunstwerke verpacken
4 Personen
63
Kunstwerke zurückbringen
3 Personen
64
Routenschilder entfernen
3 Personen
65
Informationspaneele entfernen
2 Personen
66
Mobiliar abbauen
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
2 Personen
68
Locations reinigen
4 Personen
69
Abfall sammeln
2 Personen
70
Materialien inventarisieren
2 Personen
71
Materialien einlagern
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 48
Empfangstresen
KleiderständerAnz. 4
HockerAnz. 12
SonnenschirmAnz. 4

Dekoration

WegweiserAnz. 40
WegweiserAnz. 20
InformationsschilderAnz. 12
Kunstwerk-EtikettenAnz. 100
BilderrahmenAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
NamensschilderAnz. 25

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2
Drucker
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 16
LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Präsentation

PodesteAnz. 12
WandhakenAnz. 80
KlebestreifenAnz. 12
TischaufstellerAnz. 30
LeinwändeAnz. 10
ArbeitstischeAnz. 4
SchürzenAnz. 20
BuntstifteAnz. 20
ZeichenpapierAnz. 300
StifteAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Route und Ausstellungsorte fest und bestätige anschließend die Öffnungszeiten jedes Standorts schriftlich. Für die Besucherkarte sollten die Stationen in einer eindeutigen Reihenfolge und mit vollständigen Adressen erscheinen.
Sammle die Kontaktdaten der Künstler in einer gemeinsamen Liste und erfasse pro Person die gezeigten Werke. Eine separate Titelliste verhindert, dass am Ausstellungstag Etiketten oder Informationstafeln fehlen.
Plane pro Standort mindestens eine zuständige Ansprechperson ein und teile die Freiwilligen spätestens eine Woche vorher ein. Gib ihnen zusätzlich einen Treffpunkt, eine Telefonnummer und den Zeitraum ihrer Schicht.
Verpacke die Kunstwerke nach Standort getrennt und beschrifte jedes Paket außen. Kontrolliere den Transport mindestens einen Tag vorher; kurzfristig fehlende Fahrzeuge oder ungeeignete Verpackungen lassen sich dann noch ersetzen.
Prüfe jeden Ort vor dem Aufbau auf Barrierefreiheit, Stromanschlüsse und Beleuchtung. Verlängerungskabel, Powerbanks, Taschenlampen und zusätzliche Lampen gehören an den jeweiligen Standort, nicht in eine zentrale Kiste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstroute organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen sollten Route, Orte und die teilnehmenden Künstler feststehen; danach bleiben genug Termine für Karten, Einladungen und Transport.
Wie viele Helfer braucht man für eine Kunstroute?: Plane mindestens eine Ansprechperson pro Standort und zusätzlich eine Person für die Gesamtkoordination ein. Bei mehr als 50 erwarteten Besuchern pro Ort ist eine zweite Kraft für Empfang, Fragen oder Einlass sinnvoll.
Wann sollte die Streckenkarte gedruckt werden?: Drucke die Karte erst, wenn Standorte, Adressen und Öffnungszeiten bestätigt sind, idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Kunstroute. Halte am Veranstaltungstag digitale Änderungen auf einer Online-Seite bereit.
Wie transportiert man Kunstwerke sicher zu mehreren Standorten?: Sortiere und beschrifte die Werke mindestens 24 Stunden vor dem Transport nach Standort. Kontrolliere beim Einrichten jedes Werk anhand der Inventarliste und dokumentiere Schäden sofort, bevor es aus der Verpackung genommen wird.

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