Organiser un parcours d’art sans perdre le fil

Un parcours d’art repose sur une coordination précise entre artistes, lieux d’accueil et visiteurs. Commencez par fixer l’itinéraire et les horaires, puis confirmez les participants et les contraintes de chaque site. Les inscriptions, la carte, la signalétique et la répartition des bénévoles viennent ensuite, avant le transport et l’installation des œuvres. Prévoyez aussi les besoins alimentaires et le matériel propre à chaque lieu : ce sont souvent les détails qui bloquent l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et les lieux
2 personnes
2
Contacter les artistes participants
2 personnes
3
Traiter les inscriptions des artistes
2 personnes
4
Collecter les coordonnées des artistes
5
Confirmer les horaires avec les lieux
2 personnes
6
Concevoir la carte d'itinéraire
7
Faire imprimer la carte de l'itinéraire
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l'événement en ligne
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Inventorier les œuvres d'art par lieu
2 personnes
13
Créer des listes de titres pour les œuvres d'art
2 personnes
14
Mettre en forme les panneaux d’information
15
Créer des badges nominatifs pour les employés
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles par lieu
2 personnes
18
Confirmer les réservations des lieux
19
Faire les réservations de catering
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Répartir le matériel par site
2 personnes
22
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
23
Acheminer les œuvres vers les lieux
3 personnes
24
Rendre les lieux accessibles
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
28
Trier les panneaux de direction
2 personnes
29
Préparer les programmes par site
2 personnes
30
Informer les artistes de l’accueil

Événement

31
Ouvrir les lieux
4 personnes
32
Déballer les œuvres d'art
4 personnes
33
Installer les œuvres d’art
6 personnes
34
Installer les panneaux d'information
3 personnes
35
Fixer les étiquettes des œuvres
3 personnes
36
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Vérifier l'éclairage
2 personnes
39
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
40
Mettre en place l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Briefing des bénévoles
2 personnes
44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
47
Présenter les œuvres d'art
6 personnes
48
Accompagner les visites guidées
3 personnes
49
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
50
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
51
Ravitailler les programmes
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Vérifier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
58
Réapprovisionner l’éclairage
2 personnes
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
60
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes
61
Fermer les sites
4 personnes

Suivi

62
Emballer les œuvres d'art
4 personnes
63
Rapporter les œuvres d'art
3 personnes
64
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
65
Retirer les panneaux d'information
2 personnes
66
Démonter le mobilier
4 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Nettoyer les lieux
4 personnes
69
Rassembler les déchets
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Stocker le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Ranger les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 48
Accueil
Porte-manteauxqté 4
Tabouretsqté 12
Parasolqté 4

Décoration

Panneaux d’orientationqté 40
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Étiquettes des œuvresqté 100
Cadres photoqté 20
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Badges nominatifsqté 25

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimantes
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampadairesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Carafesqté 8
Thermosqté 6
Saladiersqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 6
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Présentation

Soclesqté 12
Crochets murauxqté 80
Bandes adhésivesqté 12
Présentoirs de tableqté 30
Toiles de peintureqté 10
Tables de travailqté 4
Tabliersqté 20
Crayons de couleurqté 20
Papier à dessinqté 300
Stylosqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire avant d’inviter les artistes. Confirmez chaque lieu, ses horaires et son accessibilité, puis gardez une version unique de la carte pour éviter les informations contradictoires.
Demandez aux artistes leurs coordonnées, leurs horaires et leurs besoins dès l’inscription. Établissez ensuite un inventaire des œuvres par lieu, avec les titres définitifs nécessaires aux étiquettes et aux panneaux.
Préparez la signalétique au moins une semaine avant l’ouverture. Il faut distinguer les panneaux d’orientation, les indications entre les lieux et les informations placées près des œuvres ; une seule version incomplète peut désorienter les visiteurs.
Répartissez les bénévoles par site avec un responsable identifié pour chaque lieu. Transmettez-leur les horaires, les contacts utiles et les besoins en accueil ; prévoyez une arrivée avant l’ouverture pour installer tables, badges et matériel.
Emballez et acheminez les œuvres après validation des lieux et de l’inventaire. Répartissez le matériel site par site, notamment rallonges, multiprises, éclairage, boissons et supports d’information, afin de ne pas chercher une pièce manquante le jour même.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un parcours d’art ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les lieux et les artistes doivent être confirmés avant de publier l’événement et d’imprimer la carte.
Comment organiser l’itinéraire d’un parcours d’art ?: Regroupez les lieux par zone et indiquez un ordre de visite clair sur la carte. Vérifiez au moins 3 semaines à l’avance les horaires, l’accessibilité et le temps de trajet entre chaque étape.
Quand imprimer la carte du parcours d’art ?: Imprimez-la uniquement après avoir confirmé les lieux, les horaires et les artistes participants. Prévoyez au minimum 7 jours pour corriger une erreur et recevoir les exemplaires.
Combien de temps prévoir pour installer les œuvres ?: Réservez au moins une demi-journée par lieu, davantage si plusieurs artistes exposent au même endroit. Les œuvres doivent être emballées, transportées et vérifiées avant l’arrivée du public, idéalement la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.